Название: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ)

Жанр: Право

Рейтинг:

Просмотров: 1181

2.1 положение о службе делопроизводства

"Положение" - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения.*

* Единая государственная система делопроизводства. - М., 1975, С. 76.

Уже само определение этого вида документа раскрывает его содержание. Положение о структурном подразделении - документ, имеющий длительный срок действия и к его составлению необходимо отнестись с большой ответственностью. Положение входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста:

-общие положения;

-цели и задачи;

-функции;

- права и обязанности;

- руководство;

- взаимоотношения (служебные связи);

-организация работы.

Составляя положение о службе делопроизводства в Вашей организации (общем отделе, канцелярии, секретариате и т.д.) можно воспользоваться Примерным положением о службе документационного обеспечения управления, помещённом как приложение в Государственной системе документационного обеспечения управления,* учитывая, конечно, когда этот документ создавался, и Примерным положением о службе Документационного обеспечения управления, данном в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. Эти документы рассчитаны на крупные организации, но они содержат все разделы и помогут при отработке формулировок положенияо службе делопроизводства в Вашей организации.

* Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991, приложение 12,с. 86-93.

Начинается Положение о службе делопроизводства с раздела "Общие положения", в котором важно указание на то, что служба делопроизводства (канцелярия, секретариат и т.п.) является самостоятельным структурным подразделением, подчинённым непосредственно руководителю. Таким образом, сразу определяется место службы и её значимость. Далее можно указать структуру службы. Например, в состав службы входят: секретариат руководства, экспедиция, группа регистрации и контроля, архив, бюро печати и размножения документов и т.д. В этом же пункте записывается, что численность и штаты службы определяются штатным расписанием организации (фирмы).

Учитывая, что Положение действует длительный период, в нём не следует указывать конкретное количество или должности, входящие в штат службы на момент составления Положения (с ростом фирмы штаты службы могут быстро измениться).

Обязательным в разделе "Общие положения" является пункт - какими законодательно-нормативными актами руководствуется служба в своей деятельности. Этот пункт можно написать обобщённо типа "Служба делопроизводства в своей деятельности руководствуется законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской Федерации, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом организации, настоящим положением о службе делопроизводства и инструкцией по делопроизводству организации". При наличии отраслевых нормативно-методических документов или нормативно-методических актов по делопроизводству, разработанных в данном учреждении, они должны быть включены в этот пункт.

Заканчивается раздел "Общие положения", как правило, пунктом о руководстве службы. Возглавлять службу делопроизводства должен специалист с высшем или среднем (в небольших организациях) специальным образованием.

В этом разделе можно указать, что служба делопроизводства имеет печать с обозначением своего наименования.

Раздел "Цели и задачи" можно целиком взять из Типовой инструкции по делопроизводству, так как они отражены в ней достаточно полно: основными целями службы делопроизводства являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба решает следующие задачи:

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

- сокращение документооборота, унификация форм документов;

- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации (фирме, учреждении и т.д.).*

* Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. — М., 1994, С. 96.

Из основных целей и задач вытекает раздел "Функции". В нём необходимо подробно перечислить все работы, выполняемые службой. Именно этот раздел больше всего отражает специфику вашей организации. При написании раздела также можно воспользоваться примерными положениями, где функции перечислены достаточно подробно, и добавить те специфические виды работ, которые характерны для Вашей организации. Например, учёт и хранение договоров, создание и ведение конкретных баз данных, ведение библиотеки и т.д.

Как правило, в функции службы делопроизводства помимо общего руководства делопроизводством в организации входит:

- разработка бланков документов, их тиражирование, учёт, обеспечение ими сотрудников, занимающихся составлением документов;

- составление отдельных документов по поручению руководства;

- оформление документов, их согласование, печатание, тиражирование;

- контроль за оформлением документов, представляемых на подпись руководству и к отправке;

- приём, отправка и первичная (экспедиционная) обработка документов;

-               регистрация документов;

-               предварительное рассмотрение документов, отбор и подготовка документов к докладу руководству;

-               обеспечение доставки документов исполнителям;

-               контроль за прохождением документов в организации;

-               контроль за сроками исполнения документов;

-               разработка и ведение информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных);

-               информационно-справочное обслуживание;

-               подготовка номенклатуры дел и обеспечение единого порядка хранения документов в организации;

-               формирование дел;

-               организация экспортно-проверочной комиссии учреждения;

-               подготовка дел для сдачи в архив;

-               организация работы архива;

-               документационное обслуживание совещаний;

-               организация работы с письмами и обращениями граждан;

-               методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях;

-               совершенствование делопроизводства, внедрение новейших компьютерных технологий;

-               организация повышения квалификации работников организации в сфере работы с документами и др.

