экспертизы ценности документов

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению проводятся после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно. Одобренные ЦЭК акты утверждаются руководством министерства только после согласования с ЦЭПК Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения. После этого министерство имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1996 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2000 г., с пятилетним сроком хранения — не ранее 1 января 2002 г.

Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения с грифом «ДСП» определяется соответствующими инструкциями.

Оформление дел

Дела министерства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится работниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем центрального архива министерства.

Полное или частичное оформление дел

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

— подшивку или переплет дела;

— нумерацию листов в деле;

— составление заверительной надписи дела;

— составление внутренней описи документов дела;

— внесение в реквизиты обложки дела названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Подшивка (переплет) дела

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре (три) прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них в скоросшиватель. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела в необходимых случаях — бланки форм для внутренней описи документов дела.

Нумерация листов дела

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простым графическим карандашом или нумератором.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Составление

заверительной надписи дела