Название: Кадровая служба и управление персоналом организации - Анисимов В.М.

Жанр: Менеджмент

Рейтинг:

Просмотров: 1967

Правительством Российской Федерации, администрацией Президента Российской Федерации разрабатываются: положения о порядке хранения кадровой службой федерального государственного органа в машиночитаемом виде учетных данных лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы; форма медицинского заключения, представляемого гражданином при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу.

Сведения о государственных служащих, в том числе о включенных в резерв на выдвижение на вышестоящие государственные должности государственной службы, вносятся в федеральный реестр государственных служащих и реестры государственных служащих субъектов Российской федерации.

Запрещено собирать и вносить в личные дела и реестры государственных служащих сведения об их политической и религиозной принадлежности, а также частной жизни.

Согласно ст. 65 ТК РФ запрещается также требовать от лица, поступающего на работу, документы, помимо предусмотренных Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

Личные дела и реестры государственных служащих ведутся в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также законами и иныминормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Заметим, что порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативными документами, что исключает единообразие в их оформлении и ведении. Более того, как сложилось в кадровой практике, многие кадровые службы по своему усмотрению решают вопрос о том, какие документы (личные дела или только личные карточки) заводить на сотрудников различного уровня (ранга).

Как правило, личные дела ведутся на всех работников (руководителей, специалистов, материально ответственных лиц и т.п.). Первоначально в личные дела формируются документы, фиксирующие прием на работу, а впоследствии — все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности государственного служащего, работника организации, предприятия, фирмы.

Перечень документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от должности, на которую принят работник, в каком подразделении, службе он будет работать, какова специфика его трудовых обязанностей и т.п.

Наиболее целесообразный состав и порядок расположения документов при оформлении личного дела:

— внутренняя опись документов дела;

— анкета или личный листок по учету кадров[78];

— дополнение к анкете или дополнение к личному листку по учету кадров;

— автобиография;

— копии документов об образовании;

— копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);

— характеристика или рекомендательные письма;

— заявление о приеме на работу или трудовой договор;

— копия приказа о приеме на службу (работу).

В личное дело также включаются:

•  список научных трудов и изобретений, выписка из протокола заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей);

• выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.

В дальнейшем в личное дело включаются документы:

• подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (например, копия свидетельства о браке);

• характеризующие профессионально-деловые, нравственные и личные качества работника: характеристики, отзывы, представления о назначении, аттестационные листы, копии актов ревизий, справки-объективки (биографические справки, содержащие анкетные данные работника и краткое содержание его трудовой деятельности), листок учета краткосрочных зарубежных командировок (для лиц, характер работы которых связан с частыми служебными командировками за границу) и др.

Наиболее важными документами личного дела работника являются анкета, дополнение к анкете (личный листок по учету кадров и дополнение к личному листку по учету кадров).

Анкета (личный листок по учету кадров) представляет собой единый лист (на 4 страницах), где содержится перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, участии в выборных органах, семейном положении и др. Бланк личного листка заполняется от руки (или на печатной машинке) самим работником при поступлении на службу (работу). С правой стороны бланка приклеивается фотокарточка работника (размер 6 на 4,5 см). При его заполнении используются следующие документы: паспорт; трудовая книжка; военный билет; документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат); документы об имеющихся изобретениях и др. Работник, заполняющий анкету (личный листок по учету кадров), на все поставленные вопросы должен давать полные прямые ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок.

Работникам отдела кадров рекомендуется оказывать помощь работнику в составлении анкеты (личного листка по учету кадров), обращать внимание на некоторые графы этого документа, при заполнении которых нередко допускаются ошибки или неточности. Заполнение первых граф (1-5)[79], как правило, не вызывает затруднения, поскольку здесь указываются фамилия, имя, отчество, пол, год, число, месяц, место рождения, социальное происхождение.