Название: Организация работы с документами - Шмелев А.Г.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 802

Архивные справки организациям выдаются на основании запро­сов, соответствующих профилю их деятельности. Гражданам на основе личных заявлений выдаются архивные справки, а также справ­ки о лицах, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умершем супруге или близком родственнике.

Допускается по письменному заявлению изъятие из дел и пере­дача владельцу его личных документов (трудовые, наградные книж­ки, дипломы и т.д.), за исключением паспорта, военного, профсоюз­ного билетов и других аналогичных документов.

Архивные справки и подлинные документы выдаются заявите­лям или их доверенным на руки под расписку по предъявлении па­спорта или другого документа, удостоверяющего личность. Доверен­ные лица при получении подлинного личного документа должны предъявить специально заверенную доверенность.

Получатель архивной справки или подлинного личного докумен­та должен расписаться на копии справки или на обороте копии лич­ного документа, остающейся в архиве, указывая в расписке свои паспортные данные: серию, номер, дату и организацию, его выдав­шую. При получении трудовой книжки, трудового или послужного списка получатель расписывается на обороте заявления, подававше­гося в архив.

Если заявитель не может явиться лично для получения докумен­тов или прислать заними доверенное лицо, то допускается отправ­ление архивных справок на адрес заявителя простым письмом, а подлинных документов - ценным. Архивные справки о привлече­нии к уголовной ответственности, судимости, лишении прав граж­данства и восстановлении в них, нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности, как правило, на руки гражданам не вы­даются, а высылаются при необходимости заинтересованным учреж­дениям.

Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за кото--рых справку нельзя выдать на руки, то она высылается в адрес заин­тересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда направле­на справка. Держатели архивов не вправе отказать в выдаче архив­ных справок социально-правового характера. Эта работа выполняет­ся всеми архивами безвозмездно.

Архивная справка - официально заверенный документ, имею­щий юридическую силу, содержащий сообщение или подтверждение об имеющихся в документах архива сведениях с обязательным указа­нием поисковых данных документов: номера описи или номенклату­ры дел, номера дела, номеров листов в деле. Кроме того, указывается номер фонда, если таковой имеется. Архивная справка составляется на бланке'организации, регистрируется, подписывается, в том числе руководством организации, и заверяется печатью организации ее выдающей, которая несет в соответствии с действующим законода­тельством ответственность за предоставляемую информацию. При составлении справки на нескольких листах заверяется каждый лист.

Архивные справки составляются на основании подлинных (или заверенных копий) документов, хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий должно быть оговорено в справке. Листки по учету кадров, анкеты, автобио­графии не могут служить основанием для выдачи справки. При от­сутствии документов архивная справка может быть выдана на основе имеющихся в организации служебных печатных материалов.

В справке приводятся названия документов, их даты и излагают­ся сведения из этих документов в хронологической последователь­ности событий, а не документов, в которых они освещаются. Вы­держки из документов заключаются в кавычки, названия организа­ций, подразделений при первом упоминании приводятся полностью. К справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие изложенные сведения.

Несовпадения отдельных, в том числе и биографических, дан­ных включаются в архивную справку так, как они значатся в доку­ментах архива, и оговариваются в справке («так в тексте»).

В том случае, если запрос не соответствует профилю архива, а также при отсутствии в архиве документов, необходимых для под­тверждения запрашиваемых сведений, составляется официальное письмо с объяснением причин отсутствия документов и рекоменда­ций о возможном адресе поиска. Сведения об отсутствии докумен­тов вследствие их гибели или утраты также заверяются печатью ор­ганизации.

Архивные копии и выписки заверяются на лицевой или оборот­ной стороне каждого листа с указанием поисковых данных, а заве­ренная печатью подпись руководителя организации может простав­ляться только на последнем листе копии (выписки). Размножение копий и выписок, справок и других документов, подготовленных архивом, запрещается без разрешения держателей подлинников до­кументов.

Копирование архивных документ ч. в размере до 10% от обыч­ного объема фонда может проводиться по разрешению архива, уве­личение объема копирования должно быть согласовано с руководст­вом, а по научно-технической документации — с ее разработчиками. Полное копирование документов фонда допускается по разрешению Росархива. При фотокопировании негативы остаются в архиве. Для вывоза копий за рубеж должно быть получено разрешение держате­лей документов.

Изготовление копий документа является платной услугой архи­ва, наряду с:

исполнением запросов генеалогического, историко-биографиче-ского, тематического характера;

тематическим выявлением документов;

расшифровкой трудночитаемых текстов, переводом текстов до­кументов с языка оригинала;

составлением комментариев к документам, атрибутированием фотографий (уточнение изображений);

проведением выставок, бесед, лекций по тематике хранимых документов и др.

В связи со знаменательными событиями, юбилейными датами, презентациями, участием в выставках государственные, ведомствен­ные архивы, экономические архивы частных фирм проводят само-,, стоятельно или в сотрудничестве с другими заинтересованными под­разделениями и организациями культурно-просветительскую работу.

По материалам архивных документов готовятся печатные доку­менты, радио- и телепередачи. При этом тексты статей и других ма­териалов должны содержать поисковые сведения использованных документов, а авторы передач несут ответственность за интерпрета­цию архивных документов.

В архиве могут готовиться тематические подборки копий доку­ментов (альбомы, плакаты, диаграммы, слайды, фотографии и т.д.) для оформления стендов, выставок, музеев фирмы, мультимедийных презентационных продуктов, фирменных страниц в информацион­ных сетях.