Название: Организация работы с документами - Шмелев А.Г.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 802

Если во исполнение царского указа нужно было написать грамоту, дьяк писал ее сам или давал поручение кому-нибудь из старших подьячих. Если для решения дела требовалась переписка с другими при­казами, она велась без соблюдения особых формальностей короткими «памятями» или записками подьячих одного приказа подьячим другого приказа.

При поступлении документа на нем проставлялась дата и дьяк делал помету «Выписать», что означало «Навести справки». Фактически это означало начало рассмотрения дела. Подготовкой дел к рассмотрению («докладу») занимались столы, или повытья, где дьяк или по его поручению старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответного документа (решения по делу). Роль докладчика по делу принадлежала дьяку, а решение вопроса - думным дьякам. Решение по делу принималось после его обсуждения. Думные дьяки могли согласиться с подготовленным решением, но могли и внести свои коррективы. В результате после вынесения решения дьяк «чернил» подготовленный документ, т.е. исправлял его, младший подьячий переписывал набело, подьячий «справлял», т.е. сверял беловик с черновиком, удостоверял («справлял») его своей подписью - «справой», которая выражала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику,но еще не придавала юридической силы документу. Для этого требовалась «припись» дьяка, которая свидетельствовала об ответственности за содержание документа.

Руководители приказов - судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, - не ставили своих подписей на документах. Это входило в обязанность дьяка, отвечавшего за ведение делопроизводства приказа: «а на всех делах закрепляют и помечают думные дьяки, а царь и бояре ни к каким делам ... руки не прикладывают, для того устроены они, думные дьяки». Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами. Подпись, или «припись», дья­ка была весьма своеобразна: если документ состоял из нескольких листов, дьяк «приписывал» документ на каждой склейке, проставляя по одному слогу своей фамилии на каждой склейке, чтобы буквы захватывали оба листа, что было узаконено Судебником 1550 г. Это предохраняло документ от фальсификации и подлога.

В московских приказах впервые намечается обособление окон­ченных дел от «текущих». Наряду с хранением документов в кулях, мешках, сундуках в некоторых приказах (например, Поместном при­казе) появляются шкафы для хранения документов, а затем и меры по охране документов, например снабжение сундуков замками.

 Изучение Уложения 1646 г. и целого ряда указов, принятых позже, позволяет говорить о введении норм письменного оформления различных договоров, установлении внешнего единообразия деятель­ности приказов. В Уложении перечислены неприсутственные дни - Рождество (с 24 декабря до 8 января) и вся неделя Пасхи и др.; общее количество неприсутственных дней было достаточно велико. Сно­шения приказов с городами до учреждения почты в 1666 г. осуществ­лялись с помощью нарочных; ответы воеводам отсылались не с на­рочным гонцом, а при случае.

В целом, в приказной период постепенно создается система де­лопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые фор­мы документов и приемы их составления. Однако государство, дей­ствуя отрывочными и частными мерами, не сознавая общих админи­стративных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середи­ны XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.

1.3. Система коллежского делопроизводства

Административный хаос, вызванный отсутствием в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков для производства дел, по­будил правительство искать новые формы государственного уст­ройства. После длительных поисков и переработки найденных образцов появляются новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них, определяющие точно состав, организацию, компетенцию и делопроизводство. Еще в 1699 г. Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, в 1700 г. издает указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной). В указе по этому поводу говори­лось следующее:

«... дела до нынешнего времени писали в столбцы на одной странице и в том исходило бумаги много...А как учнут писать в лист, и на обеих сторонах тетради, расходу бумаге будет меньше».

Тетради, обычно состоящие из четырех листов бумаги, сложенных пополам и сшитых ниткой, не имели переплета. Несколько тетрадей, сшитых вместе и заключенных в переплет, составляли книгу. Однако книги не всегда переплетали, так как переплет стоил дорого.

Первым новым учреждением стал Сенат - первоначально зако­носовещательный орган и орган надзора за правительственными учреждениями.

Много внимания Петр I уделил устройству сенатской канцеля­рии. Для работы в новых условиях правительство не сочло возмож­ным ограничиться старым кадровым составом (дьяками и подьячи­ми) из боязни перенесения старых приказных порядков в новые уч­реждения, и стало приглашать иностранных специалистов для заня­тия канцелярских должностей. С целью изменить старые порядки при Сенате учреждается особая должность экзекутора - для записи всех исходящих указов в особые книги и контроля за их отправкой и получением ответного рапорта об исполнении указа. При малейшей задержке исполнения указа экзекутор обязан был доносить об этом генерал-прокурору. Все пакеты, адресованные на имя Сената, при­нимал обер-секретарь, распечатывал их и докладывал членам при­сутствия. Исключение составляли пакеты с надписью «Секретно», они передавались лично генерал-прокурору Сената. Все бумаги вно­сились в реестр и передавались в столы для производства (подготов­ки к рассмотрению в заседании). По завершении подготовки дела к докладу обер-секретарь скреплял его по листам и докладывал на за­седании присутствия сенаторам. Прочтя дело, обер-секретарь давал сенаторам на размышление и обсуждение полчаса (для измерения времени он имел песочные часы). В сложных случаях обер-секретарь по просьбе сенаторов мог прибавить им полчаса и более, но так, чтобы на обсуждение дела ушло не более трех часов. После обсужде­ния сенаторы письменно записывали свое мнение, после этого фор­мулировалось и принималось решение. По приговорам Сената кан­целярия составляла указы, которые подписывались обер-секретарем. После регистрации, скрепленные государственной печатью, они от­сылались по назначению. На полученные из Сената указы все при­сутственные места и лица должны были направлять рапорт о получе­нии указа, а по исполнении - рапорт об исполнении указа. За не­присылку в Сенат рапорта полагались штрафы: за 1 месяц промедле­ния - 100 руб., за два - вдвое больше и т.д., наконец, 5-месячное промедление влекло лишение имущества и ссылку на галеры.