Название: Организация работы с документами - Шмелев А.Г.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 798


При разработке в отрасли типового классификатора структурных подразделений учитывается наличие различных наименований аналогичных структурных подразделений. Для их формулировок ис­пользуются наиболее распространенные названия с указанием воз­можных вариантов их толкования.

Систематизация объектов в классификаторе сохраняет последо­вательность наименований структурных подразделений, закреплен­ную в действующих нормативных документах (типовая структура, структура и штатная численность, штатное расписание). Отличие заключается лишь в том, что в классификаторе на первое место ста­вится служба документационного обеспечения управления (управле­ния делами, канцелярии и т.д.). В классификатор структурных под­разделений включаются также общественные организации, общест­ва, союзы.

Классификатор исполнителей или только ответственных испол­нителей представляет собой перечень фамилий руководителей струк­турных подразделений, отвечающих за исполнение документов, по­ручений. Фамилии в классификаторе перечисляются в последова­тельности, соответствующей перечислению наименований структур­ных подразделений в действующих нормативах (типовая или при­мерная структура, структура и штатная численность, штатное распи­сание).

Ввод сведений о документе в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы: регистрационно-контрольные карточки (РКК), экран­ные формы, регистрационные журналы.

Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветные маркироваль­ные полосы по верхнему краю или по диагонали; ручные имехани­зированные регистрационные формы могут изготавливаться на бу­маге различных цветов и тонов.

Введение регистрационных журналов целесообразно для до­кументов, в состав индекса которых входит только порядковый номер (пропуска, справки, дипломы и т.д.), или в случаях мини­мального объема документооборота (в структурных подразделени­ях). Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-блан­ков, .что позволит заполнять их с помощью пишущей машины, принтера, других средств оргтехники и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память.

Так, с помощью копировально-множительной техники создание регистрационных форм может осуществляться методом копирования верхней части первого листа документа, где размещены основные сведения о нем (автор, название документа, дата, индекс, заголовок и т.д.) через прозрачный трафарет.

Применение 'копировально-множительной техники частично механизирует одну трудоемкую операцию регистрации - составле­ние и тиражирование РКК или других форм, в остальном технология регистрации не меняется.

При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в автоматизированную ИПС осуществляется непосредственно с документа на машинный носитель с помощью клавиатуры и других устройств ввода. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива.

Ручной информационно-поисковый массив организации состо­ит из картотек, составленных из регистрационно-контрольных и кодификационных тематических карточек и регистрационных жур­налов. Информационно-поисковые массивы обеспечивают оператив­ный поиск документов в контрольных и справочных целях и ведутся для регистрации документов.

Как правило, составляются самостоятельные контрольно-справоч­ные картотеки (информационные базы данных), картотеки по предло­жениям, заявлениям и жалобам, тематические картотеки к ведомствен­ным нормативам: приказам, решениям, поручениям.

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по не­исполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным под­разделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов.

По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части кар­тотеки во вторую в соответствующие разделы и рубрики.

Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизиро­ваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел. Аналогич­но целесообразно формировать и машинные базы данных.

В зависимости от объема документов, системы регистрации, контроля и задач поиска может вестись единая контрольно-справоч­ная картотека (база данных) или несколько самостоятельных.

Для более полного раскрытия содержания документов и повы­шения эффективности ИПС создаются кодификационные тематиче­ские картотеки (базы данных по нормативным актам), для которых рекомендуется использовать форму тематической карточки, приме­няемой в государственных архивах.

На каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, составляется отдельная карточка, поэтому один документ в зависи­мости от содержания может быть расписан на нескольких карточках. Систематизируется информация в соответствии с рубриками внут­рисистемного классификатора вопросов деятельности организации. Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек не применяются; индексы вопросов на документ не переносятся.

В базе данных (на оборотной стороне карточки) фиксируется информация об изменениях в действующих нормативах по данному вопросу; старые записи не уничтожаются. Кодификационные тема­тические карточки могут использоваться ведомственным архивом для организации поиска документов по вопросам.

Автоматизированный информационно-поисковый массив ведет­ся в соответствии с применяемым в местах регистрации документов программным обеспечением.

Выбор той или иной технологии ведения информационно-поисковой системы находится в компетенции руководства орга­низации. Также признано нецелесообразным вводить единую, строго регламентированную форму входного формата ИПС. Вме­сте с тем необходимость обеспечения совместимости, ясности и полноты информационного содержания информационных систем не подлежит сомнению.


Оцените книгу: 1 2 3 4 5