Название: Организация работы с документами - Шмелев А.Г.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 798


Генеральный регламент устанавливал процедуру рассмотрения и решения вопроса, которая включала: вступление дела, подготовку дела к слушанию (рассмотрению и решению), слушание дела и при­нятие решения, оформление решения и доведение его до исполните­ля, контроль за исполнением решения, архивное хранение дел.

Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурно­му чиновнику, который расписывался в получении и не распечаты­вая передавал в присутствие. Указы, присылаемые из Сената, распе­чатывались в присутствии самим президентом коллегии, а остальные бумаги - старшим членом присутствия. Далее все поступившие бу­маги помечались секретарем с обозначением времени их поступле­ния и сдавались актуариусу для записи в регистрационных книгах. При этом на самом входящем документе проставлялся регистраци-онный номер, а в регистратуре помечалось, в какой стол передана бумага на исполнение.

Канцелярским служащим каждый документ передавался под расписку, вносившуюся в квитанционную книгу. При возвращении дела такие расписки уничтожались, и в книге отмечалось время воз­вращения дела. Кроме письменных прошений дела могли начинать­ся и по устному заявлению просителя, который расспрашивался в присутствии президентом и затем, если его требование подлежало удовлетворению, по удалении просителя из присутствия, устраива­лосьобсуждение и объявлялось просителю решение.

Предварительной подготовкой дела для рассмотрения в присут­ствии коллегии занимались помощники секретаря и канцеляристы под руководством секретаря. Подготовка дела к докладу включала сбор всех необходимых справок по данному делу (для этого в другие учреждения могли направляться канцелярские запросы) и выписку всех существующих узаконений по данному делу. Результатом этой работы являлся доклад и краткая записка по делу (или экстракт) с кратким изложением существа вопроса, всех обстоятельств дела и существующих законов, в соответствии с которыми должно решать­ся дело. Рассмотрение и решение дела велось в присутствии всеми членами коллегии, докладывалось дело секретарем. Решение прини­малось большинством голосов, причем при равенстве голосов голос председателя имел перевес. Ход обсуждения вопроса и принятое решение записывалось нотариусом в протокол («повседневную за­писку» или журнал). Если член коллегии имел особое мнение, он имел право требовать записать его в протокол, и его требование ис­полнялось. Протоколы подписывались всеми членами коллегии в тот же день. Таким образом, Генеральный регламент предусматривал си­стематическую запись всего хода обсуждения дел.

После заседания и подписания протокола канцелярия готовила «исполнительные бумаги», содержавшие решение вопроса и отсы­лавшиеся на места для исполнения. Генеральный регламент обраща­ет особое внимание на то, что при отсылке исполнительных бумаг коллегия должна была оставлять у себя копии. Все коллегии между собой сносились промемориями, в подведомственные места направ­ляли указы, получая от них рапорты.

Все решенные дела сдавались в актохранилища, которые впер­вые по Генеральному регламенту получили европейское наименова­ние — архивов и должны были стать особыми от канцелярии подраз­делениями для хранения оконченных дел. Для заведования архивами была учреждена особая должность — архивариус. По регламенту уч­реждалось два архива - один общий для всех коллегий при Коллегии иностранных дел, другой - финансовый - под наблюдением Ревизион-коллегии, причем был определен и срок сдачи дел в архив -через три года по завершении их производства в канцелярии. Дела должны были сдаваться в архив по описи и под расписку. По всем делам в архиве велась опись по алфавиту («алфавит дел»).

Специальная глава Генерального регламента устанавливала по­рядок пользования печатями. Приложение печати производилось в присутствии двух свидетелей. Стремлением сохранять в тайне госу­дарственные дела продиктовано введение присяги для канцелярских чинов. Им запрещалось хранение служебных документов дома. Осо­бо строго каралась подделка документов, их хищение, разглашение тайны голосования, неправильное составление документов, искаже­ние их смысла. Наказания предусматривались весьма строгие: смерт­ная казнь, ссылка на галеры с вырезыванием ноздрей, конфискация имущества, денежные штрафы, лишение чина и др.

В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов, а документы приказного делопроизводства получили но­вые названия, что явилось результатом массированного проникнове­ния в русский язык заимствованных слов, отразившего западнический характер всех петровских преобразований. Исследователи отмечают:

«Хотя прежние дьяки, окольничьи, воеводы влачат еще кое-как свое существование в Москве и других старых городах, но рядом с ними теперь в новой столице являются и новые люди, которым присваива­ются и новые чины, взятые с иностранного. Так появляются теперь администратор, актуариус, асессор, аудитор, бухгалтер, герольдмей­стер, губернатор, инспектор ... маклер, министр ...и др.»

Прежние учреждения - думы и приказы заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, жур­налы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др.

Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регла­ментами, инструкциями, резолюциями; челобитные - прошениями, переписка - памяти и отписки - заменены отношениями, рапорта­ми, доношениями, реляциями, ведениями, известиями.

Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются «генераль­ные формуляры» - образцы, по которым следовало составлять доку­менты. В указе 1723 г. «О форме суда» содержание челобитной сле­довало излагать по пунктам, т.е. была сделана попытка формализо­вать текст документа, сделать его максимально удобным для чтения. Несколько ранее - указом от 22 февраля 1714 г. - губернаторам пред­лагалась форма ведомости для присылки сведений о произведенных сборах налогов и казенных расходах, состоявшая из 22 пунктов.

В коллежком делопроизводстве выделяется из текста и стано­вится самостоятельным элементом формуляра дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа:

 «Октября 17 дня 1723 года».

Самостоятельным элементом формуляра становится и наимено­вание документа; в некоторых случаях к нему примыкает обозначе­ние краткого содержания документа: «Рапорт о получении указа», хотя требование указывать краткое содержание документа (заголо­вок к тексту) окончательно формируется только в делопроизводстве министерств в XIX в. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, от­метки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контро­ле, отметка о направлении в дело и др. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались современники. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канце­лярских чиновников не справлялись с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.


Оцените книгу: 1 2 3 4 5