Название: Организация работы с документами - Шмелев А.Г.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 802

2. Точка в конце текста в ячейке прографки не ставится.

3. При повторении текста в нижестоящих ячейках прографки он заменяется по тем же правилам, что и повторяющиеся заголовки боковика.

Линейки в прографке. Они предназначены для разделения граф и оформляются следующим образом:

1. Линейки в прографке не обязательны и могут быть заменены на пробелы.

2. В сдвоенных, строенных таблицах каждая повторяемая часть отделяется от другой обычно двойными линейками.

Примечания к таблице. Оформляются следующим образом:

1. Если примечания необходимы к подавляющей части строк таблицы и их объем невелик, то они оформляются в виде отдельной графы.

2. Если примечания относятся только к части строк или они велики по объему, то они размещаются под таблицей.

3. Примечания связываются с соответствующими местами табли­цы ссылками (цифрами или звездочками в виде верхних индексов).

4. Если примечания относятся к таблице в целом или к ее частям в целом, то они оформляются как внутритекстовые.

18.3. Основные понятия и технология работы с

            табличными процессорами

При загрузке табличного процессора обычно открывается рабочееокно, отображающее инструментальные панели, информационные поля и собственно электронную таблицу. Отображаемая электронная таблица, как правило, является одной из многих, объединенных в кни­гу или блокнот, являющихся объектом хранения в отдельном файле. В связи с этим отдельная таблица именуется рабочим листом.

18.3.1. Структура рабочего окна

Рабочее окно современного табличного процессора состоит из следующих элементов:

1. Строка заголовка.

Строка заголовка содержит имя программы, имя текущего фай­ла (книги или блокнота) и кнопки управления окном, состав и на­значение которых определяется операционной средой, в которой работает табличный процессор.

2. Строка меню.

В строке меню расположены имена основных групп команд и инструментальных средств табличного процессора, каждой из кото­рых соответствует собственное выпадающее меню, детализирующее возможности управления электронными таблицами.

3. Пиктографические меню.

Пиктограммы, объединенные в инструментальные панели, пред­назначены для вызова наиболее часто используемых команд. Количе­ство и состав пиктографических меню определяются пользователем.

4. Строка ввода (редактирования).

Строка ввода (редактирования) предназначена для ввода и изме­нения данных в ячейках электронной таблицы. Она содержит имя рабочего листа и адрес активной ячейки, в которой расположен ука­затель ячеек в виде рамки, окружающей ячейку. Указатель ячеек можно перемещать по рабочему листу с помощью мыши или клавиш управления курсором.

5. Рабочий лист.

Рабочий лист отображает собственно электронную таблицу и разбит на ячейки, которые образуют прямоугольный массив и коор­динаты которых определяются путем задания их позиции по верти­кали (в столбцах) и по горизонтали (в строках). Столбцы обознача­ются буквами латинского алфавита (А, В, С ... Z, АА, АВ, АС ... AZ, ВА, ВВ ...), а строки — числами натурального ряда. Так, D14 обозна­чает ячейку, находящуюся на пересечении столбца D и строки 14, а CD99 — ячейку, находящуюся на пересечении столбца CD и строки 99. Имена столбцов всегда отображаются в верхней строке рабочего листа, а номера строк — на его левой границе.

6. Линейки прокрутки.

На экране, как в окне, всегда виден лишь фрагмент активного рабочего листа. Это окно можно передвигать по рабочему листу с помощью линеек прокрутки, которые расположены в правой (верти­кальная линейка прокрутки) и нижней части листа справа (горизон­тальная линейка прокрутки). Еще одна маленькая линейка, располо­женная слева в нижней части рабочего листа, предназначена для перехода от одного рабочего листа к другому. Каждый рабочий лист имеет корешок с именем. Выбрав и активизировав конкретный ко­решок, можно продолжить работу на соответствующем этому кореш­ку рабочем листе документа.

7. Делители окна.

Они расположены в концах линеек прокрутки и с их помощью можно разделить активный рабочий лист по горизонтали или по вертикали. Это позволяет одновременно увидеть на экране несколь­ко рабочих листов и обработать их по фрагментам.

8. Строка сообщений.

В строке сообщений отображается информация о текущем со­стоянии таблицы и программы и о результатах выполняемых опера­ций. При выборе какой-либо команды в строке сообщений появля­ются краткие сведения о ее назначении.

18.3.2. Ввод и редактирование данных

После запуска табличного процессора и появления рабочего окна обычно устанавливается режим ввода данных в ячейки таблицы (рабочего листа). Как уже указывалось, одна из ячеек является текущей или активной (она отображается указателем в виде утолщенной рам­ки или прямоугольника с иным цветом фона) и именно в нее будет вводиться информация с клавиатуры.

При необходимости редактирования данных в процессе ввода следует использовать клавиши Del и Backspace. Если же возникает необходимость изменения данных, уже имеющихся в ячейке, необ­ходимо перейти в режим редактирования. Это может быть осуществ­лено двумя способами: либо нажатием соответствующей функцио­нальной клавиши, либо установкой и активизацией указателя мыши на строке ввода.