Название: Теория бухгалтерского учета - Мизиковский Е.А. Жанр: Бухгалтерский учет Рейтинг: Просмотров: 2154 |
4.1. первичные учетные документы і классификация документов для бухгалтерского учета iКаждый хозяйственный факт, совершающийся на предприятии, обязательно должен находить свое отражение в бухгалтерском учете, а это возможно, если он будет документироваться. Требование сплошного, непрерывного учета в организации реализуется только на основании документов (см. Приложение 3). Напомним, что документ является материальным носителем информации, отражающим факт хозяйственной деятельности или право на его совершение. Документы являются основанием для записей на счетах бухгалтерского учета. При этом документы необходимо составлять (оформлять) в момент совершения факта хозяйственной деятельности или сразу после его завершения. Документы, документация необходимы для осуществления оперативного управления хозяйственной деятельностью и осуществления контрольных функций. Контрольная функция осуществляется в два этапа: на первом — определяется и обосновывается целесообразность предстоящего факта, на втором — контролируется регламентированный документом хозяйственный факт; при необходимости документ служит основанием последующих проверок. Классификация документов представлена на рис. 4.1. Принимаемые к бухгалтерскому учету документы по содержанию делятся на первичные и сводные. Первичные документы оформляются непосредственно в момент совершения хозяйственного факта путем его первоначальной регистрации, удостоверяющей содержание хозяйственного фактаи то, что он имел место в действительности. К первичным документам относят кассовые ордера (рис. 4.2,4.3), требования, табели учета рабочего времени, счета-фактуры и др. Они представлены в виде утвержденных типовых (общегосударственных) форм. Документы
По назначению
По содержанию
^_ По способу обработки
По месту По охвату по количеству составления Г операций ~ позиций
Оправдательные Первичные
вручную
Внутренние
- Накопительные
- Однострочные
Распорядительные u Сводные
Внешние
Многострочные
Комбинированные Бухгалтерского оформления
Рис. 4.1. Классификация документов
МП Трзйд-НН' КВИТАНЦИЯ к приходному кдесокыу ордеру № 6 «і .21. марта 1999 , п»ш™ ш Чек банка АБ № 737225 На хозяйственные
нужды
2000
р.6. 00
Две тысячи рублей
Бвз налога НДС Главный бухгалтер Получил месир
_ руД 00 мм
Рис. 4.2. Приходный кассовый ордер
Рис. 4.3. Расходный кассовый ордер
Сводными называются документы, представляющие собой сводку (обобщение) однородных данных нескольких первичных документов. В качестве примера сводного документа можно назвать отчет кассира (рис. 4.4), составляемый на основании первичных кассовых документов (приходных и расходных ордеров). Сводные документы обеспечивают существенное сокращение количества учетных записей, тем самым значительно снижая трудоемкость учетной работы.
Гл. бухгалтер
к
Рис. 4.4. Отчет кассира Документы делятся также на внутренние, составляемые на предприятии (требования, лимитно-заборные карты, авансовые отчеты (рис. 4.5, 4.6) и др.), и внешние, поступающие от контрагентов (накладные, счета-фактуры (рис. 4.7) и др.).
Цё7~ Фамилия, • Оршиши». ОАО-Покупатель' Оїдел профессия Иванов Петр Павлович
Типовая ф. №870 Проводка № т 28 марта 2000 г.
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ № .
28.03 2000 г.
