Название: Организация работы с документами - Шмелев А.Г.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 802

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и раз­биваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область рас­пространения, основания для разработки и другие сведения общего ха­рактера. В тексте инструкции используются слова «должен», «следует»,-«необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.п.

Инструкции оформляются на общем бланке организации. В за­головке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например: «Инструкция о ведении бухгалтерского учета на предприятии».

Инструкция подписывается руководителем структурного подраз­деления, разработавшим ее, и подлежит утверждению. Инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юридической службой, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание инструк­ции. Утверждаются инструкции руководителем организации.

Документы инструктивного характера могут также называться «Правила», «Положение».

5.2. Система плановой документации

5.2.1. Назначение и состав плановой документации

Планирование деятельности учреждения - важнейшая функция управления,позволяющая сделать работу учреждения максимально эффективной. Планируя деятельность, учреждение достигает постав­ленные цели с наименьшими затратами времени, материальных и трудовых ресурсов, наиболее целесообразным и экономичным обра­зом.

Результаты планирования фиксируются в плановых документах, различных по содержанию и форме. Плановые документы обычно имеют следующие названия: план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема. Программы и генеральные схемы, как правило, носят комплексный характер, их содержание может за­трагивать интересы нескольких органов исполнительной власти, ор­ганизаций, учреждений, предприятий, территорий. Эти документы позволяют решать сложные проблемы, требующие согласованных действий ряда министерств, ведомств, организаций. Программа или генеральная схема формулирует основные направления и общее со­держание работ, выполнение которых обычно рассчитано на доста­точно длительный срок. Это, как правило, более масштабные доку­менты по сравнению с планом.

Особенность плановых документов в том, что они всегда состав­ляются на какой-либо определенный срок, например, несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретно­го вида работ, срок которого установлен распорядительным докумен­том или договором.

Плановые документы разрабатываются на федеральном уровне, отраслевом, территориальном, в отдельной организации. Плановые документы разрабатываются как при необходимости решения слож­ных комплексных проблем, так и для правильной организации теку­щей деятельности.

Федеральные планы, программы, генеральные схемы разрабаты­ваются по решению Правительства Российской Федерации одним или несколькими министерствами или ведомствами. При разработке федеральной программы, плана или генеральной схемы несколькими органами исполнительной власти одно из них выступает ответст­венным за разработку. Проекты федеральных программ, планов и генеральных схем до их представления в Правительство Российской Федерации на утверждение в обязательном порядке проходят стадию согласования со всеми заинтересованными учреждениями. Утверж­даются федеральные программы, планы и генеральные схемы поста­новлениями Правительства Российской Федерации.

Отраслевые планы и программы разрабатываются федеральным органом исполнительной власти, они рассчитаны на выполнение подведомственными учреждениями и организациями. При наличии федеральных планов, программ и генеральных схем их положения конкретизируются в отраслевых планах и программах. Отраслевые планы и программы разрабатываются управлениями и отделами фе­деральных органов исполнительной власти с привлечением специа­листов и заинтересованных организаций, в том числе и подведомст­венных. Они утверждаются руководителем федерального органа ис­полнительной власти (министерства или ведомства) и являются обя­зательными для выполнения. Контроль за их выполнением осуще­ствляется соответствующим федеральным органом исполнительной власти.

Территориальные программы, планы, схемы разрабатываются администрациями краев, областей, районов, городов и других терри­ториальных образований и действуют в рамках территории. Как пра­вило, они касаются вопросов социального и экономического разви­тия и благоустройства территорий.

Планирование деятельности отдельной организации, как прави­ло, осуществляется в форме плана, программы или графика. Планы и программы могут разрабатываться как на длительный срок (до нескольких лет), так и для планирования текущей деятельности.

Текущая деятельность организации планируется, как правило, в форме годовых и квартальных планов работы управлений, отде­лов, групп, служб, в форме планов и программ командировок, графиков отпусков, а также планов выполнения отдельных специ­ализированных видов работ, наиболее важных и существенных для деятельности организации. При наличии в учреждении коллегий, советов, комиссии (временных или постоянных) их деятельность также планируется.

Источниками для составления планов являются: федеральные и отраслевые планы, программы, генеральные схемы, организацион­но-правовые документы учреждения, распорядительная документа­ция, решения коллегиальных и совещательных органов, предложе­ния, докладные записки, справки и другие информационные и аналитические материалы, поступающие от других подразделений и служб.

Разрабатываются плановые документы руководством с привле­чением квалифицированных специалистов. Планы работы подразде­лений утверждаются вышестоящим руководителем, планы работы организации в целом — ее руководителем. Планы работы коллеги­альных и совещательных органов утверждаются председателем кол­легиального или совещательного органа.