Название: Делопроизводство - Румынина Л. А.

Жанр: Делопроизводство

Рейтинг:

Просмотров: 2992


заверительной надписи «Верно» (без кавычек) от нулевого положения табулятора;

наименования должности лица, заверившего копию, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилии). Эти сведения указывают на следующей строке под словом «Верно» также от нулевого положения табулятора;

даты заверения, проставленной под наименованием должности.

Например:

 

Верно

Начальник канцелярии личная подпись              А. А. Архарова

 

18.12.2000

 

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Так, например, если копия пересылается в подведомственные организации, она заверяется простой (канцелярской печатью); если выдается на руки гражданину для защиты его интересов в суде - заверяется гербовой печатью.

Порядок выдачи копий и правила их оформления в организации должны быть оговорены в инструкции по делопроизводству организации.

 

Отметка об исполнителе (реквизит 26)

 

Если возникает необходимость уточнения затронутых в документе вопросов, не принято обращаться к тому, кто подписал документ, т. е. к руководителю. Иногда это просто затруднительно осуществлять, поэтому обращаются к тому, кто работал над проектом документа, - к исполнителю. Для оперативной связи с исполнителем на лицевой или обратной стороне последнего листа документа влевом нижнем углу проставляют фамилию (или фамилию, имя, отчество) и номер его телефона, например:

Чадаева

 400 00 74

или

Чадаева Алла Петровна

400 00 74

 

ГОСТ Р 6.30-97 включает в состав этого реквизита только указанную информацию, но в организациях может добавляться информация о количестве экземпляров и их распределении, если документ требует особого учета, например:

 

Савина Наталья Евгеньевна

406 50 28

 

экз. 1 - в адресат

экз. 2-в дело 03-15

экз. 3 - в Управление персоналом

 

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 27)

 

Этот реквизит проставляют только на исполненных документах, которые нужно подшивать в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

В состав реквизита входят:

ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении;

слово «В дело» и номер дела, в котором будет храниться исполненный документ;

подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ, и дата проставления отметки.

Например:

 

Исполнено письмом

от 15.12.2000 № 745/01-13

В дело 01-03

личная подпись 16.12.2000

 

или

 

Вопрос по телефону решен

положительно с начальником

отдела кадров 30.11.2000

В дело 05-15

личная подпись 01.12.2000

 

Отметка об исполнении всегда помещается на первом листе документа в левом нижнем углу. Согласно схеме, приведенной в ГОСТ Р 6.30-97, реквизит должен быть помещен над нижнем полем в зоне, равной 16x94 мм. Однако в практике часто бывает, что эта зона занята напечатанным текстом, поэтому отметку об исполнении помещают на нижнем поле документа.

 

Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 28)

 

При поступлении документа в организацию важно знать дату, а иногда время поступления, а также необходимо вести количественный учет поступивших документов. Данный реквизит содержит следующие данные: порядковый номер и дату поступления (а при необходимости - часы и минуты). Данный реквизит проставляется штемпельным устройством или вручную. Иногда в этот реквизит включают сокращенное название организации или структурного подразделения, если в организации осуществляется децентрализованная регистрация. Данный реквизит помещается в нижней части первого листа документа справа от реквизита 27 в зоне, равной 16x30 мм, например:

                                                                       РЦдИ


Оцените книгу: 1 2 3 4 5