Название: Организация работы с документами - Шмелев А.Г.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 798


В каждой позиции перечня рекомендуется указывать гриф кон­фиденциальности .сведений, фамилии сотрудников, имеющих право доступа к ним и несущих ответственность за их сохранность, срок действия грифа или наименование события, снимающего это огра­ничение, виды документов и баз данных, в которых эти сведения фиксируются и хранятся.

Важной задачей перечня является дробление коммерческой тай­ны на отдельные информационные элементы, известные разным лицам. В свою очередь, закрепление конфиденциальных сведений за конкретными документами позволяет исключить возможность нео­боснованного издания документов или включения в них избыточ­ных данных.

Аналогичные перечни в качестве разделов, входящих в общий перечень сведений, составляющих тайну фирмы, могут иметь ее крупные структурные подразделения.

На основе перечня сведений составляется и ведется перечень (список) документов фирмы, подлежащих защите и имеющих соот­ветствующий гриф ограничения доступа.

Под конфиденциальным (защищаемым, закрытым) документом, т. е. документом, к которому ограничен доступ персонала, понимает­ся необходимым образом оформленный носитель ценной докумен­тированной информации, составляющей интеллектуальную собст­венность предпринимателя.

Особенность конфиденциального документа в том, что он пред­ставляет собой одновременно: массовый носитель ценной, защища­емой информации, основной источник накопления и распространения этой информации, в том числе ееразглашения (утечки), и обя­зательный объект защиты.

Конфиденциальный характер включенной в документ информа­ции обозначается грифом ограничения доступа к документу, кото­рый инициирует выделение его из общего потока и обработку в спе­циальном автономном режиме, а также распространяет на документ защитные и иные меры повышенного внимания и контроля.

Гриф ограничения доступа к документу или гриф конфиденци­альности представляет собой служебную отметку (реквизит), кото­рая проставляется на носителе информации или сопроводительном документе.

Информация и документы, отнесенные к предпринимательской тайне, имеют несколько уровней грифов ограничения доступа, соот­ветствующих различным степеням конфиденциальности информа­ции:

первый, низший и массовый уровень - грифы «Коммерческая тайна», «Конфиденциально», «Конфиденциальная информация»;

второй уровень - «Коммерческая тайна. Строго конфиденци­ально», «Строго конфиденциально», «Строго конфиденциальная информация», «Конфиденциально - Особый контроль».

В практической деятельности может использоваться также од­ноуровневая система грифования (грифов только первого уровня) или иногда - трехуровневая, при которой вводится высший по зна­чимости гриф - «Коммерческая тайна особой важности».

Под обозначением грифа всегда указывается номер экземпля­ра документа, срок действия грифа или иные условия его снятия, а также уточняющие отметки типа - «Лично», «Только адресату» и др.

Документы и информация, отнесенные к профессиональной тайне (например, врачебной тайне, тайне страхования), как прави­ло, грифа ограничения доступа не имеют, потому что в полном объ­еме являются конфиденциальными. В данном случае конфиденци­альны массивы документов в целом, например истории болезни, массивы учетных персональных данных и др.

На ценных, но не конфиденциальных документах может про­ставляться гриф (надпись, штамп), предполагающий особое внима­ние к сохранности такого документа. Например: «Собственная ин­формация фирмы», «Информация особого внимания», «Копии не снимать», «Хранить в сейфе» и т.д. Могут использоваться дополни­тельные цветовые идентификаторы ценных и конфиденциальных документов и дел для их быстрого визуального выделения и контро­ля использования в процессе работы.

Гриф конфиденциальности присваивается документу:

исполнителем на стадии подготовки проекта документа;

руководителем структурного подразделения или руководителем фирмы на стадии согласования или подписания документа;

адресатом (получателем) документа на стадии его первичной обработки в службе конфиденциальной документации.

Изменение грифа конфиденциальности документа производит­ся при изменении степени конфиденциальности содержащихся в нем сведений. Основанием для изменения или снятия грифа конфиден­циальности являются:

соответствующая корректировка перечней конфиденциальных сведений или конфиденциальных документов фирмы;

истечение установленного срока действия грифа;

наличие события, при котором гриф должен быть изменен или снят (например, окончание действия контракта, требование заказ­чика продукции, опубликование описания изделия в печати, патен­тование изобретения и т.п.).

После снятия грифа документ передается в службу открытой документации фирмы. Об изменении или снятии грифа делается отметка на самом документе, удостоверяемая росписью руководите­ля, подписавшего или утвердившего этот документ. О внесении в документ такой отметки сообщается заинтересованным лицам и предприятиям.

В целях своевременного изменения или снятия грифа конфиден­циальности с документов рекомендуется регулярно просматривать учетные (инвентарные) картотеки (журналы, списки) конфиденциаль­ных документов и выявлять те документы, которые могут быть удалены из банка контролируемых и защищаемых документов.

Следовательно, любая предпринимательская деятельность все­гда связана с созданием, использованием и хранением значительных объемов информации и документов, представляющих определенную ценность для фирмы и подлежащих обязательной защите от различ­ных видов угроз. С этой целью на носителе информации обознача­ется гриф ограничения доступа, который относит этот носитель к категории защищаемых конфиденциальных документов и иниции­рует включение по отношению к нему системы защитных мер.

 

11.2. Источники конфиденциальной информации

           и каналы ее разглашения


Оцените книгу: 1 2 3 4 5