Название: Организация работы с документами - Шмелев А.Г.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 802

Целесообразно, чтобы организовавший совещание руководитель перед его открытием напомнил участникам о необходимости сохра­нения коммерческой тайны и уточнил, какие конкретные сведения являются конфиденциальными на данном совещании.

Ход конфиденциального совещания документируется одним из готовивших его сотрудников или сотрудником службы конфиденци­альной документации. На особо закрытых совещаниях эту работу выполняет непосредственно ответственный организатор совещания. Составляемый протокол (стенограмма) должен иметь гриф конфи­денциальности необходимого уровня и оформляться в стенографи­ческой тетради, зарегистрированной в службе конфиденциальной документации.

Целесообразность записи участниками хода совещания опреде­ляется руководителем, организовавшим совещание, исходя из содержания той информации, которая оглашается. Руководитель имеет право не разрешить участникам совещания вести какие-либо записи или санкционировать ведение этих записей на листах бумаги, заре­гистрированных в службе конфиденциальной документации, с по­следующей сдачей их в эту службу и доставкой курьерами фирмы по месту работы участников совещания.

При необходимости вызова на проходящее совещание дополни­тельных лиц (экспертов, консультантов, представителей других фирм и организаций) факт их участия в совещании фиксируется в прото­коле с указанием мотивов их вызова. Присутствие этих лиц на сове­щании ограничивается временем рассмотрения той ситуации, по которой они были вызваны.

Участникамконфиденциального совещания независимо от за­нимаемой должности и статуса на совещании не разрешается:

вносить в помещение, в котором проводится совещание, фото-, ­кино-, видеоаппаратуру, компьютеры, магнитофоны, в том числе плееры, радиоприемники, радиотелефоны и другую аппаратуру, поль­зоваться ею;

делать выписки из документов, используемых при решении во­просов на совещании и имеющих гриф ограничения доступа;

обсуждать вопросы, вынесенные на совещание, в местах общего пользования;

информировать о совещании (вопросах повестки дня, составе участников, времени и месте проведения, ходе обсуждения вопро­сов, содержании решений и т.п.) любых лиц, не связанных с прове­дением данного совещания, в том числе сотрудников фирмы.

Участники совещания, замеченные в несанкционированной ау­дио- или видеозаписи или использовании средств связи, фотографи­ровании, лишаются права дальнейшего присутствия на совещании. По факту составляется акт, копия которого направляется фирме, представителем которой является данное лицо, или передается пер­вому руководителю фирмы — организатора совещания, если это лицо является сотрудником этой фирмы. Одновременно носитель несанк­ционированно записанной информации передается руководителю службы конфиденциальной документации для учета и хранения. Устройство записи возвращается владельцу.

В процессе совещания его участники не могут оглашать боль­ший объем конфиденциальных сведений, чем это было установле­но при подготовке совещания, или сообщать сведения, не отно­сящиеся к обсуждаемому вопросу. Состав оглашаемых конфиден­циальных сведений регламентируется руководителем, организовав­шим совещание.

При проведении переговоров по заключению, продлению или пре­кращению какого-либо договора сотрудникам фирмы, участвующим в переговорах, не разрешается раскрывать стратегию и желаемые резуль­таты переговоров, итоги аналогичных переговоров с другими партне­рами. В процессе неофициальной части переговоров обсуждение во­просов, связанных с темой совещания, не допускается.

По окончании конфиденциального совещания помещение, в котором оно проходило, осматривается сотрудником службы безо­пасности, запирается, опечатывается и сдается под охрану.

Документы, принятые на совещании, оформляются, подписы­ваются, при необходимости размножаются и рассылаются (переда­ются) участникам совещания в соответствии с требованиями к рабо­те с конфиденциальными документами фирмы. Все экземпляры этих документов должны иметь гриф ограничения доступа. Рассылать документы, содержащие строго конфиденциальную информацию не разрешается.

Следовательно, подготовка и проведение совещаний и перего­воров по конфиденциальным вопросам, оформление их результатов связаны с выполнением ряда обязательных процедур, необходимых для правильной организации работы организаторов и участников этих мероприятий. При несоблюдении изложенных требований воз­никает серьезная опасность разглашения (утечки) ценных сведений и секретов фирмы, ее партнеров и клиентов.

11.7. Нормативно-методическое обеспечение

           защиты документированной информации

Нормативно-методическое обеспечение защиты конфиденциаль­ной информации предназначено для регламентации процессов обес­печения информационной безопасности фирмы, в том числе при работе персонала с конфиденциальной информацией, документами, делами и базами данных. Оно включает в себя ряд обязательных организационных, инструктивных и информационных документов, устанавливающих принципы, требования и способы предотвраще­ния пассивных и активных угроз ценной информации, которые мо­гут возникнуть по вине персонала, конкурентов, злоумышленников и других лиц.

Нормативно-методическое обеспечение базируется на тех обяза­тельных положениях, которые должны содержаться в учредительных и иных основополагающих документах фирмы и определять правовой статус информационной безопасности фирмы. Указанные положения позволяют на законных основаниях вести речь о сохранении предпри­нимательской тайны, выделять ценную информацию, составляющую собственность и тайну фирмы, и выполнять действия по ее защите. Предмет и направления защиты должны найти отражение, например, в уставе фирмы, типовых формах контрактов различного рода и назначе­ниях, положениях о структурных подразделениях фирмы, должностных инструкциях сотрудников и других документах.

Важнейшими организационными документами, фиксирующими задачи, функции и ответственность служб, осуществляющих защиту ценной документированной информации фирмы, являются: поло­жение о службе безопасности, положение о службе конфиденциаль­ной документации, должностные инструкции сотрудников этих служб, должностная инструкция менеджера (референта) по безопас­ности небольшой предпринимательской фирмы и другие документы.