Название: Организация работы с документами - Шмелев А.Г.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 802

10. Шаблоны. Табличные процессоры, как и текстовые, позво­ляют создавать шаблоны рабочих листов, которые применяются для создания бланков писем и факсов, различных калькуляций. Если шаблон создается для других пользователей, то можно раз­решить заполнять такие бланки, но при этом не менять форму бланка.

11. Связывание данных. Абсолютная и относительная адресации являются характерной чертой всех табличных процессоров, в совре­менных системах 'они дают возможность работать одновременно с несколькими таблицами, которые могут быть тем или иным образом связаны друг с другом. Например, трехмерные связи, позволяющие работать с несколькими листами, идущими подряд; консолидация рабочих листов, с ее помощью можно обрабатывать суммы, средние значения и вести статистическую обработку, используя данные раз­ных областей одного рабочего листа, нескольких рабочих листов и даже нескольких рабочих книг; связанная консолидация позволяет не только получить результат вычислений по нескольким таблицам, но и динамически его пересчитывать в зависимости от изменения исходных значений.

12. Вычисления. Для удобства вычисления в табличных процессо­рах имеются встроенные функции, а именно: математические, ста­тистические, финансовые, функции даты и времени, логические и др. Менеджер функций позволяет выбратьнужную функцию и, под­ставив значения, получить результат.

13. Деловая графика. Трудно представить современный таблич­ный процессор без возможности построения различного типа дву­мерных, трехмерных и смешанных диаграмм. Насчитывается бо­лее 20 различных типов и подтипов диаграмм, которые можно построить в современной системе данного класса. Возможности оформления диаграмм также многообразны и доступны, напри­мер вставка и оформление легенд, меток данных; оформление осей — возможность вставки линий сеток и др. Современные системы работы с электронными таблицами снабжены такими мощ­ными средствами построения и анализа деловой графики, как вставка планок погрешностей, возможность построения тренда и выбор функции линии тренда.

14. Выполнение табличными процессорами функций баз данных. Эта возможность обеспечивает заполнение таблиц аналогично заполне­нию базы данных, т.е. через экранную форму; защиту данных, сорти­ровку по ключу или по нескольким ключам, обработку запросов к базе данных, создание сводных таблиц. Все современные программы работы с электронными таблицами включают средства обработки внешних баз данных, которые позволяют работать с файлами, со­зданными, например, в формате dBase или PARADOX или других форматах.

15. Моделирование. Подбор параметров и моделирование -одни из самых важных возможностей табличных процессоров. С помощью простых приемов можно находить оптимальные реше­ния для многих задач. Методы оптимизации варьируют от про­стого подбора (при этом значения ячеек-параметров изменяются так, чтобы число в целевой ячейке стало равным заданному) до метода линейной оптимизации со многими переменными и огра­ничениями. При моделировании иногда желательно сохранять промежуточные результаты и варианты поиска решения. Это мож­но делать, создавая сценарии, которые представляют собой опи­сание решаемой задачи.

16. Макропрограммирование. Для автоматизации выполнения ча­сто повторяемых действий можно воспользоваться встроенным язы­ком программирования макрокоманд. Разделяют макрокоманды и макрофункции. Применяя макрокоманды, можно упростить работу с табличным процессором и расширить список его собственных ко­манд. При помощи макрофункций можно определять собственные формулы и .функции, расширив набор функций, предоставляемый системой. В простейшем случае макрос — это записанная последова­тельность нажатия клавиш, перемещений и щелчков кнопками мыши. Эта последовательность может быть «воспроизведена», как магнитофонная запись. Ее можно обработать и каким-то образом изменить. Например, организовать цикл, переход, подпрограмму. Современные программы обработки электронных таблиц позволяют пользователю создавать и использовать диалоговые окна, которые по своему внешнему виду и удобству работы не отличаются от суще­ствующих в системе, что делает диалог с макрокомандой максималь­но удобным.

18.2. Основные требования к оформлению

           табличных документов

В основе табличного документа лежит понятие таблица.

Таблица - это организованный в вертикальные колонки (графы или столбцы) и горизонтальные строки словесно-цифровой матери­ал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент которой — со­ставная часть и столбца и графы[1].

Таблица (польск. tablica < лат. tabula доска, таблица) — 1) пере­чень сведений, цифровых данных, запись их в известном порядке, по графам; 2) печатный материал, сгруппированный в виде несколь­ких столбцов (граф), имеющих самостоятельные заголовки и отде­ленных друг от друга линейками[2].

На пересечении столбца и строки устанавливается графическая смысловая связь между понятием, объединяющим материал в стро­ку, и понятием, объединяющим материал в столбец, что позволяет выявить ее без мысленного перевода в словесную форму и сущест­венно облегчить усвоение и анализ организованных в таблицу дан­ных.

Существуют определенные условия, при которых организация

материала в таблицу не имеет смысла:

в таблице нет надобности, если включаемые в нее данные.не носят справочного характера, образуют лишь одну строку, из кото­рой используется далеко не вся информация;

таблица уступает организации данных в виде текста,"когда ради нескольких числовых данных приходится строить сложную по струк­туре заголовочную часть, занимающую много места и требующую значительных усилий при ее восприятии;

таблицу рекомендуется заменить графиком или диаграммой, если необходимо наглядно продемонстрировать характер протекания про­цесса, выявить структуру, показать соотношение частей.

Логически таблица состоит из подлежащего и сказуемого. Под­лежащее - это наименование того явления или объекта, рассмотре­нию которого посвящена таблица. Сказуемое — это совокупность характеристик, указанных в подлежащем объектов. Структура табли­цы представлена на примере таблицы 18.1.