Название: Организация работы с документами - Шмелев А.Г. Жанр: Менеджмент Рейтинг: Просмотров: 798 |
Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций (схем), в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения. На схемах могут указываться альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приема по данному вопросу.
8.1.4. Обработка исполненных и отправляемых документов
Этот этап также предпочтительнее централизовать в единой экспедиции организации. Для отправки должны приниматься только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы в количестве экземпляров, обеспечивающих подшивку обязательного экземпляра в дело и отправку по всем указанным адресам рассылки. При сдаче документа на отправление или исполненного документа исполнитель обязан указать, в какое дело согласно номенклатуре дел он должен быть помещен. При приеме на отправку документа-ответа должно быть проверено возвращение для подшивки в дело вместе с копией инициативного документа. Недооформленные, неправильно оформленные и некомплектные документы службой документационного обеспечения должны быть возвращены исполнителю. Срок исполнения должен быть продлен на время доработки документа и отражать окончательную передачу документа на отправление для экспедиционной обработки. Экспедиционная обработка отправляемых документов включает всебя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствии с действующими почтовыми правилами и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести создатель документа совместно со службой документационного обеспечения. Обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях.
8.1.5. Исполнение документов
При налаживании системы документооборота организации, четкого и ответственного исполнения документов важнейшей частью является документооборот на рабочих местах сотрудников, т.е. работа с документами их непосредственных исполнителей. Исполнитель получает документы в день регистрации (или на следующий день) в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки всех исполнителей. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителя структурного подразделения. Исполнитель знакомится с документами в день их получения. Для документов с длительными сроками исполнения (не менее 6 месяцев) исполнитель намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля (если они не являются типовыми), сообщает их службе контроля или вводит в автоматизированную систему контроля исполнения. При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку, содержащую справку об исполнении, например: Вопрос решен по телефону 295 01 02 с нач. отдела № 4 Самойловым Н.С. На совещании будет присутствовать ведущий специалист Антонов Н.П. 1997.08.26. Личная подпись. Если исполнение документируется, исполнитель готовит проект ответного документа. При подготовке проекта исполнитель должен учитывать содержание ранее изданных поданному вопросу документов и действующих нормативных актов. Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими государственными стандартами, исполнитель согласовывает с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями. После согласования проект документа передается на подписание (утверждение). Подписанный документ исполнитель передает на регистрацию и отправку. По номенклатуре дел исполнитель определяет номер дела, в которое должен быть направлен документ, и проставляет отметку о направлении в дело на экземпляре документа, содержащем отметки о согласовании. Если документ является ответом, то документ-запрос направляется в дело вместе с ответным документом. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку, определяет тираж и после регистрации документа организует его размножение. В случае командировки, ухода в отпуск, болезни, увольнения исполнителя закрепленные за ним документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другим исполнителям с обязательным указанием их фамилий в регистрационно-контрольных формах. Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель, указанный первым в пункте распорядительного документа или резолюции, имеет право созыва остальных исполнителей. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений). Если исполняемый документ не может быть одновременно предоставлен в распоряжение всех исполнителей, им направляются экземпляры регистрационно-контрольной карточки документа для предварительного извещения о задании или полученном поручении. В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления к исполнителю, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения. |
| Оглавление| |
- Акмеология
- Анатомия
- Аудит
- Банковское дело
- БЖД
- Бизнес
- Биология
- Бухгалтерский учет
- География
- Грамматика
- Делопроизводство
- Демография
- Естествознание
- Журналистика
- Иностранные языки
- Информатика
- История
- Коммуникация
- Конфликтология
- Криминалогия
- Культурология
- Лингвистика
- Литература
- Логика
- Маркетинг
- Медицина
- Менеджмент
- Метрология
- Педагогика
- Политология
- Право
- Промышленность
- Психология
- Реклама
- Религиоведение
- Социология
- Статистика
- Страхование
- Счетоводство
- Туризм
- Физика
- Филология
- Философия
- Финансы
- Химия
- Экология
- Экономика
- Эстетика
- Этика
Лучшие книги
Гражданский процесс: Вопросы и ответы
ЗАПАДНОЕВРОПЕЙСКОЕ ИСКУССТВО от ДЖОТТО до РЕМБРАНДТА
Коммуникации стратегического маркетинга
Консультации по английской грамматике: В помощь учителю иностранного языка.
Международные экономические отношения