Название: Речевая коммуникация - Гойхман О.Я.

Жанр: Коммуникация

Рейтинг:

Просмотров: 1301


Составление сопроводительных писем оправданно лишь, в тех случаях, когда они содержат какую-либо дополнительную информацию к приложенным документам или когда прилагаемые документы составлены на нескольких листах или в нескольких экземплярах.

Пример текста сопроводительного письма:

 

Направляем составленный на основе согласованного проекта договор об аренде помещений под Центр социальной помощи семье.

Просим подписать, заверить печатью и выслать 1 (один) экземпляр в наш адрес.

Приложение: договор об аренде на 8 л. в 3 экз.

 

Гарантийное письмо составляется с целью обеспечения гарантии выполнения тех или иных обещаний, даваемых как организациям, так и отдельным лицам.

Гарантировать можно оплату труда за выполненную работу, сроки выполнения работ, качество выполнения, получение жилплощади, предоставление работы по специальности и т.д.

Гарантийное письмо состоит, как правило, из двух частей: выражение просьбы и подтверждение гарантии, в отдельных случаях — только подтверждение гарантии. Письма, связанные с выполнением каких-то финансовых операций (например, оплаты за выполнение работ или предоставление услуг), кроме руководителя организации подписывает в обязательном порядке распорядитель финансов (бухгалтер, старший бухгалтер, главныйбухгалтер в зависимости от наличия той или иной должности в штате организации). На всех гарантийных обязательствах должна проставляться основная печать организации: в государственной системе — гербовая, в негосударственной — круглая с наименованием организации.

Пример текста гарантийного письма:

 

Просим произвести текущий ремонт помещений Центра социальной помощи семье.

Оплату гарантируем в соответствии с утвержденной сметой. Наш расчетный счет № _______ в ________ отделении банка.

Приложение: смета на 3 л. в 2 экз.

(подпись) А.П. Петров (подпись) О.Н. Иванова

Директор Гл. бухгалтер

 

Следует помнить, что гарантийное письмо имеет повышенную правовую функцию, поэтому текст должен быть изложен предельно четко и ясно.

Письмо-приглашение предлагает адресату принять участие в каком-либо мероприятии. Оно может быть адресовано как организации, так и конкретному лицу. Если определять минимальный состав информации такого письма, то это будет сообщение о характере мероприятия, сроках проведения, месте проведения и условиях участия.

Пример текста письма-приглашения:

 

Приглашаем Вас принять участие в работе международной конференции «Региональные проблемы организации социальной работы и подготовки социальных работников в условиях перехода к рынку», которая состоится в актовом зале Алтайского государственного университета 7—11 сентября 1991 года.

Тезисы доклада объемом 1 машинописная страница через 1,5/2 интервала должны быть получены нами не позднее 1 июня 1991 года, в противном случае доклад не будет включен в программу конференции

.

Рассмотрение писем граждан — важнейший участок работы большинства государственных органов, общественных организаций и ответственных должностных лиц.

Все обращения граждан можно разделить на четыре основные группы: предложения, заявления, жалобы и запросы.

Предложение — это одна из форм участия гражданина в управлении государством, продиктовано желанием улучшить работу в производстве, экономике, управлении, социально-культурной сфере.

Заявление — это форма выражения гражданами своих прав. Заявления составляются на очередной отпуск, получение жилья, о приеме в институт, на оформление пенсии и др.

Жалоба — это форма выражения несогласия гражданина с действиями организации и должностных лиц.

Запрос — это обращение в организацию, содержащее просьбу разъяснить положение законодательства, сообщить о наличии вакансий и т.д.

Вывод о том, что именно содержится в письме: предложение, заявление или жалоба, делается, конечно, не по заголовку, проставленному неискушенным в специальной терминологии автором, а в результате внимательного ознакомления с содержанием письма специально подготовленным работником. От этого зависят и методика и сроки рассмотрения, и структура ответного текста.

С точки зрения составления текста наибольшую трудность представляет ответ на жалобу гражданина. Дело в том, что повод для написания жалобы может быть самым непредсказуемым, но во всех случаях ответ должен быть объективным и по существу.

Текст ответного документа состоит из трех логических элементов — ссылка на содержание письма заявителя; ход рассмотрения вопросов; результат рассмотрения. Начинать текст рекомендуется с соответствующей по этикету формы обращения, а заканчивать (в случаях определенной степени вины администрации в причинении материального или морального ущерба гражданину) — принесением извинений.

Так, в администрацию небольшого сельского поселка пришло письмо от Николая Ивановича Пенькова следующего содержания:


Оцените книгу: 1 2 3 4 5