Название: Делопроизводство - Румынина Л. А.

Жанр: Делопроизводство

Рейтинг:

Просмотров: 2992

для документов органов государственной власти и управления краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга, районных и городских Советов народных депутатов и соответствующих органов управления (местной администрации), а также государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения - 10 лет;

для документов государственных учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства - 5 лет;

для записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел -75 лет;

для научно-технической документации - до утраты практической значимости, но не более 25 лет;

для кинофильмов, киножурналов, звуко- и видеозаписей - до окончания копирования, не более 3 лет;

для фотодокументов - 3 года;

для машинно-ориентированных документов - 5 лет.

В необходимых случаях сроки временного хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации могут быть изменены Федеральной архивной службой России (Росархивом) по согласованию с соответствующей организацией.

В течение установленных сроков государственные организации должны обеспечить сохранность, учет, отбор и подготовку документов для передачи их на постоянноехранение в соответствии с нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России.

Документы перечисленных выше организаций входят в государственную часть Архивного фонда России. В соответствии с Основами законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июня 1993 г. совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое значение и являющихся частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, образует Архивный фонд Российской Федерации.

Архивный фонд состоит из государственной и негосударственной частей.

Государственную часть Архивного фонда составляют архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, собственностью территориальных образований в составе Российской Федерации, городов Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальной собственностью.

Государственная часть Архивного фонда РФ хранится постоянно сетью государственных архивов и центров хранения документации, государственными музеями и библиотеками, отдельными министерствами и ведомствами (отраслевыми фондами). Временное хранение осуществляется городскими и районными госархивами с переменным составом, а также архивами учреждений, организаций и предприятий до передачи этих документов на постоянное хранение в своих архивах, называемых ведомственными и не входящих в Федеральную архивную службу. Подготовка и передача документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, научно-справочного аппарата, обработка и транспортировка документов, осуществляются за счет организаций, создающих документы.

При ликвидации или реорганизации, а также в случае изменения формы собственности держатели государственной части Архивного фонда передают документы правопреемникам (при сохранении на них прав государственной собственности), а при их отсутствии сдают в государственные архивы.

Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные документы, находящиеся в собственности:

общественных объединений и организаций, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений с момента их официальной регистрации;

религиозных объединений и организаций;

негосударственных корпораций, ассоциаций, акционерных обществ, организаций промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;

физических лиц: документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов.

Федеральная архивная служба должна иметь информацию от собственников документов, необходимую для их государственного учета, а также информацию о смене собственника, о новом владельце и новом месте хранения и условиях хранения. Эти документы не могут быть уничтожены без согласования с Государственной архивной службой.

В случае ликвидации собственников документов негосударственной части или смерти владельца при отсутствии правопреемников и законных владельцев документы поступают в собственность государства. При необходимости документы могут передаваться на временное, депозитное хранение в государственные архивы, музеи, библиотеки. При этом составляется договор, где оговариваются порядок и условия передачи.

Таким образом, юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание своих архивов, однако запрещено создание тайных архивов. Согласно ГОСТ Р 51141-98 под архивом понимается совокупность архивных документов, а также «организация или структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования».

Из определения следует, что даже если в структуре организации нет специального подразделения - архива, в штатном расписании нет должности архивного работника (архивариуса, архивиста, зав. архивом), архив как «совокупность документов» все равно существует. В этом случае для ведения архива приказом руководителя организации должен быть назначен один из работников организации, компетентный в вопросах делопроизводства и архивного дела, который будет подчиняться непосредственно руководителю организации. Если есть такое подразделение, то чаще всего употребляется термин «ведомственный архив».

Существуют следующие разновидности ведомственных архивов:

центральный отраслевой архив министерства (ведомства), который хранит документы организаций всех уровней подчиненности, независимо от их территориального местонахождения;

центральный архив министерства, хранящий в основном документы самого аппарата министерства и организаций прямого подчинения, в основном ведущих научно-исследовательских институтов;