Сум
Целесообразность произведенного расхода подтверждаю 29 марта 2000 т
68
1594
00 00
предыдущего аванса Перерасход Подучено (от кого и дата): Отчет оровсрен Раздел $ ст. ^ К утверждении JflSfi- P-QQi 28 марта мод,
Кредит 1838
00
Рис. 4.5. Лицевая сторона авансового отчета
Подшкь оодвічепого яви-
Рис. 4.6. Оборотная сторона авансового отчета
СЧЕТ-ФАКТУРА W1 от 2в марта 2ООО г. Постаящми ООО "Восток" г. Москва, 12518S, уп. Новый АрДат, 87 7712078180 Идентификационный номер поставщика (ИНН) Грузоотправитель и аго адряс ООО "Восток*, таг ж» Грузополучатель и аго адрес К платяжно-расчетному документу да вб от 26.03.00 г. Покупателе ОАО "Посуляталь* Адрес В04И43, г. Ниж. Урюпинси, уд. Мирная, 1 Телефон
Идентификационный номер получателя (ИНН) 9S999989S9 Рис. 4.7. Счет-фактура Учетные регистры по своей сути являются сводными, накопительными документами, в которых формируется и обобщается информация из разных первичных документов. Они предназначены для равномерного (ежедневного) накопления и обобщения в целом за отчетный период учетной информации и, следовательно, сокращения затрат времени на составление бухгалтерской (финансовой) отчетности. Примером таких документов являются накопительные ведомости, книги учета. По охвату операций документы подразделяются на разовые и накопительные. Разовые документы оформляются на одну или несколько операций И могут служить основанием для бухгалтерской записи. Примером разового документа является требование на отпуск материалов со склада. Накопительные документы оформляются постепенно, по мере совершения однородных операций. Учетные записи в таких документах производятся по истечении отчетного месяца общим итогом, что сокращает количество записей. Примером такого документа может служить лимитно-заборная карта, открываемая на месяц для учета расхода материалов. Документы могут классифицироваться по назначению на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные документы представляют собой распоряжение или приказ на совершение хозяйственной операции: доверенность на получение товарно-материальных ценностей (рис. 4.8), приказ руководителя на оформление командировочного удостоверения и выдачу подотчетных сумм.
Организация Форма по ОКУД ОАО "Покупатель" „о ОКПО Дата выдачи Доверенность № ОАО "Покупатель'' г, Ниж. Урюпинск, ул. Почтовая, д. 1 наименование потребители н его адрес наименование плательщика к его адрес Счет№4№70И10030000000800в Нижурюпинскбанке «JP_ Доверенность действительна по « 29
Доверенность выдана должность Паспорт; серия }£ХХ № кем выдан ОВД № 66 г. Ниж. Урюпинср Дата выдачи «30» декабря J9 97_г. На получение от ОАО "Поставщик" на именован ке поставщика материальных ценностей по накладной и счет-фактуре
номер к дета документа Рис. 4.8. Доверенность Оправдательные документы составляют и подписывают лица, ответственные за совершенную операцию; они же несут ответственность за составление документа. Такие документы для материально-ответственных лиц служат оправданием в расходовании или получении ценностей. Документы должны обязательно утверждаться (подписываться) руководителем. К ним можно отнести приходные и расходные накладные, кассовые ордера (см. рис. 4.2 и 4.3). На основании таких документов осуществляются записи на счетах бухгалтерского учета. Документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании распорядительных или оправдательных документов для обобщения бухгалтерских записей, такими документами являются бухгалтерские справки, расчеты накладных расходов, разработочные таблицы. Комбинированные документы представляют собой сочетание разных видов документов, например распорядительных и оправдательных (расчетно-платежная ведомость на выплату заработной платы), оправдательных и бухгалтерского оформления (авансовый отчет — см. рис. 4.5 и 4.6), распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления (расходно-кассовый ордер — см. рис. 4.3). На практике чаше используются комбинированные документы. В зависимости от количества позиций документы могут быть однострочными (требование на расход материалов, расходно-кассовый ордер) или многострочными (лимитно-заборная карта, расходно-пла-тежная ведомость на выплату заработной платы). По способу обработки документы можно разделить на обрабатываемые вручную и на машинах. Необходимо отметить, что при разделении документов по указанным выше классификационным признакам один и тот же документ может быть отнесен к нескольким группам. Так, расходный кассовый ордер является одновременно оправдательным (для кассира), распорядительным (основанием-распоряжением руководителя на выплату денежных средств на различные нужды предприятия), первичным, разовым, однострочным и многострочным документом; группировочная ведомость — документом бухгалтерского оформления, сводным, разовым; лимитно-заборная карта — оправдательным, распорядительным, первичным, накопительным. Руководитель хозяйствующего субъекта по согласованию с главным бухгалтером утверждает список лиц, имеющих право подписывать первичные документы. Подпись работников, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов, может быть заменена паролем или другим способом автоматизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица. (Примером использования кодирования подписи может служить система банк — клиент.) Руководитель, подписавший документ, несет ответственность за достоверность информации и законность документально оформленных фактов.
