Название: Организация работы с документами - Шмелев А.Г.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 802

Документы второй группы сравниваются с перечнем документов фирмы, отнесенных к категории конфиденциальных. Подобный перечень регулярно корректируется в соответствии с изменениями в деятельности фирмы, появлением новых видов работы, составлен­ными прогнозами и планами. При совпадении наименования или темы поступившего документа с одной из позиций перечня на доку­менте ставится гриф ограничения доступа необходимого уровня кон­фиденциальности. Одновременно ставится срок действия грифа и условия его снятия, указанные в перечне.

Если документ поступил с грифом ограничения доступа, то этот гриф не может быть снят даже в случае, когда данный документ не входит в указанный выше перечень. Гриф может быть изменен толь­ко в сторону повышения уровня конфиденциальности, потому что фирма обязана защищать не только свои секреты, но и секреты всех юридических и физических лиц, установивших контакт с данной фирмой.

Все поступившие конфиденциальные документы подлежат не­медленному учету. Документы, не отнесенные к разряду конфиден­циальных, повторно внимательно просматриваются и передаются сотруднику, занятому обработкой и хранением открытых докумен­тов.

В процессе обработки отправляемых конфиденциальных доку­ментов решаются следующие задачи защиты информации и ее носи­телей:

исключить возможность тайного вскрытияпакета и несанкцио­нированного ознакомления с документами в процессе их пересылки (передачи) адресату, подмены документов и листов;

ограничить возможности утери, кражи или подмены пакета с конфиденциальным документом;

подтвердить факт отправки документа и правильность оформле­ния этого факта в учетных формах;

исключить ошибочную отправку документа, пакета другому ад­ресату, необоснованную рассылку документов ряду адресатов.

Конвертование и отправка конфиденциальных документов осу­ществляются сотрудником службы конфиденциальной документации фирмы. Отправка документов лично исполнителями не допускается.

Разрешением на отправку исходящего конфиденциального до­кумента является подписанное первым руководителем фирмы сопро­водительное письмо к документу или разрешительная запись, сде­ланная лично руководителем в учетной карточке, если документ от­правляется без сопроводительного письма.

При пересылке конфиденциальных документов почтой или по каналам факсимильной или иной оперативной связи текст докумен­та шифруется.

Конфиденциальные документы упаковываются в два пакета, т. е. производится их двойное пакетирование. На внутреннем пакете указываются: гриф конфиденциальности, фамилия лица, которому документ адресуется, номера вложенных документов, при необходи­мости ставится пометка «Лично». Внутренний пакет опечатывается бумажными наклейками, на которых ставится печать «Для пакетов» или печать службы конфиденциальной документации фирмы. Внеш­ний пакет оформляется в соответствии с Почтовыми правилами, указанные выше сведения на него не выносятся.

Пакеты с конфиденциальными документами пересылаются цен­ными отправлениями. Передача их в почтовое отделение фиксирует­ся в почтовом реестре, копия которого с почтовым штемпелем поме­щается в соответствующее дело.

Чаще всего пакеты с конфиденциальными документами переда­ются адресатам курьерами (нарочными) фирмы. В этом случае двой­ное конвертование, как правило не применяется. Все необходимые отметки делаются на одном светонепроницаемом пакете, который опечатывается. Передача документов курьером фиксируется в раз­носной книге или реестре, расписке.

Следовательно, обработка поступивших и отправляемых конфи­денциальных документов связана с выполнением ряда дополнитель­ных процедур и отличается усложненной технологией, позволяющей решить не только чисто экспедиционные задачи, но и задачи защи­ты информации и носителя от возможного несанкционированного доступа.

11.4.3. Учет конфиденциальных документов и

             формирование справочно-информационного

             банка данных по документам

Учет конфиденциальных документов предусматривает не только регистрацию факта создания (издания) или получения документа, но и обязательную фиксацию всех перемещений документа по ин­станциям, руководителям и исполнителям в процессе рассмотрения, исполнения и использования документов. Учет этих документов и их хранение всегда централизованы в подразделении конфиденциаль­ной документации фирмы или у референта первого руководителя.

Основной целью учета конфиденциальных документов является обеспечение их физической сохранности. Учет конфиденциальных документов решает следующие задачи:

фиксирование факта поступления или издания документа;

фиксирование местонахождения документа;

обеспечение поиска документов при проверки их наличия или необходимости обращения к документу;

обеспечение справочно-информационной и контрольной рабо­ты по документам;

предупреждение утраты копий и экземпляров документа, черно­виков и редакций, приложений и отдельных листов.

Для решения этих задач целесообразно вести следующие виды учета конфиденциальных документов фирмы:

учет входящих (поступивших, входных) документов;

учет подготовленных, изданных исходящих (отправляемых, вы­ходных) и внутренних документов;

инвентарный (выделенный) учет документов, дел и носителей конфиденциальной информации.

При любом виде учета индексирование конфиденциальных до­кументов базируется на валовой нумерации документов всего потока в течение календарного года. Преимущество валовой нумерации со­стоит в гарантированной сохранности номера, выделенного для дан­ного документа, записи исходных сведений о документе и карточки, заведенной на документ. Ни один номер не может исчезнуть, а кар­точка выпасть из систематизированного по номерам массива.