Название: Организация работы с документами - Шмелев А.Г.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 798


Четкое выполнение названных процедур позволит:

оперативно и обоснованно принимать решения руководителю;

сэкономить время руководителя;

спланировать текущую и перспективную работу руководителя.

3. При подготовке командировок руководителя секретарь:

подбирает необходимую для командировки информацию;

готовит совместно с руководителем программу командировки;

оформляет командировочное удостоверение и другие докумен­ты;

по возвращении руководителя обрабатывает материалы по ко­мандировке;

информирует руководителя о всех вопросах, возникающих в его отсутствие.

4. Самостоятельный и относительно обособленный вид деятель­ности секретаря — обязанности секретаря по работе с информацией для руководителя:

поиск и подбор необходимой информации (через Internet) или на основе анализа публикаций, интересующих руководителя;

при необходимости размножение информации;

составление информативно-обзорных рефератов;

ежедневный сбор оперативной информации, интересующей руководителя, и ее запись в дневнике или других учетных доку­ментов.

В разделе «Требования, предъявляемые к секретарю» в обучаю­щих инструкциях содержатся критерии и ограничения к подбору кандидата на должность. Могут быть перечислены конкретные лич­ностные качества. Достаточно полный и конкретный перечень дело­вых и индивидуальных качеств секретаря представлен известным ис­следователем Харрисоном. Некоторые формулировки и положения изменены или дополнены.

Требования к личному секретарю можно разделить на два вида: требованияк деловым и к личным качествам.

Деловые качества:

профессиональные навыки секретарской работы: высокая ква­лификация в области стенографии, машинописи, работе со средст­вами вычислительной техники, в выполнении секретарских обязан­ностей и организации связи;

опыт организаторской работы: высокий уровень самоорганиза­ции и организационных навыков, умение четко и оперативно испол­нять ежедневно повторяющиеся конторские операции и обеспечи­вать их надежность и постоянное достижение высоких результатов;

эффективность, надежность, готовность принимать на себя от­ветственность по решению поставленных руководителем задач, ос­вобождать руководителя от выполнения вспомогательных операций;

умение обеспечить надежное и эффективное выполнение доку-ментационных и организационных функций;

самостоятельность, инициативность: инициатива в работе и уме­ние, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятель­ные ответственные решения;

тактичность, дипломатичность: тактичность, конфиденциаль­ность и дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями, неразглашение конфиденци­альной информации. Секретарь также должен быть общительным с работниками всех уровней и уметь добиваться их содействия во всех своих устремлениях;

пунктуальность: это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч, переговоров, совещаний, оформ­лению командировок;

лояльность, преданность работе: это — основные качества для создания идеальных отношений с руководителем.

Личные качества:

внешний вид: опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки;

особенности характера: отзывчивость, скромность, добросове­стность, трудолюбие, любезность и внимание как при ведении те­лефонных разговоров, так и при встрече посетителей, чувство юмора;

умение адаптироваться: готовность помочь другим в любое время и особенно в напряженных ситуациях. Умение быстро переключаться с одного вида работ на другой, умение правильно рассчитать время, не­обходимое для работы в конторе в период больших нагрузок;

интересы: стремление к пополнению общих знаний, любовь к книгам и периодике, живой интерес к новой информации и стрем­ление быть в курсе достижений в области деятельности своего руко­водителя;

вежливость: вежливость необходима для получения поддержки и содействия всех, с кем приходится иметь дело.

Раздел обучающей инструкции «Организация рабочего места секретаря» формируется исходя из анализа содержания деятельности секретаря, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и направлен на проектирование оптимальной организации рабочего места. Под последним понимается место трудовой деятельности се­кретаря, оснащенное необходимыми средствами для выполнения функциональных обязанностей.

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда. Ос­новными факторами при разработке планировки являются техно­логия и характер выполняемых работ, взаимосвязи секретаря в процессе труда.

В разделе может быть представлена схема рабочего места секре­таря, дан перечень средств труда, которыми пользуется секретарь.

Примерный перечень оргтехники и средств вычислительной тех­ники, применяемых в работе секретаря:

средства малой оргтехники (письменные принадлежности: руч­ки, бумага, карандаши, ластики и т.п.);

средства составления и изготовления текстовых документов (пи­шущие машины, ПЭВМ, диктофон, принтер, сканер);

средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное обору­дование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов);

средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейфы);


Оцените книгу: 1 2 3 4 5