Название: Теория бухгалтерского учета - Мизиковский Е.А.

Жанр: Бухгалтерский учет

Рейтинг:

Просмотров: 2154


4.1. первичные учетные документы і классификация документов для бухгалтерского учета i

Каждый хозяйственный факт, совершающийся на предприятии, обязательно должен находить свое отражение в бухгалтерском учете, а это возможно, если он будет документироваться. Требование сплошно­го, непрерывного учета в организации реализуется только на основа­нии документов (см. Приложение 3).

Напомним, что документ является материальным носителем ин­формации, отражающим факт хозяйственной деятельности или право на его совершение.

Документы являются основанием для записей на счетах бухгалтер­ского учета. При этом документы необходимо составлять (оформлять) в момент совершения факта хозяйственной деятельности или сразу после его завершения.

Документы, документация необходимы для осуществления опера­тивного управления хозяйственной деятельностью и осуществления контрольных функций. Контрольная функция осуществляется в два этапа: на первом — определяется и обосновывается целесообразность предстоящего факта, на втором — контролируется регламентирован­ный документом хозяйственный факт; при необходимости документ служит основанием последующих проверок.

Классификация документов представлена на рис. 4.1. Принимае­мые к бухгалтерскому учету документы по содержанию делятся на пер­вичные и сводные.

Первичные документы оформляются непосредственно в момент со­вершения хозяйственного факта путем его первоначальной регистра­ции, удостоверяющей содержание хозяйственного фактаи то, что он имел место в действительности. К первичным документам относят кас­совые ордера (рис. 4.2,4.3), требования, табели учета рабочего времени, счета-фактуры и др. Они представлены в виде утвержденных типовых (общегосударственных) форм.

Документы

 

По назначению

По содержанию

^_   По способу обработки

По месту        По охвату        по количеству

составления    Г    операций     ~ позиций

 

 

 

Оправда­тельные

Первичные

вручную

Внутренние

- Накопительные

- Однострочные

 

 

 

Распоряди­тельные u Сводные

Внешние

Многострочные

 

 

 

Комбини­рованные

Бухгалтерского оформления

 

Рис. 4.1. Классификация документов

 

 

 

Номер

Дата j

документа

состмлеищ j

 

МП Трзйд-НН'

КВИТАНЦИЯ

к приходному кдесокыу ордеру № 6         

«і .21. марта   1999 ,

п»ш™ ш Чек банка АБ № 737225

На хозяйственные

 

нужды

 

2000

 

р.6. 00

 

 

 

Две тысячи рублей

 

Бвз налога НДС

Главный бухгалтер Получил месир

 

_ руД    00 мм

 

 

 

Рис. 4.2. Приходный кассовый ордер

 

 

 

МП "Трэйд-НН"

 

Форы* по ОКУД

- „„ООО,

 

—™*.

 

 

 

 

Рис. 4.3. Расходный кассовый ордер

 

 

Сводными называются документы, представляющие собой сводку (обобщение) однородных данных нескольких первичных документов. В качестве примера сводного документа можно назвать отчет кассира (рис. 4.4), составляемый на основании первичных кассовых докумен­тов (приходных и расходных ордеров). Сводные документы обеспечи­вают существенное сокращение количества учетных записей, тем самым значительно снижая трудоемкость учетной работы.

 

Гл. бухгалтер

к

 

 

Рис. 4.4. Отчет кассира

Документы делятся также на внутренние, составляемые на предпри­ятии (требования, лимитно-заборные карты, авансовые отчеты (рис. 4.5, 4.6) и др.), и внешние, поступающие от контрагентов (наклад­ные, счета-фактуры (рис. 4.7) и др.).

 

Цё7~ Фамилия, •

Оршиши». ОАО-Покупатель'

Оїдел 

профессия

Иванов Петр Павлович

Типовая ф. №870 Проводка №  

т 28 марта       2000 г.

 

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ № .

28.03   2000 г.

 

Сум

Целесообразность произведен­ного расхода подтверждаю

29 марта       2000 т

 

68

1594

00

00

 

            предыдущего аванса

Перерасход

Подучено (от кого и дата):

Отчет оровсрен

Раздел $          ст. ^    

К утверждении JflSfi- P-QQi

28 марта мод,

 

 

Кредит

1838

 

00

 

 

 

Рис. 4.5. Лицевая сторона авансового отчета

 

Лата

Пор. док.

