Название: Организация работы с документами - Шмелев А.Г. Жанр: Менеджмент Рейтинг: Просмотров: 798 |
Четкое выполнение названных процедур позволит: оперативно и обоснованно принимать решения руководителю; сэкономить время руководителя; спланировать текущую и перспективную работу руководителя. 3. При подготовке командировок руководителя секретарь: подбирает необходимую для командировки информацию; готовит совместно с руководителем программу командировки; оформляет командировочное удостоверение и другие документы; по возвращении руководителя обрабатывает материалы по командировке; информирует руководителя о всех вопросах, возникающих в его отсутствие. 4. Самостоятельный и относительно обособленный вид деятельности секретаря — обязанности секретаря по работе с информацией для руководителя: поиск и подбор необходимой информации (через Internet) или на основе анализа публикаций, интересующих руководителя; при необходимости размножение информации; составление информативно-обзорных рефератов; ежедневный сбор оперативной информации, интересующей руководителя, и ее запись в дневнике или других учетных документов. В разделе «Требования, предъявляемые к секретарю» в обучающих инструкциях содержатся критерии и ограничения к подбору кандидата на должность. Могут быть перечислены конкретные личностные качества. Достаточно полный и конкретный перечень деловых и индивидуальных качеств секретаря представлен известным исследователем Харрисоном. Некоторые формулировки и положения изменены или дополнены. Требования к личному секретарю можно разделить на два вида: требованияк деловым и к личным качествам. Деловые качества: профессиональные навыки секретарской работы: высокая квалификация в области стенографии, машинописи, работе со средствами вычислительной техники, в выполнении секретарских обязанностей и организации связи; опыт организаторской работы: высокий уровень самоорганизации и организационных навыков, умение четко и оперативно исполнять ежедневно повторяющиеся конторские операции и обеспечивать их надежность и постоянное достижение высоких результатов; эффективность, надежность, готовность принимать на себя ответственность по решению поставленных руководителем задач, освобождать руководителя от выполнения вспомогательных операций; умение обеспечить надежное и эффективное выполнение доку-ментационных и организационных функций; самостоятельность, инициативность: инициатива в работе и умение, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятельные ответственные решения; тактичность, дипломатичность: тактичность, конфиденциальность и дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями, неразглашение конфиденциальной информации. Секретарь также должен быть общительным с работниками всех уровней и уметь добиваться их содействия во всех своих устремлениях; пунктуальность: это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч, переговоров, совещаний, оформлению командировок; лояльность, преданность работе: это — основные качества для создания идеальных отношений с руководителем. Личные качества: внешний вид: опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки; особенности характера: отзывчивость, скромность, добросовестность, трудолюбие, любезность и внимание как при ведении телефонных разговоров, так и при встрече посетителей, чувство юмора; умение адаптироваться: готовность помочь другим в любое время и особенно в напряженных ситуациях. Умение быстро переключаться с одного вида работ на другой, умение правильно рассчитать время, необходимое для работы в конторе в период больших нагрузок; интересы: стремление к пополнению общих знаний, любовь к книгам и периодике, живой интерес к новой информации и стремление быть в курсе достижений в области деятельности своего руководителя; вежливость: вежливость необходима для получения поддержки и содействия всех, с кем приходится иметь дело. Раздел обучающей инструкции «Организация рабочего места секретаря» формируется исходя из анализа содержания деятельности секретаря, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и направлен на проектирование оптимальной организации рабочего места. Под последним понимается место трудовой деятельности секретаря, оснащенное необходимыми средствами для выполнения функциональных обязанностей. Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда. Основными факторами при разработке планировки являются технология и характер выполняемых работ, взаимосвязи секретаря в процессе труда. В разделе может быть представлена схема рабочего места секретаря, дан перечень средств труда, которыми пользуется секретарь. Примерный перечень оргтехники и средств вычислительной техники, применяемых в работе секретаря: средства малой оргтехники (письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т.п.); средства составления и изготовления текстовых документов (пишущие машины, ПЭВМ, диктофон, принтер, сканер); средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов); средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейфы); |
| Оглавление| |
- Акмеология
- Анатомия
- Аудит
- Банковское дело
- БЖД
- Бизнес
- Биология
- Бухгалтерский учет
- География
- Грамматика
- Делопроизводство
- Демография
- Естествознание
- Журналистика
- Иностранные языки
- Информатика
- История
- Коммуникация
- Конфликтология
- Криминалогия
- Культурология
- Лингвистика
- Литература
- Логика
- Маркетинг
- Медицина
- Менеджмент
- Метрология
- Педагогика
- Политология
- Право
- Промышленность
- Психология
- Реклама
- Религиоведение
- Социология
- Статистика
- Страхование
- Счетоводство
- Туризм
- Физика
- Филология
- Философия
- Финансы
- Химия
- Экология
- Экономика
- Эстетика
- Этика
Лучшие книги
Гражданский процесс: Вопросы и ответы
ЗАПАДНОЕВРОПЕЙСКОЕ ИСКУССТВО от ДЖОТТО до РЕМБРАНДТА
Коммуникации стратегического маркетинга
Консультации по английской грамматике: В помощь учителю иностранного языка.
Международные экономические отношения