Название: Организация работы с документами - Шмелев А.Г.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 798


изобретений и открытий;

документов с повторяющейся информацией;

научно-технической документации;

производственных автоматизированных систем управления;

редакционных документов и т.д.

Экспертиза осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критериями оценки происхождения являются роль и место органи­зации, деятеля науки, культуры, политики в системе государствен­ного управления, экономики, политики, социальной жизни общества, значимость ее (его) деятельности, время и место образования до­кументов. Критериями оценки содержания можно назвать значи­мость события, явления, предмета и фактов, отраженных в докумен­тах, значение зафиксированной в документах информации, ее по­вторяемость в других документах, целевое назначение, разновидность конкретного документа. К критериям оценки внешних особеннос­тей документа относятся: юридическая достоверность, т.е. наличие необходимых подписей, дат, печатей, резолюций, отметок о прохож­дении и исполнении, особенности передачи текста, материальной основы носителя информации, его физического состояния, способа передачи информации.

Кроме того, для каждой группы документов существуют и собст­венные, специфические критерии их оценки: значимость информа­ции для развития науки, техники, производства, новизна поставлен­ных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, эко­номическая эффективность, социальная значимость, комплектность и полнота изложения сути проблемы и др.

В соответствии с многогранностьюоценки документов и фор­мируется состав ЭК. Члены комиссии должны хорошо знать функ­ции, структуру своей организации, систему документационного обес­печения - состав и содержание всей совокупности документов. ЭК создается в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифи­цированных сотрудников. В ее состав обязательно включают:

должностное лицо, ответственное за документационное обеспе­чение организации;

должностное лицо, ответственное за архив организации; специалистов по научной, технической, учебной, производствен­ной и другим видам документации;

специалиста по обеспечению защиты информации и др. . Председателем ЭК, как правило, назначается один из заместите­лей руководителя организации, секретарем — секретарь организации или сотрудник службы документационного обеспечения или архива. Заседания ЭК проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Ведение всех документов и организация заседаний являются обязанностями секретаря экспертной комиссии.

ЭК - совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законо­дательству он несет ответственность за сохранность документов. Объектами рассмотрения комиссии являются:

ежегодно пересоставляемая номенклатура дел; описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хра­нения;

акты об аннулировании и о выделении к уничтожению докумен­тов и дел независимо от вида носителя;

комплексы документов (дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях) на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения.

Протоколы ЭК о согласовании (одобрении) номенклатуры дел, описей на дела постоянного хранения и по личному составу, об уве­личении типовых сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими Перечнями Росархива, акты о выделении документов к уничтоже­нию в государственных учреждениях и других организациях утверж­даются руководителем только после их согласования с соответству­ющим органом Архивной службы.

В организациях, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие включению в Архивный фонд Российской Федерации, акты о выделении документов к уничтожению рассмат­риваются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения.и по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

 

10.2. Общие требования к систематизации

            документов и формированию дел

 

Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значи­тельной мере зависят от организации хранения документов, т.е. от методов их классификации. Научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной ра­боты в организациях, но и для последующего хранения и использо­вания документов в ведомственных, государственных архивах. Еди­ный подход к классификации документов в организации обеспечи­вает номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сро­ков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенк­латура дел является классификационным справочником, обязатель­ным для составления во всех государственных организациях, и долж­на содержать полный перечень дел, заводимый всеми структурными подразделениями.

Номенклатура дел закрепляет классификацию, (группировку) исполненных документов вдела, систематизацию и индексацию дел, сроки хранения дел; служит основным учетным документом в дело­производстве. В ведомственном архиве она используется в качестве учетного документа для дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Она используется в качестве основы при составлении опи­сей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Номен­клатура дел используется также для организации информационно-поисковой системы, т.е. классификационная основа номенклатуры является одновременно и основой для построения различных карто­тек, справочников и указателей.

Составляются и используются три вида номенклатуры дел: ти­повая, примерная и номенклатура дел организации, называемая кон­кретной, индивидуальной.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются служ­бами документации организаций, имеющих подведомственную сеть. Это дает возможность добиться единства в классификации докумен­тов однородных организаций внутри отрасли, т.е. организаций с од­нотипным характером деятельности и составом документации. При­мерные номенклатуры дел могут быть составлены как в пределах конкретной отрасли, так и в пределах административно-территори­альной единицы для государственных и коммерческих организаций, промышленных предприятий, учебных заведений, научно-исследо­вательских и проектных институтов, издательств, творческих сою­зов, общественных организаций, сельскохозяйственных кооперати­вов и ассоциаций и т.д. (в дальнейшем - организаций).


Оцените книгу: 1 2 3 4 5