Кому, зз что и по какому документу уплачено

Су 14 м а

До счет

карт.

21.03

1

Железнодорожный билет

240

 

26,68

 

26 03

2

Железнодорожный билет

240

 

26.68

 

21.03

3

Страховой взнос

10

 

26

 

21.03

4

Постельные принадлежности

12

 

26,68

 

26.03

5

Постельные принадлежности

12

 

26,69

 

26.03

Є

Счет-фактура гостиницы

960

 

26,66

 

 

 

 

350

 

26

 

 

 

v Суточные 7 х 50

14

 

26

 

 

 

Ночные 2x7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

В сего

1838

 

 

           

 

 

 

 

  

 

Подшкь оодвічепого яви-

 

Рис. 4.6. Оборотная сторона авансового отчета

 

СЧЕТ-ФАКТУРА W1 от 2в марта 2ООО г. Постаящми     ООО "Восток"

г. Москва, 12518S, уп. Новый АрДат, 87

7712078180

Идентификационный номер поставщика (ИНН) Грузоотправитель и аго адряс        ООО "Восток*, таг ж» Грузополучатель и аго адрес

К платяжно-расчетному документу да   вб   от    26.03.00 г.

Покупателе        ОАО "Посуляталь*          

Адрес  В04И43, г. Ниж. Урюпинси, уд. Мирная, 1          

Телефон         

 

 

Идентификационный номер получателя (ИНН) 9S999989S9

Рис. 4.7. Счет-фактура

Учетные регистры по своей сути являются сводными, накопительны­ми документами, в которых формируется и обобщается информация из разных первичных документов. Они предназначены для равномерного (ежедневного) накопления и обобщения в целом за отчетный период учетной информации и, следовательно, сокращения затрат времени на составление бухгалтерской (финансовой) отчетности. Примером таких документов являются накопительные ведомости, книги учета.

По охвату операций документы подразделяются на разовые и нако­пительные.

Разовые документы оформляются на одну или несколько операций И могут служить основанием для бухгалтерской записи. Примером разо­вого документа является требование на отпуск материалов со склада.

Накопительные документы оформляются постепенно, по мере со­вершения однородных операций. Учетные записи в таких документах производятся по истечении отчетного месяца общим итогом, что сокра­щает количество записей. Примером такого документа может служить лимитно-заборная карта, открываемая на месяц для учета расхода мате­риалов.

Документы могут классифицироваться по назначению на распоря­дительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбиниро­ванные.

Распорядительные документы представляют собой распоряжение или приказ на совершение хозяйственной операции: доверенность на получение товарно-материальных ценностей (рис. 4.8), приказ руково­дителя на оформление командировочного удостоверения и выдачу под­отчетных сумм.

 

Подпись: Типовая межотраслевая форма № М-2 Утверждена постановлением Госкомстата России 30.10.97 At 7ia Коды

 

Организация

Форма по ОКУД ОАО "Покупатель"  „о ОКПО

Дата выдачи

Доверенность №      

ОАО "Покупатель'' г, Ниж. Урюпинск, ул. Почтовая, д. 1 наименование потребители н его адрес

наименование плательщика к его адрес

Счет№4№70И10030000000800в Нижурюпинскбанке

«JP_

Доверенность действительна по « 29

 

Подпись: наименование банка
Самсонову Ивану Пет фамилии, t 345678 .
Доверенность выдана          

должность

Паспорт; серия    }£ХХ № кем выдан      ОВД № 66 г. Ниж. Урюпинср

Дата выдачи «30» декабря   J9 97_г.

На получение от       ОАО "Поставщик"   

на именован ке поставщика материальных ценностей по   накладной и счет-фактуре

 

номер к дета документа

Рис. 4.8. Доверенность

Оправдательные документы составляют и подписывают лица, ответ­ственные за совершенную операцию; они же несут ответственность за составление документа. Такие документы для материально-ответствен­ных лиц служат оправданием в расходовании или получении ценнос­тей. Документы должны обязательно утверждаться (подписываться) руководителем. К ним можно отнести приходные и расходные наклад­ные, кассовые ордера (см. рис. 4.2 и 4.3). На основании таких докумен­тов осуществляются записи на счетах бухгалтерского учета.

Документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании распорядительных или оправдательных документов для обобщения бухгалтерских записей, такими документами являются бух­галтерские справки, расчеты накладных расходов, разработочные таб­лицы.

Комбинированные документы представляют собой сочетание разных видов документов, например распорядительных и оправдательных (расчетно-платежная ведомость на выплату заработной платы), оправ­дательных и бухгалтерского оформления (авансовый отчет — см. рис. 4.5 и 4.6), распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления (расходно-кассовый ордер — см. рис. 4.3). На практике чаше используются комбинированные документы.

В зависимости от количества позиций документы могут быть одно­строчными (требование на расход материалов, расходно-кассовый ордер) или многострочными (лимитно-заборная карта, расходно-пла-тежная ведомость на выплату заработной платы).

По способу обработки документы можно разделить на обрабатывае­мые вручную и на машинах.

Необходимо отметить, что при разделении документов по указан­ным выше классификационным признакам один и тот же документ может быть отнесен к нескольким группам. Так, расходный кассовый ордер является одновременно оправдательным (для кассира), распоря­дительным (основанием-распоряжением руководителя на выплату де­нежных средств на различные нужды предприятия), первичным, разо­вым, однострочным и многострочным документом; группировочная ведомость — документом бухгалтерского оформления, сводным, разо­вым; лимитно-заборная карта — оправдательным, распорядительным, первичным, накопительным.

Руководитель хозяйствующего субъекта по согласованию с главным бухгалтером утверждает список лиц, имеющих право подписывать пер­вичные документы. Подпись работников, ответственных за составле­ние машиночитаемых первичных документов, может быть заменена паролем или другим способом автоматизации, позволяющим одно­значно идентифицировать подпись соответствующего лица. (Приме­ром использования кодирования подписи может служить система банк — клиент.) Руководитель, подписавший документ, несет ответст­венность за достоверность информации и законность документально оформленных фактов.

 

Реквизиты и формы документов

Одним из важнейших условий оформления документации является наличие в документах всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контроля. В связи с этим документы на хозяйственные факты должны иметь обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для исчерпывающей характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы.

Реквизиты первичных и бухгалтерскихдокументов, принятых кбух-галтерскому учету, предусмотрены действующими нормативными и другими подобными им актами.

Реквизиты документов зависят от характера хозяйственных опе­раций.

К обязательным реквизитам можно отнести: наименование доку­мента (формы), наименование организации, дату составления, указа­ние сторон, участвующих в совершении хозяйственной операции, из­мерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении), содержание хозяйственной операции, наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной опера­ции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифров­ки (см. Приложение 3).

При необходимости в первичные документы вносятся дополни­тельные реквизиты, к которым можно отнести номер документа, адрес организации, основание для совершения хозяйственной операции. Хо­зяйственные операции, проводимые организацией, должны офор­мляться оправдательными документами.

В условиях автоматизации для обработки бухгалтерской информа­ции реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Первичные документы принимаются к'учету, если они составлены по имеющимся стандартам (форме). Под формой документа понимает­ся состав и расположение реквизитов. Состав реквизитов определяется назначением документа и характером регистрируемых в нем операций. Например, приходный кассовый ордер должен включать реквизиты: от кого получены денежные средства, сумму, дату совершения хозяйст­венного факта.

В зависимости от характера регистрируемых операций формы доку­ментов делятся на типовые и специализированные.

Типовыми называются формы документов, предназначенные для регистрации однородных, широко распространенных хозяйственных фактов, которые имеют место в большинстве предприятий одной или ряда отраслей либо во всех предприятиях. К типовым документам от­носятся: по кассовым операциям — КО № 1, № 2; по расчетам с персо­налом по учету труда — Т № 53, № 53а, по учету товарно-материальных ценностей — М № 2, № 2а, № 7, № 8, № 9, № 44 и т.д.

К специализированным относятся формы документов, служащие для регистрации операций специализированного узкоотраслевого характе­ра, имеющих место в отдельных группах организаций или отрасли. Примером специализированных форм являются: карта закройщика и штамповочная карта — на обувных фабриках, карточка учета работы автомобиля — в автотранспортных организациях.

