Примерные и типовые номенклатуры дел в порядке оказания методической помощи могут разрабатываться организациями Госу­дарственной архивной службы на договорных началах.

Типовые и примерные номенклатуры дел должны быть согласова­ны с ЦЭК (ЭК) своей организации, рассмотрены и согласованы в экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего архивного органа и утверждены руководителем организации отраслевого, адми­нистративно-территориального органа управления. При стабильности функций переработку и переутверждение примерных (типовых) номен­клатур дел проводят, как правило, один раз в 10 лет.

Федеральные и республиканские организации могут утверждать примерные номенклатуры дел для всех категорий организаций своей системы, областные соответственно для организаций районного зве­на и ниже.

Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел, каждая организация должна составлять свою номенклатуру. Ответственность за разработку номенклатуры дел организации несет ее служба документации; ведомственный архив оказывает методиче­скую и практическую помощь и контролирует правильное комплек­тование дел документами.

Номенклатура дел разрабатывается во всех структурных подраз­делениях организации. В структурных подразделениях номенклату­ры дел обычно разрабатываются ответственными за документацию с привлечением ведущих специалистов.

Одним из первых этапов составления номенклатуры дел являет­ся изучение документов организации. В номенклатуру дел включа­ются все документы, составляемые в данной организации и посту­пившие в нее из других организаций. При этом изучаются положе­ния (устав) организации и ее структурных подразделений, плановые и отчетные документы, должностные инструкции сотрудников, раз­личные классификаторы документов, используемые в работе, типо­вой ведомственный перечень документов с указанием сроков хране­ния номенклатуры дел за прошедшие годы, описи для постоянного и долговременного хранения, документы, характеризующие основ­ную деятельность организации. В нее также включаются документы общественных организаций (профсоюзной, добровольных обществ и т.д.)  Документы с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с гри­фом ДСП подлежат обязательному включению в номенклатуру дел организации. Кроме того, в номенклатуру включаются дела времен­но действующих органов, документы которых служат правовым ос­нованием для подтверждения полномочий организации или прекра­щения ее деятельности. В номенклатуру включаются также незакон­ченные делопроизводственные дела, которые поступили из других организаций для их продолжения. В номенклатуре должны быть уч­тены все справочные картотеки и журналы к документам.

В процессе работы организации в течении года могут возникать новые документируемые участки и соответственно новые дела, кото­рые также включаются в номенклатуру дел.

В номенклатуру дел не включаются различные печатные изда­ния, поступающие в организацию. Они учитываются и хранятся в справочно-информационных фондах, научно-технических библиоте­ках или других подразделениях организации.

Номенклатура дел организации на следующий календарный год составляется в 3-4-м кварталах текущего года. Составленные в каж­дом структурном подразделении организации номенклатуры дел ви­зируются ее руководителем. При наличии в организации ЭК в струк­турных подразделениях они согласовывают номенклатуру дел своих структурных подразделении.

Номенклатура дел организации подписывается руководителем службы ДОУ и направляется на согласование с ЭПК соответствую­щего архивного учреждения. После согласования с ЭПК архивного учреждения номенклатура дел организации утверждается ее руково­дителем (заместителем руководителя организации, курирующим службу ДОУ).

Утвержденная номенклатура дел организации вводится в дейст­вие с 1 января следующего календарного года и действует в течение 5 лет. Она подлежит пересоставлению и переутверждению лишь в случаях коренного изменения функций и структуры организации (или ее структурного подразделения). При отсутствии таких измене­ний номенклатуру дел в конце каждого года уточняют, при необхо­димости корректируют и автоматически вводят в действие с 1 января следующего года. В том случае, если организации имеют сезонный характер деятельности (экспедиции, театры, учебные заведения и другие, делопроизводственный год в которых начинается и оканчи­вается в соответствии с сезонностью деятельности), номенклатура дел на следующий год составляется в конце предыдущего сезона.

Корректировку номенклатуры дел рекомендуется проводить сле­дующим образом: в конце текущего года руководители службы ДОУ и ведомственного архива проводят совещание с ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. На нем анализи­руют разделы номенклатуры дел текущего года, определяют правиль­ность формулировок заголовков дел, проверяют соблюдение указан­ных сроков хранения дел, полноту отражения в номенклатуре всего комплекса документов. В процессе обсуждения и анализа номенкла­туры дел определяется необходимость ее корректировки.