Название: Организация работы с документами - Шмелев А.Г.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 802

Доступ сотрудников фирмы на любые конфиденциальные со­вещания осуществляется на основе действующей в фирме разре­шительной системы. Приглашение на такие совещания лиц, не являющихся сотрудниками фирмы, допускается только в случае крайней необходимости их личного участия в обсуждении кон­кретного вопроса. Присутствие их при обсуждении других вопро­сов не разрешается.

Ответственность за обеспечение защиты конфиденциальной информации и сохранение тайны фирмы в ходе подготовки и прове­дения конфиденциального совещания несет руководитель, органи­зующий данное совещание. Сотрудник службы конфиденциальной документации оказывает помощь руководителям и совместно со службой безопасности осуществляет контроль за перекрытием воз­можных организационных и технических каналов утечки информа­ции.

Подготовку конфиденциального совещания осуществляет орга­низующий его руководитель с привлечением сотрудников фирмы, допущенных к работе с конкретной конфиденциальной информаци­ей, составляющей тайну фирмы или ее партнеров. Из числа этих сотрудников назначается ответственный организатор, планирующий и координирующий выполнение подготовительных мероприятий и проведение самого совещания.

В процессе подготовки конфиденциального совещания состав­ляются программа проведения совещания, повестка дня, информа­ционные материалы, проекты решений и список участников сове­щания по каждому вопросу повестки дня. Все документы, составля­емые в процессе подготовки конфиденциального совещания, долж­ны иметь гриф «Конфиденциально», составлятьсяи обрабатываться с соответствии с требованиями инструкции по обработке и хране­нию конфиденциальных документов.

Документы (в том числе договоры, контракты и др.), предназна­ченные для раздачи участникам совещания, не должны иметь кон­фиденциальные сведения. Эта информация сообщается участникам совещания устно при обсуждении конкретного вопроса. Цифровые значения наиболее ценной информации (технические и технологи­ческие параметры, суммы, проценты, сроки, объемы и т. п.) в проек­тах решений и других документов не указываются или фиксируются в качестве общепринятого значения, характерного для сделок подоб­ного рода и являющегося стартовой величиной при обсуждении. В проектах не должно быть развернутых обоснований предоставляе­мых льгот, скидок или лишения льгот тех или иных партнеров, кли­ентов. Документы, раздаваемые участникам совещания, не должны иметь гриф конфиденциальности.

Список участников совещания составляется отдельно по каждо­му обсуждаемому вопросу. К участию в обсуждении вопроса привле­каются только те сотрудники фирмы, которые имеют непосредст­венное отношение к этому вопросу. Это правило касается и руково­дителей. В списке участников указываются фамилии, имена и отче­ства лиц, занимаемые должности, представляемые ими учреждения  (фирмы) и наименования документов, подтверждающих их полно­мочия вести переговоры и принимать решения. Наименование пред­ставляемой фирмы может при необходимости заменяться ее услов­ным обозначением.

Документом, подтверждающим полномочия лица (если это не первый руководитель) при ведении переговоров и принятии реше­ний по конкретному вопросу может служить письмо, доверенность представляемой лицом фирмы, рекомендательное письмо авторитет­ного юридического или физического лица, письменный ответ фир­мы на запрос о полномочиях представителя, в отдельных случаях телефонное или факсимильное подтверждение полномочий первым руководителем представляемой фирмы. Наименование документа, подтверждающего полномочия лица, может вноситься в список не­посредственно перед началом совещания. Эти документы передают­ся участниками совещания ответственному организатору для хране­ния в службе конфиденциальной документации.

Документы, составляемые при подготовке конфиденциального совещания, на которых предполагается присутствие представителей других фирм и организаций, согласовываются с руководителями службы конфиденциальной документации и службы безопасности. Их предложения по замеченным недостаткам в обеспечении защиты конфиденциальной информации должны быть исправлены ответст­венным организатором совещания. После этого документы утверж­даются руководителем, организующим совещание.-

Одновременно с визированием подготовленных документов ру­ководители указанных служб и ответственный организатор опреде­ляют место проведения совещания, порядок доступа участников со­вещания в это помещение, порядок документирования хода обсуж­дения вопросов и принимаемых решений, а также порядок рассылки (передачи) участникам совещания оформленных решений и подпи­санных документов.

Любое конфиденциальное совещание проводится в помещении, имеющем лицензию на проведение в нем подобного мероприятия и, следовательно, оборудованном средствами технической защиты ин­формации. Доступ в такие помещения сотрудников фирмы и пред­ставителей других фирм и организаций разрешается и осуществляет­ся только сотрудником службы безопасности.

Перед началом конфиденциального совещания сотрудник служ­бы безопасности обязан убедиться в отсутствии в помещении аудио- и видеозаписывающих или передающих устройств и качественной работе средств технической защиты на всех возможных каналах утеч­ки информации. Помещение должно быть оборудовано кондиционером, т.к. открытие окон, дверей в ходе совещания не допускается. Окна закрываются шторами, входная дверь оборудуется сигналом, оповещающим о ее неплотном закрытии. В целях звукоизоляции целесообразно иметь двойную дверь (тамбур) или зашторивать двери звукопоглощающей тканью.

Проведение совещания в других или неприспособленных помеще­ниях фирмы (кроме кабинета первого руководителя) не разрешается.

В помещении для проведения конфиденциальных совещаний не должны находиться приборы, оборудование и технические средства, которые непосредственно не используются для обеспечения хода совещания (например, телефоны городской сети, ПЭВМ, телевизи­онные и радиоприемники и др.). При необходимости они размеща­ются в соседней, изолированной комнате.

Аудио- и видеозапись конфиденциальных совещаний, фотогра­фирование ведутся только по письменному указанию первого руко­водителя фирмы и осуществляются одним из сотрудников фирмы, готовивших совещание. Магнитный или фотографический носитель информации для этих целей выдается службой конфиденциальной документации под роспись в учетной форме и возвращается в служ­бу по окончании рабочего дня.

Доступ участников конфиденциального совещания в помещение, в котором оно будет проводиться, осуществляет ответственный орга­низатор совещания при участии службы безопасности в соответст­вии с утвержденным списком и предъявляемыми участниками пер­сональными документами. Перед началом обсуждения каждого во­проса состав присутствующих корректируется. Нахождение (ожида­ние) в помещении лиц, в том числе сотрудников данной фирмы, не имеющих отношения к обсуждаемому вопросу, не разрешается.