Название: Управленческий учет

Жанр: Право

Рейтинг:

Просмотров: 2152


Основные причины возникновения некачественной первичной информации

 

На долю первичной информации на предприятиях приходится до 60—70\% общего объема учетной информации. Качество первичной информации существенно влияет на качество всего процесса управления, а также статистического, бухгалтерского и оперативного учета.

Ошибочная, недостоверная информация может возникнуть как на первичном уровне, так и на любой стадии обработки и преобразования данных. Вероятность появления искажений информации в действующих системах первичного учета по некоторым оценкам превышает допустимые значения в сотни раз. При этом до 80\% ошибок человек допускает на начальной стадии учетного процесса. Причем значительно число сознательных искажений первичных данных в личных или групповых интересах, т.е. по существу — это не ошибки. Следует учесть, что ни снижение затрат ручного труда в процессе подготовки первичной информации, ни совершенствование методологии первичного учета не дают в полном объеме желаемого эффекта без организации соответствующего первичного контроля.

Рассмотрим некоторые типичные ошибки и искажения информации, приводящие к потере ею достоверности и других качественных характеристик. Эти ошибки и искажения необходимо разделить по крайней мере натри группы:

1) связанные с человеческимфактором;

2) связанные с техническими, технологическими, организационными факторами;

3) связанные со спецификой формирования и обработки информации в компьютерных системах, а также в отношениях человек — машина.

Первая группа ошибок включает сознательную фальсификацию первичной информации и ошибки работников.

Сознательная фальсификация первичной информации происходит (или возможна) под действием организационных, экономических, юридических и морально-психологических факторов. К числу организационных факторов относятся такие, как отсутствие системы контроля и функционирование на предприятии чрезмерно жесткой централизованной системы управления.

Бесконтрольность, бесхозяйственность являются питательной средой для приписок, хищений, нерационального использования ресурсов. Чрезмерно жесткая централизованная система управления вызывает у работников апатию, безразличие, отсутствие творческого подхода к делу, стремление достичь результата любой ценой, в том числе и фальсифицируя информацию. Возникновение некачественной первичной информации связано с отсутствием продуманной системы первичного контроля на двух стадиях первичного учетного процесса: сбора и регистрации данных и их первичной обработки. Потери достоверности, сознательная фальсификация первичных данных работниками возможны на любой стадии, однако они более реальны на стадии сбора и регистрации, особенно в массовом производстве.

К явной фальсификации работниками первичной информации приводят и особенности действующей на предприятии структуры управления. Это наиболее характерно для предприятий с высокой степенью централизации, где руководство высшего звена привыкло отдавать приказы и распоряжения.

К экономическим факторам сознательной и явной фальсификации первичной информации работниками необходимо отнести следующие. Отсутствие заинтересованности, стимулов в обеспечении достоверности, в проведении контроля. В данном случае речь идет о прямом стимулировании эффективной проверки достоверности первичных данных. Мы говорим о той ситуации, экономических условиях производственной деятельности, которые моделируют соответствующее этим условиям поведение работника. Эти условия в одном случае делают его равнодушным к достоверному отражению в первичном учете событий и фактов производства, в другом — прямо заинтересовывают в искажении первичной информации, в третьем — заставляют заботиться об обеспечении полноты и достоверности первичных данных.

В принципе, все экономические факторы, приводящие к фальсификации работниками первичной информации, в той или иной степени можно отнести к недостаткам системы оценочных и плановых показателей. Способствуют фальсификации также отсутствие четкой системы взаимоотношений и ответственности, просчеты в нормировании и оплате труда.

Один из юридических факторов сознательной явной фальсификации первичных данных—отсутствие в некоторых случаях юридической доказательности первичной информации. Это в первую очередь связано с определением причин и виновников отклонений и потерь. К явной фальсификации может привести и отсутствие четко закрепленных прав, обязанностей, функций и ответственности работников в первичном учете, несоответствие действий работников и хозяйственных операций нормативным актам, несогласованность действий работников и фактов хозяйственной деятельности с действующими инструкциями и целями предприятия, атакже действующими законами.

