Название: Организация работы с документами - Шмелев А.Г.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 802

дело фонда, в котором концентрируются акты, копии статотчет-ности, другие материалы.

12.6. Оборудование архивохранилищ

Дела долговременного и постоянного сроков хранения должны быть сохранены до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению, до сдачи дел на государственное хранения или до ликвидации организации. В течение всего установленного срока хра­нения организации должны обеспечивать не только учет докумен­тов, но и их физическую сохранность и использование. Это предъяв­ляет определенные требования к оборудованию архивохранилищ.

Документы архива подразделяются на документы общего и обо­собленного хранения, на бумажной и на пленочной основе. Проду­манное размещение документов позволяет рационально использо­вать помещения, сократить затраты на поиск дел, обеспечить опти­мальные условия хранения и возможности эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

В основе размещения архивных документов в организациях ле­жит создание преимущественно лучших условий для документов постоянного хранения, удобства оперативного испбльзования всех документов. Документы общего делопроизводства, конфиденциаль­ные, по личному составу и технические хранятся обособленно, по возможности в различных хранилищах.

При определении помещений, необходимых для размещения дел, учитывается динамика движения дел. Так, в ведомственном ар­хиве более целесообразно размещение дел непо структурным под­разделениям в соответствии с описями и номенклатурами дел, а по срокам их выделения к уничтожению.

Для ориентации в динамично изменяющейся номенклатуре дел составляются топографические указатели, а все помещения, стелла­жи в них нумеруются слева направо от входа. Полки также нумеру­ются в соответствии с установкой дел, т.е. постеллажно сверху вниз.

Документы должны храниться в помещениях, отделенных от рабочих комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц. Окна первого этажа архивохранилища должны быть дополни­тельно защищены открывающимися изнутри решетками (для экс­тремальной эвакуации), дополнительно укреплены и снабжены зам­ками двери. От прямых солнечных лучей окна защищают специаль­ным остеклением, краской, плотными шторами. Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов оборудуются светильника­ми закрытого типа, вынесенными вне хранилищ выключателями и предохранительными щитами. Обязательной принадлежностью ар­хивохранилища являются многовариантные средства пожаротушения (в том числе песок и брезент).

Архивы оборудуются стационарными или передвижными стелла­жами с шириной полки не менее 25 см, ширина проходов между стел­лажами не должна быть менее 75 см, а основных проходов до 120 см, расстояние торцов стеллажей от стен 45 см, от пола до нижней полки 20 см, а в цокольных и полуподвальных этажах еще больше. Расстояние между полками по высоте 35-40 см.

Для хранения документов большого формата (карт, чертежей, планов) применяют специальные стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением.

Основные разрушители документов в архивохранилищах — плес­невые грибки. Известно свыше 200 видов грибков, обитающих в книго- и архивохранилищах, их споры переносятся воздушным пу­тем-и в запыленных помещениях легко могут заразить документы. Как правило, грибки развиваются наиболее активно на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температуре 25-27°С, в тесно загроможденных углах и непрове­триваемых шкафах. Поэтому в архивохранилищах должен соблюдать­ся оптимальный температурно-влажностный режим. В России он установлен максимально в 18-20°С, с относительной влажностью воздуха 50—55%. Пленочные носители требуют еще более жестких условий хранения. Поэтому все архивохранилища комплектуются приборами для измерения температуры и влажности в разных углах помещений. Наиболее дешев и удобен бытовой жидкостный пси­хрометр, в котором влажность определяется по прилагаемой к нему таблице исходя из разницы температур сухого и влажного термометров.

Для архивохранилищ обязательны регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений.

Все дела в архивохранилищах дополнительно упаковываются в картонные коробки, связки и другие контейнеры, изготовленные из безвредных для документов материалов. К коробкам приклеиваются, а к связкам дел к шпагату прикрепляются ярлыки с указанием номеpa описи (номенклатуры дел), года (лет) и крайних номеров дел, включенных в данную коробку (связку).

В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения - вертикаль­ный или горизонтальный.

Не реже одного раза в 10 лет, для дел постоянного хранения — раз в 5 лет, для конфиденциальных документов — ежегодно следует проводить проверки наличия и состояния дел. Такие проверки про­водят также при смене заведующих архивами, при массовой порче или гибели дел, после перемещения дел в другое архивохранилище.

Итоги проверок оформляются актами, утверждаемыми руково­дителем организации. При проверке контролируется не только прак­тическое наличие дел, но и возможные ошибки в учетных докумен­тах, а дела для контроля за их сохранностью проверяются полистно. По результатам проверок, утвержденных руководством организации, вносятся (при необходимости) изменения и уточнения в учетные документы, указываются номер и дата акта, в котором зафиксирова­ны итоги проверки.

12.7. Использование документов архива

Использование документов, хранящихся в архиве, — одна из ос­новных задач, в какой-то мере оправдывающая вложение средств в его организацию. В зависимости от целей использования (политиче­ские, управленческие, научные, культурно-просветительские, учеб­ные, экономические, юридические и т.д.) состава документов архи­ва, его технической оснащенности выбирается и форма использова­ния документов.

В государственных архивах формы использования документов; более разнообразны по сравнению с ведомственным архивом, но многие из них присущи всем архивам без исключения. Так, все архи­вы, независимо от их ведомственной подчиненности, обязаны выда­вать гражданам и организациям архивные справки, архивные копии документов и выписки из них социально-правового характера, необ­ходимые для обеспечения прав и законных интересов граждан. К таким законным интересам граждан относятся сведения о стахсе ра­боты и заработной плате, службе в армии, избрании на выборные должности, о членстве в общественных организациях, трудовых пра­вах и по другим вопросам.