Название: Делопроизводство - Румынина Л. А.

Жанр: Делопроизводство

Рейтинг:

Просмотров: 2996

на экранных формах РКК с помощью средств вычислительной техники, т. е. с использованием компьютерных технологий.

Вне зависимости от выбранной формы регистрации должен соблюдаться ее основной принцип - однократность. Это означает, что документ в организации должен быть зарегистрирован один раз, у него должен быть только один регистрационный номер, присвоенный организацией, независимо от того, в каком структурном подразделении он регистрировался - в службе ДОУ, отделе кадров, бухгалтерии и т. п.

Выбор места регистрации зависит от принятой в организации системы делопроизводства и соответственно системы регистрации. В небольших организациях это, как правило, централизованная регистрация (в службе ДОУ, у секретаря), в средних и крупных организациях - смешанная система, при которой важнейшие документы регистрируются в службе ДОУ, остальные в структурных подразделениях - в местах их создания или исполнения. Так, приказы по личному составу регистрируются в отделе кадров, бухгалтерская документация - в бухгалтерии, документы, адресованные в другие структурные подразделения или исходящие из них, - в этих структурных подразделениях. Место регистрации закрепляется в инструкции по делопроизводству.

В местах регистрации документы, как правило, регистрируютсяв пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Так, в службе ДОУ отдельно регистрируются правительственные документы (иногда даже создается специальное структурное подразделение - Бюро (группа) правительственной переписки), отдельно - постановления коллегии (в секретариате коллегии), приказы по основной деятельности, указания, распоряжения руководителей - в отделе учета и регистрации.

Состав регистрационного номера зависит от принятого в каждой группе документов принципа формирования документов в дела. Первым в составе любого регистрационного номера указывается порядковый номер в пределах данной группы, исчисление которого начинается с начала делопроизводственного года. Порядковые номера возрастают в течение года. Как правило, делопроизводственный год совпадает с календарным. Исключение представляют учебные заведения, выборные органы, действующие в определенный период. Например, при регистрации протоколов заседаний выборных органов регистрационный порядковый номер дополняется номером созыва, а исчисление порядковых номеров начинается с начала работы выборного органа и продолжается до ее окончания.

Только порядковый номер документа в регистрационном номере присваивается документам, если они формируются в дела, в заголовках которых есть название вида документов, например: «Приказы Комитета социальной защиты Москвы по основной деятельности». Как правило, такой регистрационный номер имеет большинство внутренних документов организации - приказы, протоколы заседаний коллегиальных органов организации, указания, распоряжения и др.

Нет необходимости к регистрационному номеру таких документов добавлять еще какую-либо информацию, указывающую их место составления или хранения, потому что они формируются в одно дело в определенном месте. Так, приказы по основной деятельности согласно требованиям ГСДОУ всегда должны формироваться в службе ДОУ организации.

В том случае, когда при формировании документов в дела необходимо ориентироваться на содержание документа и другие дополнительные данные, регистрационный порядковый номер дополняется индексом дела по номенклатуре, который указывает место хранения документа, т. е. подразделение и номер дела в этом подразделении. Служебные письма всегда содержат такой номер. Например, если письмо, поступившее в вышестоящую организацию, имеет входящий номер 155/01-17, это означает, что в день поступления это был 155-й по счету документ, который после исполнения будет подшит в дело 01-17 «Переписка с подведомственными организациями по вопросу ...», где 01 - служба ДОУ, а 17 - это порядковый номер дела в этой службе, куда после исполнения будет подшит документ (01-17 - это индекс дела).

На ответном документе вторая часть регистрационного номера должна соответствовать второй части регистрационного номера документа-запроса. Так, если входящее служебное письмо имеет регистрационный номер 155/01-17, то ответное служебное письмо может иметь другой порядковый номер, но индекс дела будет тот же - 238/01-17. Это означает, что поступивший документ-запрос и копия отправленного документа-ответа будут подшиты в одно дело, имеющее индекс дела по номенклатуре дел 01-17. На такие документы нет необходимости заполнять отдельную регистрационную форму, так как все сведения могут быть зафиксированы в регистрационной форме на документ-запрос.

Иногда к цифровым номерам добавляют буквенные. Наиболее рационально применение буквенных обозначений при ведении делопроизводства по обращениям граждан, при регистрации которых к порядковому номеру добавляют первую букву фамилии исполнителя.

Вряд ли можно считать оправданным добавление букв «К» или «л/с» к приказам по личному составу. Такие приказы всегда регистрируются в пределах своей группы в отделе кадров и там же формируются в дело, и их поиск не представляет никаких трудностей.

Регистрационный индекс совместного документа, т. е. документа, авторами которого являются несколько организаций, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных каждым автором, отделенных косой чертой, например № 235/187.

Регистрационный номер можно дополнять и другими данными для большей информативности, если в этом есть необходимость.

Регистрационный номер проставляется на месте, определенном ГОСТР6.30-97:

на месте реквизита 10 - регистрационный номер, фиксирующий факт создания или отправления документа;

на месте реквизита 28 - регистрационный номер, фиксирующий факт поступления документа.

При регистрации документов в организации должна быть разработана единая система индексов структурных подразделений, которая остается неизменной в течение длительного времени и может быть изменена только при реорганизации организационной структуры, перераспределении функций внутри организации. Такая система предполагает, что она используется всеми подразделениями организации. При этом составные части индексов, последовательность их расположения должны быть постоянными.

Для обеспечения соблюдения принципа однократности регистрации и создания единой информационно-поисковой системы по документам организации, обеспечения контроля исполнения документов необходимо соблюдать также единую систему и единые правила регистрации по всей организации. ГСДОУ нормативно закреплены обязательный минимум реквизитов регистрации и правила их заполнения в регистрационных формах. Это следующие реквизиты: автор (корреспондент); название вида документа; дата документа; номер документа, дата поступления; номер поступления, заголовок документа или его краткое содержание; резолюция; срок исполнения; отметка об исполнении; отметка о направлении документа в дело. Правила заполнения указанных реквизитов должны быть приведены в инструкции по делопроизводству организации.