Название: Организация работы с документами - Шмелев А.Г.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 802

11.4.4. Порядок работы персонала с конфиденциальны

              ми документами

При выходе документов за пределы службы конфиденциальной документации их безопасность резко снижается за счет санкциони­рованного ознакомления с ними значительного числа сотрудников фирмы. В связи с этим правильная организация работы персонала с этими документами представляется крайне важной.

Особенно велика угроза электронным документам в результате потенциальной доступности информации большому количеству со­трудников и трудности определения часто самого факта кражи ин­формации.

Руководители и исполнители фирмы при работе с конфиденци­альными документами обязаны:

знакомиться только с теми конфиденциальными документами, к которым они получили разрешение на доступ в силу должностных обязанностей;

предъявлять работнику службы конфиденциальной документа­ции числящиеся за ними документы для проверки их наличия и комплектности;

вести учет находящихся у них конфиденциальных документов;

ежедневно по окончании рабочего дня проверять наличие доку­ментов, сдавать их на хранение в службу конфиденциальной доку­ментации;

немедленно сообщать непосредственному руководителю и в службу конфиденциальной документации об утрате или недостаче документов, обнаружении лишних или неучтенных документов, от­дельных листов;

сдавать по описи в службу конфиденциальной документации все числящиеся за ними документыпри увольнении, уходе в отпуск, отъезде в командировку.

Все передачи конфиденциальных документов руководителям и исполнителям должны регистрироваться в карточках учета докумен­тов. Прием и выдача документов осуществляются под роспись, что необходимо для установления факта возложения персональной от­ветственности за документ на конкретных сотрудников.

Руководители, выполняя процедуру рассмотрения документов, решают следующие задачи защиты информации:

принятие правильного решения по составу исполнителей, допу­скаемых к документу;

исключение возможности ознакомления с документом посторон­них лиц;

предотвращение возможности хищения или копирования доку­ментов посетителями, секретарем и другими лицами;

исключение возможности утечки информации по техническим каналам.

При этом необходимо помнить, что посторонним лицом являет­ся любое лицо, не имеющее права доступа к данному конкретному документу, в том числе другие руководители и специалисты фирмы.

Сотрудник служба конфиденциальной документации, выдавая документы исполнителям для работы, обязан:

предотвратить выдачу документа лицу, не имеющему права до­ступа к нему;

зафиксировать факт передачи документа исполнителю;

обеспечить физическую сохранность документа, приложений, листов и других частей документа;

ознакомить исполнителя только с той частью документа, кото­рая ему адресована;

предотвратить возможность ознакомления с документом посто­роннего лица при выдаче документа исполнителю и возврате им

документа;

обеспечить учет документов, находящихся у исполнителей. Ответственность за сохранность конфиденциальных документов и предотвращение утечки информации в подразделениях фирмы несут их руководители.

Печатание конфиденциальных документов на бумажном носи­теле производится сотрудником службы конфиденциальной докумен­тации на пишущей машине или с помощью ПЭВМ. Изготовлять документы может и сам исполнитель на своем рабочем месте при условии обеспечения сохранности тайны фирмы.

На последнем листе каждого экземпляра документа проставля­ется количество отпечатанных экземпляров, их адрес или местона­хождение, фамилия и номер телефона исполнителя, фамилия опера­тора, печатавшего документ, и дата. При изготовлении документов не должна использоваться новая красящая лента и копировальная бумага, не должны подкладываться под валик пишущего устройства дополнительные листы бумаги. Документы не следует диктовать, наговаривать на диктофон. Окна в помещении целесообразно тони­ровать или зашторивать. Экран дисплея необходимо разворачивать в сторону от окна и входной двери.

Размножение конфиденциальных документов и снятие с них копий производится по письменному разрешению руководителя подразделения, в котором работает исполнитель. Дополнительно размноженные экземпляры учитываются в службе конфиденциаль­ной документации за номером подлинника и в той же учетной фор­ме. Выписки из конфиденциальных документов делаются также с разрешения руководителя подразделения и учитываются за новыми номерами на карточках учета подготовленных (изданных) докумен­тов.

Целевое использование сотрудниками фирмы копировальной техники следует строго контролировать. Копировальные аппараты могут размещаться в специальном помещении службы конфиденци­альной документации и при необходимости в кабинетах руководите­лей. По окончании рабочего дня эти помещения должны запирать­ся, опечатываться и сдаваться под охрану.

Рассмотрение и исполнение электронных конфиденциальных документов и электронных аналогов бумажных документов сопро­вождается дополнительными требованиями к системе их безопасности. Для персонала централизованно разрабатывается иерархическая система идентифицирующих паролей, кодов и ключей для обеспече­ния разграничения доступа к информации, .

Система утверждается приказом первого руководителя и дово­дится выборочно в строго индивидуальном порядке до каждого со­трудника фирмы под роспись. Обновление системы должно быть постоянным, что особенно важно при частой смене персонала.

Любое санкционированное или несанкционированное обраще­ние к информации должно регистрироваться (протоколироваться). Рекомендуется систематически проверять используемое пользовате­лями программное обеспечение с целью обнаружения неутвержден­ных или необычных программ. Применение персоналом собствен­ных (не зарегистрированных) защитных мер при работе с компьюте­ром не допускается. При несанкционированном входе в конфиден­циальный файл информация должна немедленно автоматически сти­раться.