Название: Организация работы с документами - Шмелев А.Г.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 802

Государственные архивы, крупные ведомственные архивы, от­раслевые центры и архивы общественных организаций издают тема­тические книжные, аудио-, видеосборники документов самостоятель­но или по соглашению с заинтересованными, в том числе и зарубеж­ными, организациями на творческой и (или) коммерческой основе.

Достаточно распространенной формой использования докумен­тов в архивах любого вида является непосредственное предоставле­ние документов для их изучения. В зависимости от вида архива и его технической оснащенности документы выдаются для работы в обо­рудованный при архиве читальный зал или во временное пользова­ние.

Допуск для работы в читальный зал дает руководитель организа­ции (госархива) на основании письменного ходатайства учреждения или общественной организации, действительного по установленным • правилам в течение года. Вопрос о допуске сотрудников к работе с документами архива своего учреждения решается руководством.

Выписки и копии, сделанные посетителями читального зала, могут быть проверены работниками архива на предмет их соответствия теме исследования и оригиналам.

При отсутствии читального зала, в случае производственной необходимости, документы в составе дел (единиц хранения) могут быть выданы во временное пользование. Правилами установлены следующие сроки нахождения дел во временном пользовании:

10 дней для работниковорганизации, в состав которой входит архив;

3 месяца для работников других организаций.

При продлении срока должно быть проведено соответствующее его переоформление.

Выдача дел во временное пользование в сторонние организации оформляется установленной Росархивом специальной формой Акта о выдаче дел во временное пользование, скрепляемой подписями руководителей и печатями передающей дела организацией и получа­теля.

Выдача дел сотрудником фиксируется в архиве в карточке или журнале и оформляется распиской получателя. На место выданного из архивохранилища Дела подкладывается карта-заместитель с ука­занием, какое дело, когда и до какого срока выдано.

Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лиц, возвращающих докумен­ты, так как пользователи несут ответственность за сохранность и состояние дел (единиц хранения), с которыми они работают, в соот­ветствии с действующим законодательством.

Результаты проверки фиксируются в заверительной записи еди­ницы хранения и в документах, оформлявших выдачу дел. При обна­ружении недостачи дел, отдельных листов и документов в них дол­жен быть оформлен акт установленной формы и на его основании решаться вопрос о привлечении виновных к ответственности.

Для улучшения условий поиска требуемых архивов, фондов, дел и документов архивы разрабатывают и предоставляют пользовате­лям, в том числе публикуют, различные справочники, путеводители, указатели, обзоры, а также картотеки. Состав научно-справочного аппарата конкретного архива определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, видами носителей ин­формации, характером и задачами поиска и интенсивностью исполь­зования документов.

Создание тайных архивов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации запрещено.

Литература к главе 12

1. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.93. - М., - 14с.

2. Положение об Архивном фонде Российской Федерации //Указ Президента РФ от 17.03.94 №552. - М., - 10 с.

3. Положение о Государственной архивной службе России (там же) -7с.

4. Закон РСФСР «Об охране и использовании памятников истории и культуры// Постановление ВС РСФСР от 15.12.78. - М., - 14с.

5. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., Глав-архив СССР, 1988. - 173 с.

6. Особенности комплектования архивных фондов машиночита­емой и телеметрической документации и совершенствование мето­дов сохранности документов на пленочных носителях//Сборник на­учных трудов. - М., Росархив, 1992. - 53 с.

7. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М., НОРМА, 1996. - 224 с.

8. Основные декреты и постановления Советского правительства по архивному делу 1918-1982 гг. - М., Главархив СССР, 1985. - 77 с.

9. Самошенко В.Н. История архивного дела в дореволюционной России. — М., Высшая школа, 1989. — 215 с.