Количество и содержание документов не должно быть излишним, а затраты времени на их оформление важно свести к разумному ми­нимуму. Этому способствует широкое использование унифицирован­ных (типовых) форм первичной учетной документации; использова­ние нетиповых (произвольной формы) документов должно стать ис­ключением, т.е. только в случаях, если они отсутствуют в соответст­вующих государственных альбомах. Унификация и стандартизация документов способствует удешевлению стоимости учета и повышению его качества.

 

Составление, проверка, обработка документов

Составление документов регламентируется определенными требо­ваниями, предусмотренными государственными стандартами в облас­ти бухгалтерского учета. Прежде всего, документ составляется на блан­ке типовой формы или формы, утвержденной руководителем предпри­ятия.

Записи вручную в первичных документах производятся шариковой ручкой, химическим карандашом или при помощи пишущих маши­нок, средств механизации, которые способны обеспечить сохранность записей до момента сдачи документов в архив для хранения. Примене­ние простого карандаша при составлении первичных документов не разрешается, так как зафиксированную таким образом информацию легко стереть. Содержание информации должно быть изложено точно и ясно. В тех случаях, когда при заполнении документа остаются сво­бодные строки, они должны обязательно прочеркиваться. Суммы в денежных документах должны указываться цифрами и прописью. До­кументы подтверждаются всеми необходимыми подписями с указани­ем должностных лиц, подписавших документ.

Документ может создаваться в нескольких экземплярах, так как копии документов могут использоваться для различных целей, или они могут храниться и использоваться в учете у нескольких внешних адре­сатов. Первый экземпляр таких документов, как правило, направляется контрагенту.

При поступлении первичных документов в бухгалтерию они подле­жат обязательной проверке. В первую очередь она осуществляется по существу документа: устанавливается, все ли реквизиты заполнены (в соответствии с формой документа), определяется степень законности документируемых фактов и производится сверка или логическая увязка показателей (по содержанию). Документы, противоречащие установ­ленному порядку или законодательству, не должны приниматься к ис­полнению.

После указанных процедур производится бухгалтерская обработка документации, которая заключается в группировке, таксировке, про­ставлении корреспонденции счетов (котировки), «гашении» (делают надпись или ставят штамп на документе).

Процедура, по существу, предназначена для контроля необходимос­ти, целесообразности и законности указанного в документе хозяйст­венного факта.

Арифметическая проверка выявляет правильность вычислений и итоговых подсчетов в документах.

Бухгалтерская обработка документов завершается составлением сводных документов на основании сгруппированных первичных доку­ментов. Группировка документов состоит в подборе и объединении их в однородные по содержанию группы.

Таксировка документов заключается в проставлении в них наряду с количественными показателями операции ее денежного выражения. Расценка производится либо в момент создания документа, либо при его обработке в бухгалтерии.

< Составление бухгалтерских проводок, имеющих назначение пере­носа информации из документа на счета бухгалтерского учета, называ­ется контировкой.

Во избежание повторной обработки документа на нем ставится от­метка (подпись работника, ответственного за обработку документа).

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисле­ния заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Группа документов представляет собой документацию.

Как было отмечено раньше, документирование — это способы офор­мления хозяйственных операций в момент их совершения или в другие допустимые (регламентируемые учетной политикой) сроки с помощью документов установленной формы.

 

Документооборот

Порядок документирования хозяйственных фактов, движение и сроки передачи документации в бухгалтерию для принятия к учету per­ламентируются графиком документооборота, утвержденным руково­дителем предприятия.

Документооборот — опись документов и регламентация процесса их создания, движения или получения от других подразделений, внеш­них контрагентов, утверждения, принятия к учету, обработки и переда­чи их в архив.

Основными этапами документооборота являются:

составление и оформление документов;

прием документов бухгалтерией;

обработка и использование документов для дальнейших учетн: записей;

 

 

•           передача документов в архив. На рис. 4.9 представлена схема документооборота.

Порядок документооборота и график предоставления документов зависят от характера и особенностей хозяйственных фактов и их учет­ного оформления, а также от структуры организации и бухгалтерии.

График документооборота способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета. При составлении документооборота не­обходимо избегать дублирования одинаковых данных, зафиксирован­ных в двух или более документах, не создавать излишнюю (перестрахо­вочную) информацию, не направлять документооборот в функцио­нальные отделы


Оцените книгу: 1 2 3 4 5