Название: Делопроизводство - Румынина Л. А.

Жанр: Делопроизводство

Рейтинг:

Просмотров: 2992


                                                                       Вх. № 155

                                                                       25.10.2000

                                                                       15ч 20 мин

 

или

 

                                                                       РЦцИ

                                                                       общий отдел

                                                                       Вх. № 431

                                                                       17.12.2000

 

или

 

                                                                       Вх. №1351

                                                                       23.12.2000

 

Если документ получен по факсу или компьютерной почтой, дата и время его поступления фиксируются автоматически.

 

Идентификатор электронной копии документа (реквизит 29)

 

Если документ создан на компьютере или введен в базу данных организации (в память ПК), то часто возникает необходимость быстро его найти для использования в дальнейшем в работе. Данный реквизит установлен с целью облегчения поиска документа и содержит следующую информацию:

имя файла;

код оператора;

а также другие поисковые данные.

Например:

 

DEPARTAMENT/PRIKAZ/IVANOV.DOC

15820122000

где

 

DEPARTAMENT- каталог;

 PRIKAZ - подкаталог;

IVANOV.DOC - имя файла.

 

ГОСТ Р 6.30-97 определяет местоположение реквизита в правом нижнем углу документа в зоне, равной 16x51 мм (справа от реквизита 28), но не указывает, на каком листе документа. Для удобства в работе и контроля за вводом информации впамять ПК эту отметку обычно помещают на каждом листе документа.

Требования, установленные ГОСТ Р 6.30-97 к оформлению реквизитов, направлены не только на применение современных технологий создания и обработки организационно-распорядительных документов, но и на обеспечение юридической силы этих документов. Но, как уже было отмечено, все 29 реквизитов не используются одновременно на одном документе. Официальный документ определенного вида имеет установленный набор реквизитов, расположенный в определенной последовательности, так называемый формуляр документа. Кроме того, организации в зависимости от их уровня и компетенции имеют право издавать определенные виды организационно-распорядительных документов. Таким образом, чтобы обеспечить юридическую силу документов, необходимо знать не только общие требования к оформлению реквизитов, но и цели создания определенного вида документа, набор реквизитов, характерных для него, особенности построения текста, особенности согласования, подписания и утверждения документа, порядок вступления его в действие, продолжительность его действия, порядок его изменения, дополнения или отмены.

 

Контрольные вопросы и задания

 

1. Какие организации имеют право изображать на бланках своих документов Государственный герб Российской Федерации?

2. Что представляют собой код организации и код формы документа, используемые на бланках ОРД?

3. Как не разрешено оформлять реквизит 06 «Наименование организации -автора документа»?

4. Чему должно соответствовать наименование вида документа, приводимое в бланке конкретного вида документа?

5. Какие способы оформления реквизита 09 «Дата документа» вы знаете?

6. Чем реквизит 10 «Регистрационный номер документа» отличается от реквизита 11 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?

7. Всегда ли на бланке должен присутствовать реквизит 12 «Место составления или издания документа»?

8. Что означает наличие на документе грифа ограничения доступа к нему?

9. Каким образом нужно оформлять реквизит 14 «Адресат», если документ адресуется в другую страну?

10. Каковы составные части реквизита 15 «Гриф утверждения документа»?

11. Какими способами может оформляться реквизит 16 «Резолюция»?

12. Какие существуют особенности оформления реквизита 17 «Заголовок к тексту документа» в зависимости от вида документа?

13. В каких случаях текст официального документа можно оформлять только на русском языке?

14. Когда отметку о наличии приложения можно оформлять по краткой форме?

15. Как оформляется реквизит 21 «Подпись», если документ подписывается руководителями двух организаций?


Оцените книгу: 1 2 3 4 5