Название: Организация работы с документами - Шмелев А.Г.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 802

0211072 1 Заявление в финансовые органы об открытии расчет­ного счета.

Код унифицированной формы документа в ОКУД состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступе­нями.

Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

блока идентификации;

блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы производится через классификацию. Код унифицированной формы документа в ОКУД строится следующим образом.:

XX XX XXX X

Здесь первые две цифры обозначают класс форм, следующие две цифры - подкласс форм, следующие три цифры - регистрационный номер; последняя цифра — контрольное число.

Например, код Расчетной ведомости по страховым взносам и Пенсионный фонд - 09010046 читается таким образом:

09 - Унифицированная система документации Пенсионного фонда;

01 - Документация по учету и распределению средств;

004 - Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд;

6 - Контрольное число.

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации:

первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифи­цированной формы документа к соответствующей унифицирован­ной системе документации;

третий и четвертыйзнаки (подкласс форм) - общность содержа­ния множества форм документов и направленность их использова­ния;

пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер уни­фицированной формы документа внутри подкласса;

восьмой знак - контрольное число.

Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы доку­мента.

Кроме того, в Унифицированной системе отчетно-статистиче­ской документации (06 класс), помимо кодового обозначения уни­фицированной формы документа, контрольного числа и наимено­вания формы, содержатся также «индекс» и «периодичность» пред­ставления в связи с необходимостью обеспечения преемственнос­ти обозначений, сложившихся в органах государственной статис­тики.

Коды ОКУД в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицирован­ные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» про­ставляются в унифицированных формах документов.

    2.6. Государственная система документационного

  обеспечения управления.

  Основные требования к документам

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления - ГСДОУ.

ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливаю­щих единые требования к документированию управленческой дея­тельности и организации работы с документами в органах государст­венного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждени­ях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота орга­низаций, сокращение количества и повышение качества докумен­тов, создание наиболее благоприятных условий для применения тех­нических средств и современных технологий сбора, обработки, ана­лиза информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ распространяется на все системы документации органов го­сударственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учрежде­ний, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документи­рования управленческой деятельности, организации работы с доку­ментами, механизации и автоматизации работы с документами, ор­ганизации службы документационного обеспечения управления. Раз­дел «Документирование управленческой деятельности» содержит положения, определяющие состав управленческих документов, ос­новные направления и порядок проведения унификации и стандар­тизации документов, оформления реквизитов управленческих доку­ментов, включая машиночитаемые документы и машинограммы, а также общие требования к составлению текстов документов. Раздел «Организация работы с документами» устанавливает принципы и порядок организации документооборота учреждения, построения информационно-поисковой системы по документам учреждения, контроля исполнения документов и подготовки документов к пере­даче в ведомственный архив на хранение.

Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспечения путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству (документационному обеспечению управления), методик, правил, рекомендаций по различным аспектам делопроиз­водства, проведения унификации состава и формы управленческих документов и др. Положения ГСДОУ получили развитие примени­тельно к соответствующему уровню управления в Типовой инструк­ции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, разработанной в 1993 г.

2.7. Нормативные документы по труду

         и охране труда

Нормативные документы по труду и охране труда являются ос­нованием для определения затрат времени на выполнение конкрет­ных работ по делопроизводству, расчета численности работников, объемов выполняемых ими заданий, создания благоприятных усло­вий труда.