Название: Организация работы с документами - Шмелев А.Г.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 802

При всем разнообразии видов и форм документов, реально циркулирующих в советских учреждениях, продолжали оставаться неупорядоченными по форме и содержанию потоки документа­ции. В этой связи к концу 20-х гг. остро встала проблема их уни­фикации и стандартизации. В ИТУ организовали специальное структурное подразделение, занимавшееся этими вопросами на общесоюзном уровне — Кабинет стандартизации. Им были разрабо­таны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Стандартизировались материалы, при­меняемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишу­щих машинок и т.п.); средства и предметы конторского труда, включая офисную мебель. Успешной была деятельность Кабинета по стандартизации форматов бумаги (использовался, в частности, опыт Германии).

В 20-е гг. развивались и системы специальной документации. С учетом полного доминирования концепции построения социализма акцент был сделан на документировании таких функций, как плани­рование, учет, контроль. В феврале 1921 г. образована Государствен­ная общеплановая комиссия (Госплан РСФСР), решавшая задачу вы­работки общехозяйственного плана с учетом перспективного и теку­щего развития отраслей и отдельных предприятий. Постепенно до­кументы, создаваемые в сфере планирования, становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по фор­ме. В конце 20-хгг. появляются планы комплексного развития на­родного хозяйства СССР на пятилетие. Первый такой план разрабо­тан и принят в 1928 г. В соответствии с утвержденными пятилетними планами предприятия и организации составляли свои планы с разбивкой по годам. Они представляли собой развернутую программу производственно-финансовой деятельности.

Статистическая документация - важный и эффективный инст­румент в управлении хозяйством. Уже в июле 1918 г. были сформи­рованы центральные (ЦСУ) и местные органы статистики, которые проводили обследования по состоянию и перспективам развития со­ветской экономики. В это время шла интенсивная работа по органи­зации текущей статистики промышленности, форме периодичной отчетности по специальным бланкам. В декабре 1926 г. проведена первая Всесоюзная перепись населения. В качестве документальной основы использовались личные, посемейные и нехозяйственные - бланки. Статистическая документация была единообразной по фор­ме и включаемым показателям.

Бухгалтерская документация, отражая и фиксируя движение финансовых средств, уже в силу своей специфики должна быть уни­фицирована в большей мере, чем другие системы. Эта задача, в ос­новном, и решалась исследователями. При рационализации объем­ных массивов бухгалтерской документации широко использовался опыт царской России, западноевропейских стран. Правильная орга­низация учета на всех уровнях управления, совершенствование учет­ных форм документации - таковы актуальные вопросы развития бух­галтерского учета и его документирования в рассматриваемый пери­од.

В 30-е гг. формируется и укрепляется жесткая, централизован­ная административно-командная система управления, исключающая возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства. В результате рушатся структу­ры, занимавшиеся исследованиями вопросов НОТ и делопроизвод­ства; ликвидируются практически все крупные научно-исследова­тельские внедренческие центры, а их руководители в лучшем случае заканчивают свою жизнь в полном забвении, в худшем - репресси­руются. Атмосфера этого периода наиболее ярко проявлялась в со­циальных заказах власти науке - в частности, усилия были направ­лены на «закрепощение» правовыми средствами населения страны. В этих целях, например, совершенствовалась система учета совет­ских граждан.

Конституция 1936 г. существенно изменила политическую сис­тему, иерархию и полномочия высших органов власти. Верховный Совет СССР стал высшим и единственным законодательным орга­ном, таких прав лишились Съезд Советов СССР, ЦИК СССР и его Президиум, СНК СССР. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов документов для каждой иерархической структуры. Указанные нововведения упростили и упорядочили процессы документирования в высших эшелонах власти.

Значительное сокращение масштабов исследований в области управления и делопроизводства не означает, что в 30-е гг. работы в этой сфере прекратились. Усилия ученых и практиков реализовались в дея­тельности только отдельных крупных ведомств, где издавались отрас­левые, нормативные и методические материалы;, инструкции по веде­нию делопроизводства, указания, правила и т. п. В этот период прово­дились исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования. Определенные успехи были достигнуты в рационализации бухгалтерской и кадровой документации, предприни­мались неоднократные попытки властных структур изменить к лучше­му работу с заявлениями, жалобами и письмами трудящихся.

Отсутствие единого методического центра по координированию работы учреждений в области управления и делопроизводства, раз­нобой в деятельности ведомств и организаций в вопросах докумен­тирования поставили на повестку дня проблему концентрации в общегосударственном масштабе научных сил и их организационного оформления. В 1941 г. собирается Первое межотраслевое совещание по оргтехнике. В проекте программы, выдвинутой участниками со­вещания, нашли широкое отражение следующие вопросы докумен-тационного обеспечения управления:

создание организационно-методического центра для руководст­ва постановкой делопроизводства;

разработка нормативной базы деятельности служб делопроизвод­ства;

механизация труда «канцелярских» работников;

проведение унификации и трафаретизации управленческой до­кументации;

установление единой системы подготовки и переподготовки ра­ботников делопроизводства;

создание всесоюзного научно-исследовательского института для разработки комплекса проблем документационного обеспечения.

Однако практической реализации выдвинутой программы поме­шала начавшаяся Великая отечественная война.

1.6. История управления и делопроизводства

         в 1945—1990 гг.

Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и пробле­мы восстановления народного хозяйства после окончания войны от­теснили на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнести к нача­лу 60-х гг. Утверждение некоторых исследователей относительно качественного повышения уровня разработок в этой области по срав­нению с периодом 20-х гг. представляется малодоказательным и спра­ведливо лишь отчасти для исследований по проблемам управления и документационного обеспечения управления, проведенных в 70-х гг. Негативная оценка базируется, прежде всего, на сопоставлении до­стижений мировой науки и практики по управлению и развитию ин­формационных технологий в этой области. Особенно остро и зримо отставание нашей страны выявилось в 80 - 90-е гг., когда теоретиче­ские разработки в области кибернетики, математических методов уп­равления, информатики и технической элементной базы привели к широкой информатизации общественно-политической и экономи­ческой жизни промышленно развитых стран Запада, внедрению в реальную управленческую деятельность новых технологий, к разра­ботке концепции «безбумажного офиса». Это отнюдь не умаляет достижений отечественной науки в области управления, НОТ, документоведения, в разработке комплекса теоретических и прикладных проблем - создание системы стандартов по документации, Единой государственной системы документации (ЕГСД), общесоюзных клас­сификаторов, унифицированных систем документации, совершен­ствование специальных систем документации, рекомендации НИИ труда по нормированию и оптимизации деятельности управленчес­ких работников.