Соколов 341 12 56

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27).

Данный реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и исполь­зования в справочных целях.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первой странице документа.

Данный реквизит включает в себя:

слово «В дело» и номер дела, в котором будет храниться доку­мент с указанием года;

при отсутствии копии ссылка на номер и дату ответного доку­мента (если таковой имеется), который свидетельствует об исполне­нии;

краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении;

подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.

Например:

В дело 12-25 за 1998 г.

Николаева 24.05.98

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию (28).

По возможности ставится на первом листе входящих доку­ментов, как правило, с помощью штампа. Данный реквизит вклю­чает в себя: наименование получающей организации, дату поступ­ления документа, его входящий регистрационный номер. Напри­мер:

АО «Эталон»

Дата 27.06.98

Вх. № 14

Отметка для автоматического поиска документа (29).

Данный реквизит может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ и другие поисковые дан­ные.

4.3. Бланки документов

Конкретный набор реквизитов для каждого документа опреде­ляется его разновидностью. Отдельные реквизиты являются обяза­тельными для каждого документа, независимо от его вида.

К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоян­ные реквизиты. Они заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом, с помощью компьютера или (реже) специ­ального штампа, и образуют официальный бланк документа.

Бланк — это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной. Приме­нение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление до­кумента, повышает культуру документационного обеспечения управ­ления.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица, установлены следующие виды бланков документов:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа.

Разработка специального бланка для писем связано с тем, что в письме необходимо указывать адресные данные предприятия. В бланке для письма могут быть проставлены следующие реквизи­ты: герб, эмблема предприятия, код по ОКПО, код по ОКУД, на­именование министерства или ведомства, наименование предпри­ятия, адресные данные. Кроме того, в бланке ограничительными отметками - черточками и уголками - отмечают места для таких реквизитов, как: дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, место адресата, заголовок к тексту, отметка о контро­ле. Такими же ограничительными метками могут быть отмечены поля документа.