Название: Менеджмент социальной работы - Войтенко А.И.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 887


В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки работы данной конкретной организации, в том числе заголовки дел для группировки документов, образующихся в деятельности коллегиальных органов — общее собрание, профсоюзный комитет и т.п.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, считаются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года. Заголовки печатных изданий не включаются в номенклатуру дел. Не допускаются неконкретные формулировки вместо заголовка дела, например «разные материалы», «общая переписка» и т. п., но в процессе формирования дел заголовки могут уточняться.

Грамотно составленный заголовок дела состоит из следующих элементов: название вида дела (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

название автора документов; название адресата или корреспондента документов; краткое содержание документов дела; название территории, с которой связано содержание документов дела; начальная и конечная даты документов дела; указание на подлинность или копийность документов дела. Характер заголовка определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному, не связанному последовательнымделопроизводством вопросу, употребляется термин «документы », а в конце заголовка в скобках перечисляются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например: «Документы о проведении конференции по установлению контактов с зарубежными туристическими агентствами (планы, списки, доклады)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу, например, «Документы к протоколам заседаний Совета университета».

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, указывается этот вид документов во множественном числе. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, то они не перечисляются, а указывается их общее видовое название: «Переписка с фирмами о поставке мебели». Если переписка ведется с разнородными корреспондентами, то они тоже не указываются, а пишется о чем переписка. Если большая переписка ведется с конкретным корреспондентом, то он указывается в заголовке дела.

Номенклатуры дел бывают трех видов: типовые, примерные и индивидуальные. Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Типовая и примерная номенклатуры дел являются методическими пособиями и используются при составлении индивидуальных номенклатур дел. Заголовки при этом переносятся несколько более конкретизированными с учетом специфики организации. Сроки хранения дел переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Индивидуальная номенклатура дел может быть как номенклатурой дел организации, так и ее структурного подразделения.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, в ее заголовке указывается календарный год, на который она составлена. Обновляется номенклатура ежегодно. В конце каждого года номенклатура дел составляется на следующий год, а предыдущая уточняется и, если нужно, дополняется.

Текст номенклатуры дел представляется в табличной форме. Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия ее функциональных служб. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию. Таблица номенклатуры дел состоит из пяти граф. В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из принятого в организации цифрового обозначения функциональной службы (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах функциональной службы (или организации в целом). В графу 2 включаются заголовки дел, которые располагаются по степени важности, по алфавиту корреспондентов или географических названий. Графа 3 номенклатуры дел (количество дел, томов, частей) заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела и номера статей со ссылкой на перечень или примерную номенклатуру дел. В графе 5 в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, об уточнении сроков хранения дел.

По окончании каждого календарного года службой документационного обеспечения организации составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) — всего, затем отдельно — постоянного и временного хранения. Эти сведения сообщаются в архив.

В результате деятельности в любой организации накапливается большое количество документов. Даже после того, как информация из документов была использована, она может еще не один раз понадобиться. Чтобы легко можно было подобрать нужные документы, после исполнения их нужно сгруппировать в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дела начинается с начала года, и на каждый указанный в номенклатуре дел заголовок заранее заводится папка. Если используются папки, рассчитанные на 400—500 листов, рекомендуется применять разделители с указанием года. Оформляется обложка каждого заводимого дела — вначале указывается название учреждения, затем — структурного подразделения; в середине обложки от левого поля указывается индекс дела по номенклатуре и полностью переносится заголовок дела из номенклатуры. Желательно, чтобы индексы дел оставались стабильными, т.е. из года в год соответствовали одним и тем же заголовкам. Внизу обложки дела указывается срок хранения.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила. В дело должны помещаться документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела и которые правильно оформлены — имеют индекс, дату, подписи, отметку «в дело», т.е. являются исполненными. Все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, помещаются в одном деле, приложения группируются вместе с основными документами (если приложения имеют большой объем, то из них формируется отдельное дело). Документы одного календарного года, за исключением переходящих, личных, арбитражных, судебных и т.п. дел, группируются в отдельное дело. Следует раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения. Не помещаются в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; подлинники группируются отдельно от копий (за исключением переписки); документы с грифом ограничения доступа группируются отдельно от документов без этого реквизита; утвержденные документы группируются отдельно от их проектов. Одно дело не должно превышать 250 листов, а его толщина — 4 см, и если дело получается толще, то начинают формировать следующий том (часть), имеющий те же индексы и заголовки.


Оцените книгу: 1 2 3 4 5