Название: Организация работы с документами - Шмелев А.Г.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 798


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 9 ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВЫХ СИСТЕМ И КОНТРОЛЯ

ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

9.1. Регистрация и индексация документов

 

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряже­ние специалистов всего массива информации по определенному во­просу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию о всех документах, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с по­следующей записью необходимых сведений о документе в регистра­ционной форме или входном формате. Главное назначение регистра­ции - придание документу юридической силы, подтверждение фак­та его создания или поступления.

Так, пока приказ не зарегистрирован, он фактически не сущест­вует; если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственности за него, так как не подтвержден фактего поступления. На базе регистрационных данных традицион­но строится учет документов, поиск и контроль исполнения. Вместе с тем при существующей системе делопроизводства регистрируется от четверти до половины документов, остальные в организации не учитываются, а их поиск строится лишь на предположениях специ­алистов об их существовании и возможном месте хранения. В соот­ветствии с Государственной системой документационного обеспече­ния управления (ГСДОУ) регистрации подлежат все документы, тре­бующие исполнения, учета и исполнения, учета и использования в справочных целях: распорядительные, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регист­рируются документы, используемые внутри или направляемые в дру­гие организации, поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он по­вторно, как правило, не регистрируется.

Регистрация документов производится децентрализовано по группам документов в зависимости от названия, автора и содержа­ния документов в местах их создания и исполнения. Например, при­казы по основной деятельности регистрируются в канцелярии, при­казы по кадрам - в отделе кадров, бухгалтерская документация - в бухгалтерии, учебная документация - в учебной части и т.д. Вместе с тем децентрализация также должна основываться на единой систе­ме и единых правилах регистрации, на всеобщей доступности реги­страционных данных, естественно, с соблюдением всех положений конфиденциальности информации.

Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обяза­тельным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило за год. Вме­сте с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. Дополнения к порядковому номеру указывают место исполнения и хранения документа, при­надлежность его к определенному вопросу, территории, периоду, лицу и т.д. и служат целям облегчения поиска.

Индексом документов, формируемых в дела только по названи­ям и авторам (бухгалтерские-балансы, протоколы, наряды и др.), служит порядковый номер в пределах регистрируемого массива.

Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, кор­респондентам, территории (докладные записки, любая переписка, отзывы и др.), служит порядковый регистрационный номер, допол­ненный индексом по номенклатуре дел, который и определяет место хранения документа.

При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительно­го буквенного индекса. Так, при регистрации приложений, заявле­ний и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополня­ется начальной буквой фамилии заявителя, например И-221, К-212, А-213 и т.д.; при регистрации коллективных предложений, заявле­ний и жалоб проставляется только порядковый регистрационный номер; при регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой К, например 18-К, 107-К и т.д.; к приказам по вопросам управления кадрами относятся приказы о приеме на другую работу, о предоставлении отпусков, о всех видах поощрений и наложении дисциплинарных взысканий, увольнении; при регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер из общего массива решений исполкома дополня­ется буквой П, например 74-П и т.д. Возможно использование и собственной системы буквенных индексов, например довольно час­то в кадровых документах используется индекс л/с - по личному составу.


Оцените книгу: 1 2 3 4 5