Название: Организация работы с документами - Шмелев А.Г.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 802

В первой графе номенклатуры указываются индексы дел. Индекс конкретного дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах этого структурного подразделения.   Например: 01-1, 01-2, ... 01-12..., 02-1, 02-2, ...02-35 и т.д.

Классификационная схема министерств, ведомств, других орга­низаций со сложной структурой обычно состоит из разделов и под­разделов, соответствующих конкретным управлениям и отделам. В этом случае номенклатура дел структурного подразделения (управ­ления министерства, ведомства и т.д.) оформляется на общем блан­ке; в качестве заголовка указывается делопроизводственный год.

В названии раздела номенклатуры указывают наименования структурных подразделений (отделов) конкретного управления и его индекс. Индекс в данном случае будет состоять из индекса управле­ния, индекса отдела внутри управления и порядкового номера дела. Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы: канцелярия - 01.1, отдел пра­вительственной переписки - 01.2, бюро жалоб - 01.3 и т.д.; индексы дел внутри подразделений - 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 и т.д.

Во второй графе номенклатуры указываются заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последователь­ность наименований дел:

организационно-распорядительная документация; плановая документация; отчетнаядокументация;

документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;

документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполне­ния основной деятельности;

документация, относящаяся к учетно-справочной работе с доку­ментами.

Внутри каждого выделенного комплекса документов наимено­вания дел рекомендуется систематизировать по уровням: документа­ция вышестоящих организаций, документация организации-фондообразователя.

Так, сначала в номенклатуре будут указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д.

Целесообразно использовать единую последовательность распо­ложения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной ор­ганизации.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не должно, превышать 250 листов. Поэтому при большом объе­ме документов, относящемся к одному делу, допускается формиро­вание томов, частей.

В четвертой графе номенклатуры проставляются сроки хране­ния дел в соответствии с определенными перечнями.

Пятая графа номенклатуры дел «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ. В ней простав­ляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о сотрудни­ках, ответственных за документацию и формирование дел в струк­турных подразделениях, о передаче дел в другую организацию, о местонахождении подлинника, о передаче дел в ведомственный ар­хив и т.п. Использование графы «Примечание» повышает качество и эффективность номенклатуры дел.

На основании номенклатуры дел структурных подразделений со­ставляется сводная номенклатура дел организации, при этом оформ­ляется титульный лист, если это министерство, ведомство, или ис­пользуется общий бланк организации.

10.3. Составление заголовков дел

Заголовок дела - важнейший элемент номенклатуры. Основные требования к его составлению - четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок - «разные документы», «общая перепис­ка» и т.д. Заголовок дела формулируется на основе элементов, распола­гаемых в следующей последовательности:

название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);

автор документа (название организации, структурного подраз­деления);

корреспондент (название организации, которой адресуют и от которой получают документы);

вопрос или краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержа­ние документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела;

указание на копийность дела.

Состав элементов заголовка определяется характером докумен­тов, помещенных в деле.

Название документа в заголовке дела указывается в единствен­ном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например:

«Журнал учета выдачи дипломов»

«Протоколы собраний акционеров предприятия»

«Сводки по контролю исполнения документов».

При наличии в деле документов нескольких названий они пере­числяются в заголовке, например:

«Отзывы и заключения на научные работы, присланные в ...»

«Протоколы и стенограммы заседаний Ученого совета...».

Если документы разных названий (более 2-3) относятся к одно­му вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формулировании заголовка дела используется термин «докумен­ты». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются на­звания документов, из которых будет формироваться дело, напри­мер:

«Документы, подготовленные по заданию органов государственно­го управления (справки, обзоры, аннотации, информация и др.)»

«Документы, представляемые в судебные органы и милицию по уго­ловным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки, ха­рактеристики)».