Название: Организация работы с документами - Шмелев А.Г.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 802

После установления компетенции и ответственности, необходи­мых для решения поставленных и документе вопросов, отбираются те из них, к рассмотрению которых и определению порядка их ис­полнения следует привлечь руководство организации. Руководству, как правило, направляются документы, полученные из администра­ции Президента, правительственных органов, органов представитель­ной и исполнительной власти, документы вышестоящих управлен­ческих организаций, жалобы на действия подчиненных должност­ных лиц.

При рассмотрении документов руководителем целесообразно соблюдать ряд рекомендаций, позволяющих ускорить обработку до­кументов, избежать сбоев, утерь, создать условия для их своевремен­ного и ответственного исполнения.

Руководитель не должен задерживать документы, а тем более оставлять их у себя на неопределенный срок. Документы должны быть рассмотрены в день их поступления и в тот же день, как исклю­чение на следующий, — возвращены.

Поступать к руководителю и возвращаться после рассмотрения документы должны в строго обусловленное время.

При необходимости использования документа в будущем для руководителя по его заданию могут изготавливаться копии рассмот­ренных им документов, однако стремление к созданию «архива» проходящих через руководителя документов свидетельствует о его недоверии к работе службы документационного обеспечения.

Руководитель, как правило, не должен принимать лично доку­ментыот посетителей, подчиненных, представителей других органи­заций. В любом случае документы должны быть переданы для их экспедиционной обработки и регистрации.

Служба документационного обеспечения должна быть уведом­лена: кому документ определен на исполнение и какое решение ру­ководителем принято и зафиксировано в резолюции. В том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов.

Для информирования о содержании резолюций руководителя документы передаются его секретарю с регистрационными карточ­ками, в которые секретарь переносит резолюцию. Такой способ поз­воляет сократить время доведения документа до исполнителя и не «потерять» его при обработке.

В учреждениях, где документы рассматриваются несколькими руководителями, а служба документационного обеспечения должна быть проинформирована о местонахождении каждого документа, целесообразно использовать следующую технологию.

Секретари руководителей ежедневно по мере поступления к ним документов с резолюцией руководителя заполняют специальную информационную карту (лист, экранный формат), в которую вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе (подразделении), которому направлен документ. В конце рабочего дня информационные листы секретарей всех руководителей поступают в службу документационного обеспе­чения и на их основании дополняются сведения в информационно-поисковой системе организации. Такая технология в делопроизвод­ственной практике получила название «переметка».

После введения в информационно-поисковую систему сведений о поступивших документах, т.е. регистрации, документы передаются исполнителям. При наличии нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю, а при отсутствии таково­го -первому из состава исполнителей. Необходимость размножения документа для его исполнения и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При внедрении автоматизированной системы регистрации до­кументов и автоматизации рабочих мест в технорабочем проекте системы должен быть оговорен способ передачи информации испол­нителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам испол­няемый документ.

Обработка поступающих документов может считаться удовлетво­рительной, если документ поступает на исполнение в течение дня или на следующий день после его получения организацией.

Обработка телеграфных и телефонных сообщений (телеграмм и телефонограмм), не требующих исходя из их содержания срочного исполнения, осуществляется вместе с остальной корреспонденцией.

При необходимости срочного исполнения поступившего доку­мента предполагаемого исполнителя целесообразно ознакомить с его содержанием до прохождения документом всех стадий обработки.

8.1.3. Организация рационального движения

            документов внутри организации

В настоящее время в связи с почти повсеместной ликвидацией внутренней курьерской связи документы передаются из одного под­разделения в другое секретарями руководителей, реже - через служ­бу документационного обеспечения (канцелярию) или самими со­трудниками, но с обязательной передачей в службу документацион­ного обеспечения сведений о местонахождении документа. В обоих случаях в информационно-поисковую систему (регистрационную форму или автоматизированную базу данных) должны быть внесены изменения с указанием даты их внесения.

В целях оптимизации документопотоков целесообразно также установить единый порядок передачи документов для обработки - через лицо, ответственное задокументационное обеспечение в струк­турном подразделении.

Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром до­кумента следует поручать специально выделенному сотруднику, а если это не представляется возможным — составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Этот график может быть принят руководителем службы документацион­ного обеспечения по согласованию с руководителем организации как типовой.

Такой же типовой график может быть разработан для ознаком­ления с текущей информацией вместо подготовки и распростране­ния в организации различного рода типовых приглашений на собра­ния, заседания и другие мероприятия.

Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, под­писания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления докумен­тов должны быть закреплены в табеле, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служ­ба документационного обеспечения только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления.