Название: Организация работы с документами - Шмелев А.Г.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 802

Факс-модем не эквивалентен по своим функциональным воз­можностям факсимильному аппарату. Основное отличие заключает­ся в том, что в состав факсимильного аппарата всегда входит скани­рующее устройство, обеспечивающее считывание любого контраст­ного изображения с листа бумаги, а плата — только передачу изобра­жений или текста, хранящихся в цифровом виде в памяти компью­тера. Кроме того, плата является не самостоятельным устройством, а расширением персонального компьютера и может функционировать лишь при включенном состоянии последнего. Внешние устройства воспринимают факс-модем как факсимильный аппарат группы 03 (по классификации МККТТ), т.е. плата эмулирует факсимильные аппараты указанной группы.

Системы транспортировки сообщений между людьми с помо­щью компьютеров очень часто называют системами электронной почты. В электронной почте транспортная служба имеет дело с фай­лами, обрабатываемыми компьютерами, а не с бумагой, транспорти­руемой с помощью различных физических средств, как это делается в классических почтовых системах. С учетом этого определим элек­тронную почту как службу почтовой связи, в которой доставка сооб­щений осуществляется электронными методами с помощью компью­теров.

Электронная почта — наиболее простое средство организации взаимодействия между удаленными абонентами и может рассматри­ваться как компьютерный аналог обычной почты.

Высокаяскорость передачи информации и надежность (при от­носительно низкой стоимости услуг) позволяют электронной почте качественно изменить роль почтовой коммуникации. Появляется уникальная возможность быстро ознакомить любой круг корреспон­дентов (как бы далеко друг от друга они ни находились) с различны­ми документами, проектами и т.п., оперативно получить реакцию на эти материалы, при необходимости повторить такой процесс много­кратно. Возникновению электронной почты способствовало также увеличение объема деловой переписки и широкое внедрение в дело­производство оборудования для автоматизации подготовки и обра­ботки документов. В результате большая часть учрежденческой кор­респонденции может быть доставлена получателю не в виде ориги­нала сообщения, а в виде его копии с использованием средств эле­ктросвязи. Электронная почта заменяет физическую транспортиров­ку сообщений передачей их содержания. Адресат получает сообще­ние в виде твердой копии на бумаге или в виде изображения на эк­ране терминала.

Особенностью обычной и электронной почт является то, что при пересылке информации обе системы обеспечивают почтовый сер­вис, базируясь на служебной почтовой информации. Пересылаемая по электронной почте информация называется сообщением или письмом.

Основной информационный поток в системе электронной поч­ты приходится на локальные сети, которые обычно связывают ПК, находящиеся в одном учреждении. Это дает возможность объеди­нить и рационально использовать компьютерные ресурсы, а также резко сократить бумажный документооборот.

Локальная сеть возникла в связи с необходимостью передавать данные с высокой скоростью в пределах небольшой территории, например одного здания или группы зданий, при значительно мень­ших затратах вместо использования для передачи данных сетей об­щего пользования. Локальные сети позволяют пользователям сочетать преимущества автономной обработки информации с возможно­стями индивидуального доступа к общим информационным ресур­сам офиса, а также к внешним ресурсам.

К основным требованиям, предъявляемым к сетям, относятся: простота использования, высокая скорость передачи информации, низкая стоимость и соблюдение секретности. При организации ло­кальной сети разработчик обычно сталкивается с выбором: передаю­щей среды; конфигурации сети и протоколов, управляющих ее рабо­той; инструментальных средств. Кроме того, следует выбрать метод передачи сообщений в сети. Известны и используются три метода передачи.

Метод передачи с приоритетным доступом. С терминала посту­пает запрос на передачу информации, и ему предоставляется во вре­менное пользование канал. Все остальные терминалы ожидают окон­чания сеанса передачи.

Метод с челночным опросом. В сети циркулирует информаци­онный пакет с пустым интервалом и опрашивает все терминалы о необходимости передачи информации. Если такая потребность име­ется, движущийся интервал подхватывает возможный для передачи информационный пакет и переносит его адресату.

Метод пакетов-маркеров. Этот метод подобен контейнерным перевозкам, когда подготовленное к передаче сообщение «конверти­руется» в пакеты с адресом и ждет оказии с транспортером, которым в данном случае является маркированный интервал времени. Этот интервал может использоваться только одним терминалом.

Локальная сеть, как правило,.создается на одном из трех типов соединения элементов в сеть: звезда, кольцо и шина. Возможны и гибридные построения типа шина — звезда или кольцо — звезда.

15.7. Прочие средства оргтехники

К банковской оргтехнике относятся специализированные маши­ны и устройства, предназначенные для обработки купюр, монет, раз­личного рода пластиковых кредитных и прочих карт. Технология обработки наличности в современном банке подразумевает, как ми­нимум, четыре этапа: прием, учет и обработка наличности, упаковка денег для длительного хранения (касса пересчета), обмен и/или раз­мен иностранных валют (обменный пункт) и, наконец, выдача на­личных денег клиентам банка (касса выдачи). Первые три этапа тре­буют также проверки подлинности банкнот.

На всех перечисленных участках банковского производства воз­никают похожие задачи, а именно: снижение трудозатрат, уменьшение риска ошибок или злоупотреблений со стороны персонала, об­легчение контроля за движением средств, систематизация сведений о поступлении и расходе наличности и т.п.

Решение этих задач невозможно без высококлассной организа­ционной техники.

К техническим средствам, помещенным в группу «Другие сред­ства оргтехники», относятся такие, которые не могут быть однознач­но отнесены к какой-либо другой группе: сканеры, компьютерные аксессуары, в т.ч. средства защиты при работе на ПК и средствах оргтехники и пр.

Сканерами называются устройства для оптического считывания и ввода в компьютер документов, выполненных на бумажных (или «твердых») носителях, т.е. создание в компьютере электронной ко­пии изображения. Изображение может быть текстом, рисунком, фотографией, диаграммой и пр.