Например:             1997 год                                                1998 год

Канцелярия                                          Канцелярия

Отдел кадров                        Отдел кадров

Отдел маркетинга                               Отдел маркетинга

Бухгалтерия                                          Бухгалтерия

Отдел труда и зарплаты     Отдел труда и зарплаты

и т.д.

Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством. Дело, начатое в одном структурном подразделении и переданное для окончания в другое, относится к той структурной части, где оно было закончено делопроизводством.

Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости содержащихся в них документов по такой примерной схеме:

-               приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности;

-               приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения;

-               планы, сметы;

-               отчеты, балансы;

-               доклады, переписка и т.д.

Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопросов, хронологии или по алфавиту.

При систематизации дел можно воспользоваться ведомственным или типовым перечнями документов с указанием сроков хранения, можно использовать номенклатуру дел.

Дела по личному составу систематизируются отдельно, т.к. на них составляется самостоятельная опись.

При большом объеме специальной документации - технической, технологической, рационализаторских предложений - на нее так же составляются отдельные описи.

В описание каждого дела входит:

- порядковый номер

- индекс дела

- заголовок дела (в т.ч. и аннотация)

- дата

- количество листов

- примечания

В описи дел со сроком хранения свыше 10 лет перед примечанием имеется дополнительная графа - срок хранения дела.

Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела.

В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

Если в опись вносятся подряд дела с однотипным содержанием и одинаковыми заголовками, разрешается внести полностью заголовок первого дела, а все остальные обозначить словами "то же". При этом все различия заголовка и другие данные вносятся в опись полностью.

Например:

Переписка с фирмой "Агат " об установке нового и замене старого оборудования.

То же с фирмой "Восток"

То же с фирмой "Заря"

Графа описи "Примечания" обычно в делопроизводстве не используется. В дальнейшем в ней при приёме дел в архив делаются отметки об особенностях физического состояния дела, о передаче дела или отдельных документов из него другим учреждениям и т.д.

В учреждениях, не имеющих структурных подразделений, образующих в процессе своей деятельности не более 20 дел постоянного хранения в год, составляется общая опись. В крупных учреждениях описи составляются на дела каждого структурного подразделения в отдельности.

В соответствии с требованиями "Государственной системы документационного обеспечения управления" обработка дел и отбор их на государственное хранение должны производиться регулярно по окончании делопроизводственного года.

Годовой раздел описи надела, подлежащие постоянному хранению, составляются в каждом структурном подразделении под методическим руководством ведомственного архива работником делопроизводственной службы, секретарём или лицом, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении. Опись дел структурного подразделения должна быть представлена в ведомственный архив через год после завершения дел в делопроизводстве.

Например, годовой раздел описи на дела, отложившиеся в 1995 году, должен быть представлен не позднее 1997 г. В конце описи структурного подразделения после последней статьи проставляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел по описи, первый и последний номера дел по описи. Если есть особенность нумерации дел (пропущены номера или есть литерные), они также оговариваются в итоговой записи.

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, согласовывается с руководителем делопроизводственной службы учреждения и утверждается руководителем структурного подразделения. Если структурное подразделение крупное и в нем есть экспертная комиссия (ЭК), то опись до ее утверждения руководством рассматривается и одобряется ЭК. Опись дел структурного подразделения составляется в 2-х (при наличии ЭК в 3-х) экземплярах. Один экземпляр остается в делах структурного подразделения. Второй будет передан в ведомственный архив вместе с делами (3-й будет подшит к протоколу ЭК).

* Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

На основе описей дел структурных подразделений ведомственный архив составляет годовые разделы сводной описи дел учреждения и по ней ведомственный архив будет передавать дела на постоянное хранение в государственный архив в соответствии с установленными правилами.

В маленьком учреждении или фирме всю эту работу выполняет секретарь.