Название: Организация работы с документами - Шмелев А.Г.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 802

О сроках хранения отдельных категорий документов делаются следующие отметки. К документам распорядительного, нормативно­го, методического характера в организации, не являющейся автором, в номенклатуре проставляются отметки «До замены новыми», «До минования надобности». Отметка «Хранить до передачи в государст­венный архив, не принятые уничтожаются по миновании надобнос­ти», означает, что вопрос об окончательном сроке хранения данной категории дел решается по усмотрению государственного архива.

Правильное определение сроков хранения недостаточно прово­дить лишь на основании заголовков дел и их соотнесения со стать­ями перечня. Необходимо проводить и анализ фактического содер­жания имеющихся в делах документов. Если в деле содержатся доку­менты по одному вопросу, но различной значимости, с разными сро­ками хранения (например, 3 года, 5 лет, 10 лет), то время хранения устанавливается по документам, имеющим более длительный срок хранения (в приведенном случае - 10 лет).

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопро­изводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

10.5. Хранение документов в оперативной

          деятельности и формирование дел

Оперативное хранение документов проводится в службах ДОУ, других структурных подразделениях организаций до сдачи ихв ве­домственный архив. Оперативное хранение подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполнен­ных документов.

Документы во время их исполнения должны храниться у испол­нителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполне­ние», «На заседание», «На подпись», «На отправку» и т.п. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Пап­ки хранятся в течение дня на столе исполнителя, после окончания работы убираются в ящик стола или шкаф.

Папки с неисполненными документами хранятся таким обра­зом, чтобы в случае болезни или командировки исполнителя их мож­но было сразу же передать на исполнение другому сотруднику.

Хранение исполненных документов осуществляется в специаль­ных папках. Папки типа «скоросшиватель» используются для доку­ментов кратковременных сроков хранения, так как в скоросшивате­лях документы располагаются в обратной хронологической последо­вательности: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху), а с более ранней - в конце (снизу).

Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (со шнурками). Документы пробиваются дыроколом, через проби­тые отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются сни­зу подшитых документов. Это дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, сдаются в ведомст­венный архив в том виде, как они сформировались в делопроиз­водстве.

Дела, остающиеся в оперативной деятельности, удобно хранить в механических картотеках элеваторного типа. Запрещается хранить законченные дела в столах сотрудников. Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования.

Исполненные документы группируются в дела по специальным правилам. Эта группировка документов носит название «формиро­вание дел».

10.5.1. Общие требования к формированию дел

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

распределение исполненных документов по делам в соответст­вии с номенклатурой дел;

расположение документов внутри дела в определенной последо­вательности;

оформление обложки дела.

Эти операции выполняются в течение года, что ускоряет и об­легчает работу с документами в службах ДОУ и других структурных подразделениях организаций, также и при последующем их хране­нии в ведомственном архиве.

В организациях формирование дел осуществляется централизо­ванно или децентрализованно. В первом случае дела формируются только службой ДОУ, во втором случае - всеми структурными под­разделениями организации. Формирование дел в структурных под­разделениях осуществляется с помощью ответственных за докумен­тацию либо исполнителей, ведущих определенный круг вопросов в своем структурном подразделении. Методическое руководство за правильностью формирования дел обеспечивает служба ДОУ и ве­домственный архив. Правильность формирования дел достигается соблюдением ряда правил, положений.

В дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих, судебных, личных дел, документов орга­нов представительной власти, других выборных органов, которые группируются за период их созыва; документов учебных заведений, формирующихся в дела за учебный год, и др. Формирование дел осу­ществляется с целью наиболее рациональной организации хранения документов, которая обеспечивает быстрый поиск необходимых до­кументов и информации.

 Документы постоянного и временного сроков хранения группи­руются в дела отдельно. Например, следует хранить в делах отдельно оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы рабо­ты и так далее, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения. В отдельных случаях допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они от­носятся к одному вопросу. По окончании календарного года и реше­ния вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

В дело обычно включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабо­чие варианты (проекты) документов, размноженные копии. Исклю­чение составляют черновые и дублетные материалы особо ценных документов, копии, которые имеют резолюции, визы, пометки, яв­ляющиеся дополнением к основному документу.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, отраслевых стан­дартов ГСДОУ и других нормативных документов. Группировка до­кументов в дела проводится согласно отметкам исполнителей на документах «в дело №..., дата и подпись исполнителя» в соответствии с номенклатурой дел. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.