Название: Кадровая служба и управление персоналом организации - Анисимов В.М. Жанр: Менеджмент Рейтинг: Просмотров: 1968 |
Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Пример: 10 мая 2003 г. Обязательными реквизитами обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и срока хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»), который переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его по перечню документов с указанием сроков их хранения.
Составление и оформление описей дел
На все завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и поличному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с настоящими требованиями, составляются описи дел. Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Описи составляются отдельно на: дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу.
Составление описей дел структурного подразделения
В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно работником, ответственным за ведение делопроизводства. При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. Описи дел составляются по установленной форме в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в центральный архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
Передача дел в центральный архив министерства
В архив министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче не подлежат, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. При подготовке структурным подразделением дел к передаче в архив министерства работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел министерства. При этом выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются работниками структурного подразделения министерства. Прием каждого дела производится заведующим архива министерства в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи заведующего архивом министерства и лица, передавшего дело. Вместе с делами в архив министерства передаются регистрационные картотеки на документы или электронные базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись. В случае исключения из структуры министерства структурного подразделения либо изменения его структуры работник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив министерства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. |
| Оглавление| |
- Акмеология
- Анатомия
- Аудит
- Банковское дело
- БЖД
- Бизнес
- Биология
- Бухгалтерский учет
- География
- Грамматика
- Делопроизводство
- Демография
- Естествознание
- Журналистика
- Иностранные языки
- Информатика
- История
- Коммуникация
- Конфликтология
- Криминалогия
- Культурология
- Лингвистика
- Литература
- Логика
- Маркетинг
- Медицина
- Менеджмент
- Метрология
- Педагогика
- Политология
- Право
- Промышленность
- Психология
- Реклама
- Религиоведение
- Социология
- Статистика
- Страхование
- Счетоводство
- Туризм
- Физика
- Филология
- Философия
- Финансы
- Химия
- Экология
- Экономика
- Эстетика
- Этика
Лучшие книги
Гражданский процесс: Вопросы и ответы
ЗАПАДНОЕВРОПЕЙСКОЕ ИСКУССТВО от ДЖОТТО до РЕМБРАНДТА
Коммуникации стратегического маркетинга
Консультации по английской грамматике: В помощь учителю иностранного языка.
Международные экономические отношения