Название: Организация работы с документами - Шмелев А.Г.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 802

Государственная система документационного обеспечения уп­равления.

Недавно принято Постановление Минтруда РФ «Об утверждении тарифно-классификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих». К последним нововведениям в данной сфере можно, с некоторыми оговорками, отнести и Единую тарифную сетку (ETC), введенную Постановлением Правительства Российской Феде­рации от 14 октября 1992г. №785. Широкое распространение контракт­ной системы найма обусловило появление такого документа, как кон­тракт. Последний регулирует взаимоотношения нанимателя и работни­ка, определяет условия их взаимодействия, устанавливает профессио­нальные и квалификационные параметры, необходимые служащему для эффективного выполнения порученных функций.

Бесспорно, влияют на содержание конкретных номативно-методических документов (например, на смысловую направленность должностных и обучающих инструкций) законодательные и методи­ческие материалы, изданные по вопросам архивного дела и делопро­изводства в последние годы, например «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах».

13.2.1. Разработка должностной инструкции секретаря

Примерная последовательность работ по созданию такого важ­ного документа, как должностная инструкция, регулирующего дея­тельность каждого сотрудника, и секретаря в том числе, может быть следующей: изучение Гражданского кодекса РФ, основ законодатель­ства о труде (КЗОТ), ЕНДС, Квалификационного справочника, от­раслевых типовых инструкций, ГСДОУ и других нормативно-мето­дических материалов в сфереинформационного обеспечения управ­ления. На основе комплексного анализа названных и других доку­ментов (например, общероссийских классификаторов, Унифициро­ванной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), ГОСТов системы стандартов безопасности труда (ССБТ) и др.) создается конкретная должностная инструкция, учитывающая не только типовые операции, но и специфические виды работ в дан­ном учреждении.

Разрабатываться должностные инструкции могут как «внешни­ми» организациями: государственными и частными, например, кон­сультативными, внедренческими фирмами, так и внутренними сила­ми (подразделения НОТ, инновации и развития и т.п.).

Основой для будущей инструкции может служить также лично­стная спецификация, в которой перечисляются требования к работ­нику, его знаниям, опыту, навыкам. Требования составляются на основе анализа процессов, выполняемых работником. Исходные «ти­повые» данные берутся из квалификационных характеристик, состо­ящих из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Квалификационные требования».

Сама должностная инструкция секретаря включает в себя:

общие положения;

функции работника;

должностные обязанности;

права секретаря;

ответственность;

взаимоотношения;

оценка работы.

В разделе «Общие положения» устанавливается область деятель­ности секретаря, порядок его назначения и освобождения от долж­ности, замещения во время его отсутствия, требования к квалифика­ции по разрядам оплаты (уровень образования, стаж и др.), подчи­ненность секретаря, должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться секретарь в своей деятель­ности.

В разделе «Функции работника» определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ (операций), образующих отдельные функции, например реги­страция документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок и т.д.

В разделе «Должностные обязанности» указываются особеннос­ти, связанные с подготовкой секретарем документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за исполнением документов), могут также указываться этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В разделе «Права секретаря» закрепляются полномочия, кото­рые предоставляются секретарю для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции. При разработке данного раздела необходимо сформулировать такие полномочия, как право давать указания по конкретным вопросам, например по предостав­лению секретарю данных о ходе выполнения контролируемых зада­ний.

Раздел «Ответственность» регламентирует персональную ответ­ственность секретаря за правильное и своевременное использование предоставленных ему прав.

В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых секретарь получает и которым передает ин­формацию, ее структура, сроки передачи, с кем они согласовыва­ются и т.д. Данный раздел может быть представлен в табличной форме.

В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяю­щие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обя­занностей, использования прав. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется, в первую очередь, выполнением обязанностей, изло­женных в должностной инструкции.

Допускается объединение близких по содержанию разделов, на­пример «Права и ответственность». Составители инструкции, при­держиваясь общепринятой структуры, могут вводить новые разделы, например «Личностные качества секретаря, необходимые ему при выполнении своих функций», или раздел «Организация рабочего ме­ста и оптимальные условия труда».

13.2.2. Обучающая инструкция секретаря

Богатый опыт подготовки управленческого персонала внутри фирмы реализуется при разработке обучающих инструкций. Изло­жение технологии создания этих документов представляет собой эле­менты проектирования оптимальной модели деятельности, личност­ных и иных качеств секретаря учреждения. Таким образом, традици­онный анализ функций секретаря и других параметров (а такой под­ход широко представлен в литературе) будет дополнен их исследова­нием с точки зрения оргпроектанта или консультанта по усовершен­ствованию управления.