Реквизиты и формы документов Одним из важнейших условий оформления документации является наличие в документах всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контроля. В связи с этим документы на хозяйственные факты должны иметь обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для исчерпывающей характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы. Реквизиты первичных и бухгалтерскихдокументов, принятых кбух-галтерскому учету, предусмотрены действующими нормативными и другими подобными им актами. Реквизиты документов зависят от характера хозяйственных операций. К обязательным реквизитам можно отнести: наименование документа (формы), наименование организации, дату составления, указание сторон, участвующих в совершении хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении), содержание хозяйственной операции, наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (см. Приложение 3). При необходимости в первичные документы вносятся дополнительные реквизиты, к которым можно отнести номер документа, адрес организации, основание для совершения хозяйственной операции. Хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. В условиях автоматизации для обработки бухгалтерской информации реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов. Первичные документы принимаются к'учету, если они составлены по имеющимся стандартам (форме). Под формой документа понимается состав и расположение реквизитов. Состав реквизитов определяется назначением документа и характером регистрируемых в нем операций. Например, приходный кассовый ордер должен включать реквизиты: от кого получены денежные средства, сумму, дату совершения хозяйственного факта. В зависимости от характера регистрируемых операций формы документов делятся на типовые и специализированные. Типовыми называются формы документов, предназначенные для регистрации однородных, широко распространенных хозяйственных фактов, которые имеют место в большинстве предприятий одной или ряда отраслей либо во всех предприятиях. К типовым документам относятся: по кассовым операциям — КО № 1, № 2; по расчетам с персоналом по учету труда — Т № 53, № 53а, по учету товарно-материальных ценностей — М № 2, № 2а, № 7, № 8, № 9, № 44 и т.д. К специализированным относятся формы документов, служащие для регистрации операций специализированного узкоотраслевого характера, имеющих место в отдельных группах организаций или отрасли. Примером специализированных форм являются: карта закройщика и штамповочная карта — на обувных фабриках, карточка учета работы автомобиля — в автотранспортных организациях. Количество и содержание документов не должно быть излишним, а затраты времени на их оформление важно свести к разумному минимуму. Этому способствует широкое использование унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации; использование нетиповых (произвольной формы) документов должно стать исключением, т.е. только в случаях, если они отсутствуют в соответствующих государственных альбомах. Унификация и стандартизация документов способствует удешевлению стоимости учета и повышению его качества.