К числу морально-психологических факторов фальсификации первичной информации относятся такие, как использование недостатков (технических, технологических, организационных) в системе сбора, регистрации, передачи первичной информации; низкий уровень культуры работников и культуры производства; сложный морально-психологический климат в коллективе.

К числу факторов сознательной фальсификации первичной информации необходимо отнести скрытое ее искажение работниками. Обнаружить его во многих случаях гораздо сложнее, чем явное. Иногда для этого требуется специально решать вопросы об организации сбора информации и процедуре первичного учета. Скрытое искажение связано: с нарушением сроков представления информации; неполным отражение» информации в первичных документах или нефиксированием ее на носителях информации; согласованием между работниками или структурными подразделениями искажения информации (даже при наличии взаимного контроля) для удовлетворения интересов обеих договаривающихся сторон (например, при срыве поставок цехом-поставщиком его руководство и потребители договариваются с учетом реальной производственной ситуации о том, чтобы не фиксировать в данном отчетном периоде этот срыв в первичной документации при определенных уступках со стороны цеха-поставщика и при условии погашения долга в следующем отчетном периоде); с «потерей» первичной информации после ее первоначального фильтрующего контроля (если первичный документ возвращается на дооформление или переделку бухгалтерией из-за ошибок или неправильного оформления, он может быть «потерян», может «выпасть» из обработки в интересах тех или иных работников).

Именно на стадии составления первичной документации, на стадии сбора и регистрации информации происходит, как показывает практика, значительное число случаев сознательной фальсификации данных.

Сознательная фальсификация первичной информации, как правило, связана с достижением одной или нескольких целей: 1) завысить, приукрасить результат труда или хозяйственной деятельности для получения завышенной оценки итогов и более высокого вознаграждения; 2) хищения имущества предприятия.

Характерной особенностью хищений имущества является то, что при их осуществлении обычно используются документы. В теории и на практике подложные документы обычно делят на два вида: поддельные (материальный подлог), где сфальсифицированы текст, цифровые записи, оттиски печатей и штампов, и внешне правильно оформленные (подлог интеллектуальный), но содержащие сведения, не соответствующие действительности.

Некачественная первичная информация возникает и из-за ошибок работников, регистрирующих первичную информацию.

В обеспечении качества первичной информации не последнюю роль играют факторы техники, технологии и организации производства и первичного контроля. К техническим факторам относятся: отсутствие или недостаточность технических средств контроля; несоответствие параметров технических средств контроля требуемым; погрешности измерений этих средств. Технологические факторы: недостаточный учет технологических особенностей производства при выборе контрольных точек и контролируемых параметров; отсутствие разработанной технологии учета и контроля. К организационным относятся следующие факторы: отсутствие отлаженной системы первичного контроля; слабая увязка и сбалансированность планов и нормативов; недостатки системы первичного документирования и документооборота; отсутствие или недостатки инструктивного обеспечения работников по ведению учета и контроля; недостатки в организации и применении специальных методов контроля.

Появлению некачественной, недостоверной информации способствуют различные факторы, связанные с использованием ЭВМ в процессе ее сбора, регистрации и обработки, например недостатки программного обеспечения, особенности обработки информации. Что касается фактора воздействия человека, можно сказать следующее. Хотя в компьютерных системах гораздо сложнее исправление или сокрытие недостатков, в определенной степени это возможно при вмешательстве человека. Даже в крупных компьютерных системах до 0,1 части всех учетных записей выполняют люди. Производители ЭВМ утверждают, что половина всех проблем связана с ошибками, которые они допускают.

Усложнение форм, средств и методов машинной обработки экономической информации приводит к тому, что она становится все более уязвимой из-за постоянного увеличения объема данных в ограниченных местах, расширения числа потребителей, имеющих непосредственный доступ к информации, системе обработки данных, усложнения режимов эксплуатации вычислительных систем и др.

Проблемы получения качественной первичной информации для управления решаются созданием системы первичного контроля, которая базируется на самоконтроле и взаимном контроле работников, а также автоматизированном контроле информации.

 


Оцените книгу: 1 2 3 4 5