Название: Организация работы с документами - Шмелев А.Г.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 798


Порядковый регистрационный номер может быть дополнен но­мером самого массива; так как при регистрации протоколов сессий представительных органов регистрационный порядковый номер за период созыва дополняется номером созыва, например номер про­токола второй сессии семнадцатого созыва - 2/17.

Индекс документов, составленных несколькими организациями, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью указания авторов в оформляющей части доку­мента.

При регистрации документа индекс, как и другие его регистра­ционные данные, переносится в регистрационные формы. Причем в регистрационных формах могут указываться дополнительные индек­сы и других реквизитов, которые вносятся при первичной регистра­ции или заполняются в процессе исполнения документа.

Классификация документов и информации является основой построения всех основных частей ИПС:

при регистрации - для выделения регистрируемых массивов документов;

при индексировании - проставляются индексы соответствую­щих классификационных справочников;

при индексировании документов и в ИПС ручного типа, и в автоматизированной;

при организации информационно-поисковых массивов, таких, как схема систематизации различных справочных и контрольных карточек;

при поиске документов и информации.

В ИПС разрабатываются и используются различные классифи­кационные справочники. Их набор зависит от принципов и правил вводаи вывода документной информации в ИПС. В любой ИПС этот перечень будет зависеть и базироваться на комплексе регистра­ционных характеристик документа (автоматизированная ИПС) и на комплексе используемых карточек (традиционная ИПС).

В соответствии с регистрационными данными документа наиболь­шее распространение в ИПС находят следующие классификаторы:

название документа: классификатор названий документов;

автор (корреспондент): классификатор корреспондентов;

заголовок документов или его краткое содержание: классифика­тор вопросов деятельности организации;

резолюция: классификатор резолюций;

исполнитель: классификатор исполнителей;

отметка об исполнении: классификатор результатов исполнения документов;

адрес хранения: номенклатура дел.

Помимо перечисленных в конкретных ИПС могут составляться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации. Для обеспечения информацион­ной совместимости поисковых массивов рекомендуется централизо­ванная разработка классификаторов в пределах одной отрасли, объ­единения или крупной организации.

Классификатор названий (видов) документов разрабатывается на основе всех документов, используемых в организации, как составля­емых, так и получаемых. При формулировании названий (видов) документов необходимо использовать наименования унифицирован­ных форм управленческих документов, вошедшие в Общероссийский классификатор управленческой документации, отраслевые унифици­рованные формы документов, основные положения ГСДОУ.

Классификатор названий (видов) документов может стать осно­вой для составления в организации различных перечней документов: «Перечня регистрируемых документов, подлежащих контролю испол­нения», «Перечня документов со сроками исполнения». На основа­нии классификатора рекомендуется составлять «Табель документов организации и ее структурных подразделений». В автоматизирован­ных ИПС классификатор видов документов используется при вводе информации о документе в базу данных и при поиске документа (сопоставление поискового образа документа и запроса).

Классификатор корреспондентов разрабатывается на основе пе­речня названий организаций, предприятий и учреждений, с которы­ми данная организация связана в своей деятельности. Состав и объ­ем классификатора корреспондентов обычно зависит от принадлеж­ности данной организации к определенной отрасли и уровня в сис­теме управления, от вопросов основной деятельности, которые она решает в пределах своей компетенции. Например, корреспондента­ми государственной службы, министерства будут высшие и централь­ные органы власти и управления, подведомственные предприятия, организации, учреждения, входящие в систему отраслевого управле­ния, включая научно-исследовательские, проектные, конструкторские и прочие организации, состоящие и не состоящие на самосто­ятельном балансе.

При применении автоматизированной обработки информации локальные индексы классификатора корреспондентов должны иметь возможность перехода на коды Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО). ОКПО включает предприятия и организации, состоящие на самостоятельном балансе и обладаю­щие правами и обязанностями юридического лица, в том числе пред­приятия и организации общероссийских министерств и ведомств, предприятия и организации субъектов федерации, органы государ­ственного управления, зарегистрированные частные компании, ас­социации и общественные организации.

Классификатор вопросов деятельности организации представляет собой перечень вопросов, входящих в компетенцию как организа­ции в целом, так и ее структурных подразделений. Классификатор разрабатывается на основе организационных и распорядительных документов, содержащих сведения о функциях, правах, обязанностях (уставы, положения об организации, положения о структурных подразделениях, приказы о распределении обязанностей между ру­ководителями организации, планы, отчеты о деятельности и др.).

При разработке классификатора вопросов деятельности местных представительных органов используется действующее законодатель­ство. Составление классификатора вопросов деятельности связано с выявлением всего круга вопросов и представлением их в удобной для пользователя системе.

Классификатор структурных подразделений разрабатывается на основе утвержденной структуры, штатного расписания организаций, предприятий и учреждений. В отрасли может создаваться типовой классификатор структурных подразделений для какой-либо группы однородных организаций (промышленные предприятия, научно-исследовательские институты и т.д.). Формулировки объектов в клас­сификаторе структурных подразделений даются в соответствии с действующими нормативными документами.


Оцените книгу: 1 2 3 4 5