Составление, проверка, обработка документов Составление документов регламентируется определенными требованиями, предусмотренными государственными стандартами в области бухгалтерского учета. Прежде всего, документ составляется на бланке типовой формы или формы, утвержденной руководителем предприятия. Записи вручную в первичных документах производятся шариковой ручкой, химическим карандашом или при помощи пишущих машинок, средств механизации, которые способны обеспечить сохранность записей до момента сдачи документов в архив для хранения. Применение простого карандаша при составлении первичных документов не разрешается, так как зафиксированную таким образом информацию легко стереть. Содержание информации должно быть изложено точно и ясно. В тех случаях, когда при заполнении документа остаются свободные строки, они должны обязательно прочеркиваться. Суммы в денежных документах должны указываться цифрами и прописью. Документы подтверждаются всеми необходимыми подписями с указанием должностных лиц, подписавших документ. Документ может создаваться в нескольких экземплярах, так как копии документов могут использоваться для различных целей, или они могут храниться и использоваться в учете у нескольких внешних адресатов. Первый экземпляр таких документов, как правило, направляется контрагенту. При поступлении первичных документов в бухгалтерию они подлежат обязательной проверке. В первую очередь она осуществляется по существу документа: устанавливается, все ли реквизиты заполнены (в соответствии с формой документа), определяется степень законности документируемых фактов и производится сверка или логическая увязка показателей (по содержанию). Документы, противоречащие установленному порядку или законодательству, не должны приниматься к исполнению. После указанных процедур производится бухгалтерская обработка документации, которая заключается в группировке, таксировке, проставлении корреспонденции счетов (котировки), «гашении» (делают надпись или ставят штамп на документе). Процедура, по существу, предназначена для контроля необходимости, целесообразности и законности указанного в документе хозяйственного факта. Арифметическая проверка выявляет правильность вычислений и итоговых подсчетов в документах. Бухгалтерская обработка документов завершается составлением сводных документов на основании сгруппированных первичных документов. Группировка документов состоит в подборе и объединении их в однородные по содержанию группы. Таксировка документов заключается в проставлении в них наряду с количественными показателями операции ее денежного выражения. Расценка производится либо в момент создания документа, либо при его обработке в бухгалтерии. < Составление бухгалтерских проводок, имеющих назначение переноса информации из документа на счета бухгалтерского учета, называется контировкой. Во избежание повторной обработки документа на нем ставится отметка (подпись работника, ответственного за обработку документа). Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Группа документов представляет собой документацию. Как было отмечено раньше, документирование — это способы оформления хозяйственных операций в момент их совершения или в другие допустимые (регламентируемые учетной политикой) сроки с помощью документов установленной формы.
Документооборот Порядок документирования хозяйственных фактов, движение и сроки передачи документации в бухгалтерию для принятия к учету perламентируются графиком документооборота, утвержденным руководителем предприятия. Документооборот — опись документов и регламентация процесса их создания, движения или получения от других подразделений, внешних контрагентов, утверждения, принятия к учету, обработки и передачи их в архив. Основными этапами документооборота являются: составление и оформление документов; прием документов бухгалтерией; обработка и использование документов для дальнейших учетн: записей;
• передача документов в архив. На рис. 4.9 представлена схема документооборота. Порядок документооборота и график предоставления документов зависят от характера и особенностей хозяйственных фактов и их учетного оформления, а также от структуры организации и бухгалтерии. График документооборота способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета. При составлении документооборота необходимо избегать дублирования одинаковых данных, зафиксированных в двух или более документах, не создавать излишнюю (перестраховочную) информацию, не направлять документооборот в функциональные отделы |
| Оглавление| |
- Акмеология
- Анатомия
- Аудит
- Банковское дело
- БЖД
- Бизнес
- Биология
- Бухгалтерский учет
- География
- Грамматика
- Делопроизводство
- Демография
- Естествознание
- Журналистика
- Иностранные языки
- Информатика
- История
- Коммуникация
- Конфликтология
- Криминалогия
- Культурология
- Лингвистика
- Литература
- Логика
- Маркетинг
- Медицина
- Менеджмент
- Метрология
- Педагогика
- Политология
- Право
- Промышленность
- Психология
- Реклама
- Религиоведение
- Социология
- Статистика
- Страхование
- Счетоводство
- Туризм
- Физика
- Филология
- Философия
- Финансы
- Химия
- Экология
- Экономика
- Эстетика
- Этика
Лучшие книги
Гражданский процесс: Вопросы и ответы
ЗАПАДНОЕВРОПЕЙСКОЕ ИСКУССТВО от ДЖОТТО до РЕМБРАНДТА
Коммуникации стратегического маркетинга
Консультации по английской грамматике: В помощь учителю иностранного языка.
Международные экономические отношения