Название: Организация работы с документами - Шмелев А.Г.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 802

Для установления последовательности расположения форм до­кументов в Табеле необходимо решить вопрос о его внутренней структуре, поскольку именно она определяет группировку форм до­кументов по соответствующим разделам. Структура Табеля - это своего рода классификационная схема управленческих функций и задач, решаемых организацией.

Разделами Табеля могут быть наименования структурных под­разделений организации или наименования управленческих функ­ций и задач, реализуемых в деятельности учреждения. Построение Табеля по функциональному признаку - в соответствии с управлен­ческими функциями и задачами - предпочтительнее, поскольку ис­ключает необходимость корректировки Табеля при изменениях структуры организации, гораздо более частых, чем изменения в функциональном содержании деятельности. Кроме того, формиро­вание Табеля по функциональному принципу позволяет одновремен­но с совершенствованием документационного обеспечения оптими­зировать деятельность организации через построение классифика­ционной схемы ее управленческой деятельности.

Перечень разделов Табеля форм документов, построенного по функциональному принципу

1. Организация системы и процессов управления

1.1. Организационно-правовое обеспечение деятельнос­ти организации

1.2. Обеспечение законности деятельности

2. Прогнозирование и планирование деятельности 2.1. Прогнозирование деятельности организации

2.2. Планирование деятельности организации

3. Регулирование деятельности

3.1. Информационное обеспечение деятельности органи­зации

3.2. Оперативное управление деятельностью организации

4. Контроль задеятельностью

4.1. Статистическая отчетность

4.2. Ведомственная отчетность

4.3. Внутренняя отчетность (Контроль за деятельностью подразделений и работников)

5. Финансовое обеспечение

5.1. Бухгалтерский учет

5.2. Бухгалтерская отчетность

6. Материально-техническое обеспечение

6.1. Обеспечение помещением, материалами, оборудова­нием, транспортом

6.2. Эксплуатация помещения, материалов, оборудова­ния, транспорта

6.3. Обеспечение сбыта продукции

7. Научно-техническое обеспечение

7.1. Научно-исследовательская и проектно-конструкторская деятельность

7.2. Внедрение и эксплуатация технических средств

7.3. Охрана окружающей среды

7.4. Научно-техническая информация

8. Международное сотрудничество

8.1. Командирование сотрудников за рубеж

8.2. Прием зарубежных делегаций

8.3. Информационно-справочное обслуживание между­народных связей

9. Обеспечение кадрами (персоналом)

9.1. Подбор, расстановка и использование кадров

9.2. Учет личного состава

9.3. Аттестация работников

9.4. Повышение квалификации работников

9.6. Командирование сотрудников

9.7. Нормирование труда

9.8. Охрана труда

10. Документационное обеспечение

10.1. Учет и контроль исполнения документов

10.2. Хранение и использование документов

Предлагаемый перечень разделов Табеля включает типовые функции управления, присущие всем органам управления, незави­симо от конкретного содержания их основной (производственной) деятельности. Предложенная классификационная схема при разра­ботке Табеля форм документов конкретной организации должна быть дополнена функциями и задачами, отражающими основное, целевое назначение деятельности организации. В этом случае функции уп­равления, отражающие основное (целевое) содержание деятельнос­ти организации, встраиваются между блоком собственно управлен­ческих функций (функции 1-4) и функциями обеспечивающего ха­рактера (функции 5-10).

В Табель форм  документов включаются:

формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Россий­ской Федерации, органов отраслевого управления и межотраслевой координации, надведомственного надзора и контроля;

применяемые в организации формы документов, включенные в ОКУД;

внутренние формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами данной организации;

формы документов, отражающие устойчивую практику докумен­тирования, применение которых основано на сложившейся тради­ции. В последнем случае формы документов включаются в Табель только после анализа целесообразности их применения и проведе­ния соответствующей унификации.

Все отобранные формы документов классифицируются в соответ­ствии с перечнем (классификатором) функций организации, после чего сведения о формах вносятся в соответствующие графы Табеля.

В разделах и подразделах Табеля формы документов располага­ются в порядке их значимости: от общего к частному или от наибо­лее значимых к менее значимым. Например, в разделе «Регулирова­ние деятельности», подразделе «Информационное обеспечение дея­тельности» сначала указываются протоколы, акты, аналитические справки, докладные записки, затем справки информационного ха­рактера, письма и др.