Название: Туризм и гостиничное хозяйство - Чудновский А.Д.

Жанр: Туризм

Рейтинг:

Просмотров: 1666


Благодаря тому факту, что администрация имеет центральное расположение и доступна всем отделам отеля, кассир берет на себя часть ответственности за наличность отеля. Специфической функцией кассира администрации является ответственность за приход и расход по услуге «размещение».

Некоторые отели, особенно небольшие, которым не хватает полного бухгалтерского состава, сосредотачивают прохождение всех наличных и чековых поступлений в администрации. Это добавляет еще одного человека и приписывается к процессу, который усиливается внутренним контролем. Это также добавляет дополнительную ответственность кассиру администрации.

Примеры разнообразных денежных поступлений, которые не объединены с распределением комнат, включают оплаты за встречи и банкеты, возмещения или вычеты за переплату торговцам, сборы налогов и доход за аренду помещения торговцами. В маленьких гостиницах кассир администрации также должен работать и как кассир в столовой и в комнате отдыха. Журналы, газеты и конфеты могут продаваться прямо за кассой. Все монеты из автоматов по продаже могут проходить через кассу администрации. Билеты на завтрак также обычно продаются в кассе администрации.

В зависимости от бухгалтерской системы кассир помещает плату (кредит) в некий главныйсчет, и он отражается в документации кассы наличности. Для частых сделок (например, билеты на завтрак) бухгалтерия устанавливает номер или код счета прямо в системе управления отеля. Таким образом занесения, сделанные кассиром администрации, немедленно отражаются и обновляют затронутый счет.

Как только кассир получает наличные денежные поступления из разных источников, мелкие расходы на траты отеля могут также там производиться. Поскольку некоторые наличные деньги, поступающие в кассу, могут не быть на самом деле денежными поступлениями от гостей, поэтому некоторые наличные, выходящие из кассы, могут не считаться оплатами, произведенными гостями. Кассир, с одной стороны, играет роль доверенного лица бухгалтерии, а с другой — агента бухгалтерии по расходам.

Человек, получающий деньги (например, служащий, который только что приобрел продукт для кухни, стоимостью $30), подписывает чек на мелкие расходы. Чек хранится в кассе и рассматривается как наличные. Это и есть наличные, так как главный кассир бухгалтерии в дальнейшем купит этот чек. Приобретение этого чека главным кассиром возмещает наличность в кассе и оставляет кассу целой — так, будто мелкие наличные расходы и не были произведены.

Если наличность у кассира возмещается ежедневно, то фонд мелкой наличности управляется главным кассиром бухгалтерии. Этот фонд обязывает кассира держать чеки на мелкую наличность в кассе ежедневно. Эти чеки затем накапливаются и хранятся в кассах как часть их наличного счета. Еженедельно, ежемесячно или по требованию главный кассир скупает чеки из кассы. Ежедневное возмещение не производится.

Широкий ранг мелких расходов проходит через ссудный фонд мелкой наличности. Аванс зарплаты хорошим служащим или прекращение платы служащим, которых отель хочет лишить вышеупомянутой привилегии, должны производиться через этот фонд. Некоторые счета за перевозку груза должны быть немедленно оплачены наличными.

Каждый кассир отеля, будь он в администрации, столовой, баре, подготавливает ежедневный отчет. Вместе с отчетом кассир сдает деньги отдела. Эти фонды (плюс все, что проходит через кассира администрации) составляют ежедневную сумму, депонируемую в банк.

Ежедневная сумма подтверждается записями о движении наличности. Записи кассира сначала просматриваются ночным аудитором. На следующий день они снова проходят аудит прихода в бухгалтерии. Аудит прихода объединяет записи кассира администрации с записями кассиров других отделов отеля. Это создает подтверждающий документ для суммы, депонируемой в банк.

Отчет кассира администрации намного сложнее стандартных отчетов кассиров в других отделах. В то время как кассиры в отделах только получают плату от гостей, кассир администрации и получает деньги, и выплачивает их.

Каждый кассир получает и подписывается документы за постоянные поступления наличности, которая называется банком. Изменение суммы зависит от места и смены кассира.

Каждый, кто имеет дело с деньгами, несет материальную ответственность .

Чистые денежные поступления — это разница того, что получает кассир, и того, что было выплачено. Чистые денежные поступления в администрации подсчитываются вычитанием общих прибылей (оплат), городских и транзитных, из общих денежных поступлений. «House» оплаты и смешанные денежные поступления не включаются,

Ни один кассир не совершенен. Ко времени закрытия случайно обнаруживается излишек или недостача. Иногда ошибка просто математическая, иногда кассир обнаруживает ее сам или ее обнаруживает аудитор.

Ошибки при выдаче сдачи не всегда можно исправить. Клиенты могут не признаться, что им дали сдачу больше, но они сразу же будут жаловаться, если их обсчитали. Возмещение убытков возможно, если подсчет наличности в конце смены подтвердит его наличие.

Излишки и недостачи становятся причиной конфликта между служащими и администрацией, когда у кассиров требуют возместить недостачи и предъявить излишки. Другие системы разрешают покрывать недостачи за счет излишков, требуя только, чтобы заключительный баланс за месяц сходился. Излишек и недостача — это разница между тем, что должно быть у кассира в кассе, и тем, что есть на самом деле. У кассира должна быть сумма изначального банка плюс чистые денежные поступления.

Когда кассир подсчитает чистые денежные поступления, определит сумму, которая должна быть, и подсчитает реальную наличность в кассе, останется только подсчитать возврат. Тем не менее, во многих отелях кассиры не ответственны за подсчет денег в кассе. В этом случае кассирам не разрешается подсчитывать кассу, даже если они того захотят.

Когда кассиры подсчитают чистые денежные поступления и сумму, находящуюся в кассе, тогда они точно будут знать размер излишка или недостачи. Излишки могут быть очень соблазнительными для нечестных кассиров. И если разрешено подсчитать сумму излишка, некоторые кассиры могут ее присвоить. Это создает проблемы, особенно когда подсчеты кассира неверны. Если кассир основывает сумму излишка на неверном подсчете и затем присваивает эту сумму, ошибка (и кража) скорей всего будет обнаружена ночным аудитором. Это обычный способ обнаружения отелем финансовых хищений служащими.


Оцените книгу: 1 2 3 4 5