Название: Организация работы с документами - Шмелев А.Г.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 802

Основной недостаток ранее существовавшей информационной технологии состоял в необходимости непрерывных конверсии ин­формации, адаптируемых к конкретным технологическим методам и техническим средствам. Любое самое оперативное решение, прежде чем оно дойдет до исполнителей, «вязнет» (теряет свою информационную энергию) на этапах традиционной информаци­онной технологии. Микропроцессорная техника, являющаяся ос­новой новой информационной технологии, позволяет максималь­но интегрировать информационные процессы в учреждении пу­тем перевода их на единый процесс обработки. При этом за счет универсальности используемых технических средств обеспечива­ется не только технологическая и методическая интеграция, но и организационная (физическая) интеграция информационных сис­тем и процессов в виде широкой сети автоматизированных рабо­чих мест.

Для новой информационной технологии характерны:

работа пользователя в режиме манипулирования (не программи­рования!) данными. Пользователь должен «видеть» (средства вывода: экран, принтер) и «действовать» (средства ввода: клавиатура, «мышь», сканер), а не «знать» и «помнить»;

сквозная информационная поддержка на всех этапах прохожде­ния информации на основе интегрированной базы данных, предус­матривающая единую унифицированную форму представления, хра­нения, поиска, отображения, восстановления и защиты данных;

безбумажный процесс обработки документа, при котором на бумаге фиксируется только окончательный вариант документа, а промежуточные версии и необходимые данные записанына машин­ные носители и доводятся до пользователя через экран видеотерми­нала;

интерактивный (диалоговый) режим решения задачи с широки­ми возможностями для пользователя;

возможности коллективного исполнения документов на основе группы автоматизированных рабочих мест, объединенных средства­ми коммуникаций;

возможность адаптивной перестройки формы и способа пред­ставления информации в процессе решения задачи.

Итак, в основу концепции новой информационной технологии, базирующейся на широком применении массовой компьютерной техники, должны быть положены три основных принципа: интегри-рованность, гибкость и интерактивность.

Литература к главе 14

1. Гейман Л.М. Этапы развития информатики как системы знаний//Микропроцессорные средства и системы, №3, 1989. — с. 31 - 34.

2. Информационные системы в экономике: Учебник / Под ред. проф. В.В. Дика. — М., Финансы и статистика, 1996. — 272 с.

3. Информационные технологии в промышленности / Ю.Г. Да­нилевский, И.А. Петухов, B.C. Шибанов. — Л., Машиностроение. Ленингр. отд-ние, 1988. — 283 с.

4. Компьютерные технологии обработки информации: Учеб. пособие / С.В. Назаров, В.И. Першиков, В.А. Тафинцев и др.; Под ред. С.В. Назарова. — М., Финансы и статистика, 1995. — 248 с.

Глава 15 СРЕДСТВА

ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ТЕХНИКИ

15.1. Назначение средств организационной

           техники

Документационное обеспечение управленческого труда реализу­ется путем делопроизводственного обслуживания деятельности ап­парата управления. Осуществление документационных процессов связано с созданием, хранением, передачей и использованием боль­ших массивов документированной информации. Сокращение трудо­затрат, связанных с этими процессами, и повышение качества рабо­ты с документной информацией достигаются различными путями. Наиболее эффективный путь — это внедрение в практику делопроиз­водственной деятельности офиса технических средств информаци­онных технологий, в том числе и средств организационной техники (оргтехники).

При этом необходимо иметь в виду, что применение техничес­ких средств при работе с документированной информацией приво­дит к возникновению новых, более качественных данных, зафикси­рованных в той или иной форме, максимально подготовленных для последующего использования в ходе реализации управленческих процедур офисной деятельности.