Название: Организация работы с документами - Шмелев А.Г.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 802

текстовые редакторы;

текстовые процессоры;

настольные издательские системы.

Системы обработки финансово-экономической информации предназначены для обработки числовых данных, характеризующих раз­личные производственно-экономические и финансовые явления и объ­екты, и составления соответствующих управленческих документов и информационно-аналитических материалов. Они включают в себя:

универсальные табличные процессоры;

специализированные бухгалтерские программы;

специализированные банковские программы (внутрибанковских и межбанковских расчетов);

специализированные программы финансово-экономического анализа и планирования.

Системы управления базами данных предназначены для созда­ния, хранения и манипулирования массивами данных большого объ­ема. Разные системы этого класса различаются способами организа­ции хранения данных и обработки запросов на поиск информации, а также характером хранящихся в базе данных.

Личные информационные системы предназначены для инфор­мационного обслуживания рабочего места управленческого работ­ника и по существу выполняют функции секретаря. Они, в частно­сти, позволяют осуществлять:

планирование личного времени на различных временных уров­нях с возможностью своевременного напоминания о наступлении запланированных мероприятий;

ведение персональных или иных картотек с возможностью авто­матической выборки необходимой информации;

соединение по телефонным линиям с ведением журнала теле­фонных переговоров и выполнением функций, характерных для многофункциональных телефонных аппаратов;

ведение персональных информационных блокнотов для хране­ния разнообразной личной информации.

Системы подготовки презентацийпредназначены для квалифи­цированной подготовки графических и текстовых материалов, ис­пользуемых в целях демонстрации на презентациях, деловых перего­ворах, конференциях. Для современных технологий подготовки пре­зентаций характерно подключение к традиционным графике и тек­сту таких форм информации, как видео- и аудиоинформация, что позволяет говорить о реализации гипермедиатехнологий.

Системы управления проектами предназначены для планирова­ния и управления ресурсами различных видов (материальными, тех- ' ническими, финансовыми, кадровыми, информационными) при ре­ализации сложных научно-исследовательских и проектно-строитель-ных работ.

Экспертные системы и системы поддержки принятия решений предназначены для реализации технологий информационного обес­печения процессов принятия управленческих решений на основе применения экономико-математического моделирования и принци­пов искусственного интеллекта.

Системы интеллектуального проектирования и совершенствова­ния управления предназначены для использования так называемых

CASE-технологий (Computer Aid System Engineering), ориентирован­ных на автоматизированную разработку проектных решений по со­зданию и совершенствованию систем организационного управления.

Система организационно-методического обеспечения информа­ционных технологий включает в себя:

нормативно-методические материалы по подготовке и оформле­нию управленческих и иных документов в рамках конкретной функ­ции обеспечения управленческой деятельности;

инструктивные и нормативные материалы по эксплуатации тех­нических средств, в том числе по технике безопасности работы и по условиям поддержания нормальной работоспособности оборудо­вания;

инструктивные и нормативно-методические материалы по орга­низации работы управленческого и технического персонала в рамках конкретной информационной технологии обеспечения управленче­ской деятельности.

14.4. Особенности разработки и реализации

          современных информационных технологий

Основу современных информационных технологий составляют распределенная компьютерная техника, «дружественное» программ­ное обеспечение и развитые коммуникации. При этом компьютеры не порождают информационную продуктивность, а дают возмож­ность управленческому работнику повысить уровень эффективности своей работы путем увеличения (расширения) объема работ. Прин­ципиальное отличие компьютерных информационных технологий от ранее существовавших (машинопись, связь по телефону, запись на диктофон и др.) состоит не только в автоматизации процессов изме­нения формы или местоположения информации, но и в изменении ее содержания.

Можно выделить две стратегии разработки реализации совре­менных информационных технологий в управленческой деятель­ности:

информационная технология приспосабливается к организа­ционной структуре в ее существующем виде, и происходит лишь локальная модернизация сложившихся методов работы. Коммуни­кации развиты слабо, и рационализируются только рабочие места. Происходит распределение функций между техническими работ­никами (операторами), специалистами (администраторами): слия­ние функций сбора и обработки информации (физический поток документов) с функцией принятия решений (информационный поток);

организационная структура модернизируется таким образом, чтобы информационная технология дала наибольший эффект. Ос­новной стратегией являются максимальное развитие коммуникаций и разработка новых организационных взаимосвязей, ранее экономи­чески нецелесообразных. Продуктивность организационной струк­туры возрастет, так как рационально распределяются архивы дан­ных, снижается объем циркулирующей по системным каналам ин­формации и достигается сбалансированность эффективности каждо­го управленческого уровня и объема решаемых задач.

Итак, первая стратегия ориентируется на существующую струк­туру учреждения (степень риска от внедрения сводится к минимуму, ибо затраты минимальны и организационная структура не рациона­лизируется); вторая - на будущую структуру (система расширяется строго в соответствии с потребностями и возможностями организа­ции). Для обеих стратегий принципиально меняется подход к ис­пользованию информационной техники: происходит ее перемеще­ние с периферии информационной активности учреждения (отда­ленные вычислительные центры, множительные и машинописные бюро, централизованные архивы и т.п.) непосредственно внутрь уч­реждения, где информация перерабатывается и принимаются ре­шения. Тем самым ликвидируется разрыв между информационной и организационной структурой.