Название: Организация работы с документами - Шмелев А.Г.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 802

Не допускается перегружать текст графическими сокращения­ми: не рекомендуется применять несколько графических сокраще­ний в коротком отрезке текста, например:

«Произошло повторное КЗ на 1-й секции с.ш. п/ст. 44 и отклю­чение секционного ВМ».

При включении в текст документа сокращения следует тщатель­но проанализировать:

удобно ли такое сокращение для произнесения, запоминания;

не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокра­щением для обозначения другого понятия в той же области или с названием фирмы, организации, торговым наименованием и др.

Во всех остальных случаях следует включать полную форму сло­ва наряду с сокращением.

7.2.7. Употребление языковых формул

Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных, стандартных) языко­вых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в дело­вой речи - следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограничен­ности деловой речи:

«Сообщаем, что в период с ... по ...»

«Установлено, что в период с ... по ...»

«Сообщаем, что по состоянию на ...»

«Акт составлен комиссией в составе: ...»

«Направляем (представляем, высылаем, возвращаем) Вам ...»

«НаправляемВам, согласованный с ...»

«Направляем на рассмотрение и утверждение ...»

«Проверкой установлено, что ...»

«Выражаем глубокую признательность за ...»

«Считаем целесообразным ...»

«В соответствии с договоренностью, достигнутой ...»

«Во время переговоров стороны обсудили возможности ...»

«Просим Вас рассмотреть вопрос о ...»

«Просим Вас изыскать возможность ...»

«Принимая во внимание, что ... , просим ...» и др.

Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях.

Однако кроме выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлеж­ность, например в гарантийном письме:

«Гарантируем возврат кредита в сумме ... до ...»

«Оплату гарантируем. Наш расчетный счет ...»

«Предоставление жилой площади гарантируем».

В письме-претензии:

«... в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санк­ции»

«... в противном случае дело будет передано в арбитражный суд».

В распорядительном документе:

«Контроль за выполнением (приказа, распоряжения) возлагает­ся на...»

Владение деловым стилем - это в значительной степени знание и умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содер­жание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

7.2.8. Употребление слов в одной падежной форме

Употребление однотипных падежных форм при имени сущест­вительном принято называть «нанизыванием падежей». Чаще всего в текстах документов используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже - в творительном, например:

«Предлагаем Вам варианты решений реконструкции (род. п.) систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок (род. п.) жилых и административных зданий (род. п.)».

«Полностью разделяем необходимость дальнейшего обсуждения (род. п.) конкретных аспектов (род. п.) возможного сотрудничества (род. п.) Мэрии Москвы (род. п.) и руководства финской столицы (род. п.)».

«Направляем Вам согласованный с ведомственным архивом про­ект номенклатуры дел (род. п.) Департамента ценных бумаг (род. п.) АКБ «Кузнецкий мост» (род. п.)».

Широкое использование таких конструкций, видимо, объясня­ется тем, что в деловой речи при сравнительно больших размерах предложений, в сравнении с другими стилями, исключение предло­гов позволяет сделать структуру предложения более прозрачной и легче воспринимаемой.

7.2.9. Ограниченная сочетаемость слов

Специфическая особенность деловой речи - ограниченная со­четаемость слов, проявляющаяся в ограничении возможностей слова вступать в смысловые связи с другими словами. В зависимости от того, в каком стиле речи мы употребляем то или иное слово, разли­чаются его возможности сочетаться с другими словами. Самыми ши­рокими возможностями сочетаемости обладают слова в литератур­ной или разговорной речи, но в деловом стиле они, как правило, ограничены, например:

ЖЕЛАТЕЛЬНО предоставить в пользование направить на рассмотрение передать в управление оказывать содействие осуществлять контроль вносить предложения предоставить кредит обладать правом вступать в силу пострадать в результате событий