Название: Организация работы с документами - Шмелев А.Г. Жанр: Менеджмент Рейтинг: Просмотров: 798 |
Порядковый регистрационный номер может быть дополнен номером самого массива; так как при регистрации протоколов сессий представительных органов регистрационный порядковый номер за период созыва дополняется номером созыва, например номер протокола второй сессии семнадцатого созыва - 2/17. Индекс документов, составленных несколькими организациями, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью указания авторов в оформляющей части документа. При регистрации документа индекс, как и другие его регистрационные данные, переносится в регистрационные формы. Причем в регистрационных формах могут указываться дополнительные индексы и других реквизитов, которые вносятся при первичной регистрации или заполняются в процессе исполнения документа. Классификация документов и информации является основой построения всех основных частей ИПС: при регистрации - для выделения регистрируемых массивов документов; при индексировании - проставляются индексы соответствующих классификационных справочников; при индексировании документов и в ИПС ручного типа, и в автоматизированной; при организации информационно-поисковых массивов, таких, как схема систематизации различных справочных и контрольных карточек; при поиске документов и информации. В ИПС разрабатываются и используются различные классификационные справочники. Их набор зависит от принципов и правил вводаи вывода документной информации в ИПС. В любой ИПС этот перечень будет зависеть и базироваться на комплексе регистрационных характеристик документа (автоматизированная ИПС) и на комплексе используемых карточек (традиционная ИПС). В соответствии с регистрационными данными документа наибольшее распространение в ИПС находят следующие классификаторы: название документа: классификатор названий документов; автор (корреспондент): классификатор корреспондентов; заголовок документов или его краткое содержание: классификатор вопросов деятельности организации; резолюция: классификатор резолюций; исполнитель: классификатор исполнителей; отметка об исполнении: классификатор результатов исполнения документов; адрес хранения: номенклатура дел. Помимо перечисленных в конкретных ИПС могут составляться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации. Для обеспечения информационной совместимости поисковых массивов рекомендуется централизованная разработка классификаторов в пределах одной отрасли, объединения или крупной организации. Классификатор названий (видов) документов разрабатывается на основе всех документов, используемых в организации, как составляемых, так и получаемых. При формулировании названий (видов) документов необходимо использовать наименования унифицированных форм управленческих документов, вошедшие в Общероссийский классификатор управленческой документации, отраслевые унифицированные формы документов, основные положения ГСДОУ. Классификатор названий (видов) документов может стать основой для составления в организации различных перечней документов: «Перечня регистрируемых документов, подлежащих контролю исполнения», «Перечня документов со сроками исполнения». На основании классификатора рекомендуется составлять «Табель документов организации и ее структурных подразделений». В автоматизированных ИПС классификатор видов документов используется при вводе информации о документе в базу данных и при поиске документа (сопоставление поискового образа документа и запроса). Классификатор корреспондентов разрабатывается на основе перечня названий организаций, предприятий и учреждений, с которыми данная организация связана в своей деятельности. Состав и объем классификатора корреспондентов обычно зависит от принадлежности данной организации к определенной отрасли и уровня в системе управления, от вопросов основной деятельности, которые она решает в пределах своей компетенции. Например, корреспондентами государственной службы, министерства будут высшие и центральные органы власти и управления, подведомственные предприятия, организации, учреждения, входящие в систему отраслевого управления, включая научно-исследовательские, проектные, конструкторские и прочие организации, состоящие и не состоящие на самостоятельном балансе. При применении автоматизированной обработки информации локальные индексы классификатора корреспондентов должны иметь возможность перехода на коды Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО). ОКПО включает предприятия и организации, состоящие на самостоятельном балансе и обладающие правами и обязанностями юридического лица, в том числе предприятия и организации общероссийских министерств и ведомств, предприятия и организации субъектов федерации, органы государственного управления, зарегистрированные частные компании, ассоциации и общественные организации. Классификатор вопросов деятельности организации представляет собой перечень вопросов, входящих в компетенцию как организации в целом, так и ее структурных подразделений. Классификатор разрабатывается на основе организационных и распорядительных документов, содержащих сведения о функциях, правах, обязанностях (уставы, положения об организации, положения о структурных подразделениях, приказы о распределении обязанностей между руководителями организации, планы, отчеты о деятельности и др.). При разработке классификатора вопросов деятельности местных представительных органов используется действующее законодательство. Составление классификатора вопросов деятельности связано с выявлением всего круга вопросов и представлением их в удобной для пользователя системе. Классификатор структурных подразделений разрабатывается на основе утвержденной структуры, штатного расписания организаций, предприятий и учреждений. В отрасли может создаваться типовой классификатор структурных подразделений для какой-либо группы однородных организаций (промышленные предприятия, научно-исследовательские институты и т.д.). Формулировки объектов в классификаторе структурных подразделений даются в соответствии с действующими нормативными документами. |
| Оглавление| |
- Акмеология
- Анатомия
- Аудит
- Банковское дело
- БЖД
- Бизнес
- Биология
- Бухгалтерский учет
- География
- Грамматика
- Делопроизводство
- Демография
- Естествознание
- Журналистика
- Иностранные языки
- Информатика
- История
- Коммуникация
- Конфликтология
- Криминалогия
- Культурология
- Лингвистика
- Литература
- Логика
- Маркетинг
- Медицина
- Менеджмент
- Метрология
- Педагогика
- Политология
- Право
- Промышленность
- Психология
- Реклама
- Религиоведение
- Социология
- Статистика
- Страхование
- Счетоводство
- Туризм
- Физика
- Филология
- Философия
- Финансы
- Химия
- Экология
- Экономика
- Эстетика
- Этика
Лучшие книги
Гражданский процесс: Вопросы и ответы
ЗАПАДНОЕВРОПЕЙСКОЕ ИСКУССТВО от ДЖОТТО до РЕМБРАНДТА
Коммуникации стратегического маркетинга
Консультации по английской грамматике: В помощь учителю иностранного языка.
Международные экономические отношения