Кроме делопроизводственных работ на службу делопроизводства возлагается и ряд организационных задач, таких, как подготовка и обслуживание совещаний, организация и обеспечение приёма посетителей, телефонных переговоров и т.д. Эти функции, если они есть, также записываются в Положение.

Очень важен раздел "Права и ответственность". Права надо расписать как можно подробнее, помня, что служба делопроизводства имеет те права, которые сюда внесены. Обычно указываются права:

- осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в организации;

- контролировать выполнение установленных правил работы с документами;

- определять задачи документационного обеспечения, подлежащие автоматизации;

- разрабатывать должностные инструкции на работников служб делопроизводства;

- запрашивать от структурных подразделений и сотрудников организации сведения, необходимые для работы;

- привлекать, по поручению руководства, специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов;

- проверять правильность оформления документов, представленных на подпись руководства и для отправки, возвращать для доработки документы, оформленные с нарушением требований ГОСТа;

- получать для руководства сведения из подразделений и вызывать сотрудников по поручению руководства;

- вести предварительный просмотр документов и определять их дальнейшее движение;

- при организации приёма определять приоритетность приёма посетителей руководством;

- контролировать исполнение поручений руководителя;

- контролировать сроки исполнения документов, запрашивать у подразделений и исполнителей сведения о ходе исполнения документов;

- иметь доступ к информации (документам и базам данных) и т.д.

Вторая часть этого раздела - ответственность может быть записана обобщённо типа "служба несёт ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данным положением", или расписана более детально исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность: за неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие требованиям ГОСТа Р 6.30-97; за несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения в архив и т.д.

В Положении о службе может быть раздел "Руководство", в котором фактически отражена должностная инструкция руководителя службы. В нём указывается, что он назначается и увольняется руководителем организации, которому непосредственно подчиняется, требования к его профессиональной подготовленности и стажу работы, обязанности, права. Например, Руководитель:

- распределяет обязанности между работниками службы делопроизводства;

-               принимает решения по вопросам, отнесённым к сфере деятельности службы делопроизводства;

-               подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции;

-               докладывает руководителю о поступивших документах;

-               представляет документы на подпись руководителю;

- докладывает и представляет посетителей и т.д.

Объём работы и сложность руководства зависят от структуры службы, численного её состава, сложности применяемой техники, технологии работы с документами.

В разделе "Взаимоотношения" можно указать, что служба делопроизводства взаимодействует:

- со всеми структурными подразделениями по вопросам, отнесённым к сфере деятельности службы;

- с юридической службой (юристом) - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

- с кадровой службой - по вопросам подбора, перевода, увольнения кадров службы делопроизводства и повышения их квалификации;

- отделом (бюро) внедрения вычислительной техники (если такая служба есть) - по вопросам разработки и внедрения новейших информационных технологий, обеспечения средствами вычислительной техники.

Последний раздел - "Организация работы" - может содержать лишь пункт о том, что служба делопроизводства работает в соответствии с Правилами внутреннего распорядка организации (фирмы). Если таких правил нет или есть особенность в работе сотрудников службы делопроизводства, например, ненормированный рабочий день, начало работы на 30 мин. раньше для первичной обработки документов до прихода сотрудников фирмы (организации) и т.п., то это должно найти отражение в этом разделе Положения.

Заканчивается Положение пунктом о порядке реорганизации службы.

Даже краткое изложение содержания Положения о службе делопроизводства показывает важность этого документа, чётко расписывающего порядок работы подразделения. Это документ сложный, многопрофильный. Чем тщательнее, детальнее он разработан, тем чётче строится и легче организуется в дальнейшем работа подразделения.

Оформляется Положение на общем бланке, подписывается руководителем службы и утверждается руководителем организации (фирмы). Например:

Имея Положение о службе делопроизводства, в котором указаны возложенные на неё задачи и функции, определяют общий объём работ. Для этого можно воспользоваться "Межотраслевыми укрупнёнными нормативами времени на работу по документационному обеспечению управления",* "Укрупнёнными нормативами времени на работу по делопроизводственному обслуживанию"** и "Нормами времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления".*** Соответственно устанавливают численный и должностной состав службы делопроизводства. На каждого предполагаемого работника (вакантную должность) должна быть составлена должностная инструкция.

* Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления. Утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72. - ЦБНТ Минтруда Российской Федерации. — М., 1995,26 с.

** Укрупнённые нормативы времени на роботу по делопроизводственному обслуживанию. Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/17-42. - ЦБНТ Госкомтруда - М., Экономика, 1988,30 с.

*** Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152. - ЦБНТ Минтруда Российской Федерации. - М., 1993, 77с.