Название: Делопроизводство - Кузнецов И. Н.

Жанр: Делопроизводство

Рейтинг:

Просмотров: 9199

4.2. финансовая документация

4.2.1. Роль бухгалтерии в решении финансовых стратегических задач предприятия (фирмы)

В условиях развития рыночных отношений и создания широ­кой сети негосударственных структур существенно меняется роль такого традиционного для всех учреждений, организаций и пред­приятий структурного подразделения, как бухгалтерия. Вместо простого учетного органа бухгалтерия становится одним из важ­нейших подразделений, определяющих финансовую стратегию фирмы и влияющая на развитие ее хозяйственной деятельности.

Учетная политика фирмы, грамотный анализ финансово-хо­зяйственной деятельности, взаимодействие с налоговыми служ­бами — это принципиальные, ключевые моменты в работе любо­го предприятия, обладающего полной самостоятельностью и вы­живающего в условиях острой конкурентной борьбы.

154

Значимость бухгалтерии как структурного подразделения тре­бует постоянного совершенствования организации и деятельнос­ти бухгалтерии, улучшения ее кадрового состава, внедрения про­грессивных информационных технологий, обработки экономичес­кой информации.

Важным направлением улучшения работы любой бухгалтерии является совершенствование организации и внедрение делопро­изводства в этом подразделении.

Правильное составление и оформление этих документов в со­ответствии с действующими нормами — одна из обязанностей работников бухгалтерии.

Другой существенной стороной ведения делопроизводства бухгалтерии является систематизация и хранение всех образую­щихся здесь документов, необходимых впоследствии не только для анализа финансово-хозяйственной деятельностифирмы, но и для предъявления этих документов при аудиторской проверке, а так­же для сдачи на хранение в установленном порядке в ведомствен­ные и государственные архивы.

Руководители предприятий несут персональную ответствен­ность за документальный фонд предприятия.

Принципиально важным для решения вопросов взаимодей­ствия современных предприятий и организаций с архивными уч­реждениями являются "Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архи­вах", в которых законодательно выделяются государственная и негосударственная части Архивного фонда РФ.

О взаимодействиях собственников документов негосудар­ственной части Архивного фонда с органами и учреждениями Государственной архивной службы России более подробно го­ворится в "Положении об Архивном фонде Российской Федера­ции", утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552.

В соответствии с действующим законодательством по архи­вному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях.

155

Основными нарушениями являются:

— утрата дел постоянного и долговременного хранения, ги­бель документов, незаконное их уничтожение, оставление архи­вов в бесхозном, неучтенном состоянии (в том числе и при ликви­дации и реорганизации учреждений и предприятий);

— необоснованный отказ от передачи документов в государ­ственный архив в установленные нормативными актами сроки;

— несоблюдение сроков упорядочения документов постоян­ного и долговременного хранения, проведения экспертизы цен­ности документов, их научно-технической обработки, составле­ния описей дел;

— немотивированный отказ в допуске представителей к про­верке условий хранения архивных документов и состояния рабо­ты с ними и т. д.

Соблюдение требований нормативных документов помогут бухгалтеру избежать негативных моментов при общении с конт­ролирующими органами: налоговой инспекцией, архивной и ауди­торской службами.

Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской служ­бой любой организации, являются:

• формирование полной и достоверной информации о хозяй­ственных процессах и финансовых результатах деятельности орга­низации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и фи­нансовыми органами, банками и иными заинтересованными ли­цами;

• обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

• своевременное предупреждение негативных явлений в финан­сово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внут­рихозяйственных резервов. Выполнение этих задач напрямую за­висит от полноты и своевременности отражения на счетах бух­галтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что в свою очередь является следствием документального оформления совершенных

156

операций. От правильности его выполнения зависит достовер­ность учетной информации, представляемой бухгалтерией орга­низации ее пользователям.

Поэтому в организациях процессу документирования хозяй­ственных операций должно уделяться большое внимание со сто­роны не только работников бухгалтерских служб, но и работни­ков других структурных подразделений, поскольку эффективность ведения бухгалтерского учета в организациях зависит от правиль­ной организации работы с документами, являющимися письмен­ными подтверждениями факта совершения хозяйственной опера­ции (их юридическая доказательность).

Если в организации не создана система организации и ведения первичного учета, то не будет и эффективно работать система уп­равления при принятии необходимых управленческих решений.

4.2.2. Общая характеристика документов по финансово-расчетным операциям

Документирование хозяйственных операций осуществляется на основе действующего законодательства. Согласно Федераль­ному закону Российской Федерации о "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции должны отражаться в учете на осно­вании оправдательных документов.

При этом первичные учетные документы могут быть приняты к учету только в случае, если они составлены по формам, содер­жащимся в альбомах унифицированных форм первичной доку­ментации. Таким образом, очевиден один из основных принци­пов ведения бухгалтерского учета: хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом как правовое экономическое событие, места не имеет (нет объекта бухгалтерского учета).

Кроме того, следует обратить внимание на то обстоятельство, что налоговые органы вправе привлекать к административной ответственности должностных лиц организации, виновных в ве­дении бухгалтерского учета с нарушением установленного зако­ном порядка. В данном случае таким нарушением является невы­полнение требований, касающихся документального оформления совершенных хозяйственных операций.

157

Документы по финансово-расчетным операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Пра­вильно составленные документы по финансово-расчетным опера­циям способствуют рациональному использованию денежных средств.

Документы по финансово-расчетным операциям являются письменным доказательством действительного осуществления финансово-расчетной операции или права на ее совершение.

Любая финансово-расчетная операция может осуществляться только на основании документов и должна своевременно оформ­ляться соответствующими документами.

Документы по финансово-расчетным операциям служат также для предварительного и последующего контроля за сохранностью собственности, за соблюдением действующего законодательства и целесообразностью производимых и произведенных операций.

Предварительный контроль осуществляется руководящими работниками при подписании документов, на основании которых совершаются определенные финансово-расчетные операции (при­ем и выдача денег, перечисление с расчетных счетов и т. д.).

Последующий контроль производится главным образом в форме документальных ревизий и проверок в бухгалтерии всех поступающих документов.

Посредством документов проводится анализ финансово-хозяй­ственной деятельности.

Документы могут служить источником доказательства хище­ний собственности, злоупотреблений должностных лиц, наруше­ния финансово-расчетной дисциплины.

При рассмотрении дел в судебных органах и споров в арбит­раже документы используются в качестве основного источника доказательства.

Таким образом, основанием для отражения информации о со­вершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерско­го учета являются первичные документы. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции.

Основные требования, предъявляемые к первичной учетной документации таковы:

158

1. К учету принимаются только те документы, которые состав­лены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности для оформления совершенных хозяй­ственных операций организациям необходимо применять типо­вые межведомственные формы первичных документов, утвержда­емые Государственным комитетом Российской Федерации по статистике в установленном порядке.

При необходимости организациям дано право самостоятель­но разрабатывать отдельные формы первичных документов и учет­ных регистров, которых нет в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации и альбомах отраслевых специ­ализированных форм документов (например, торгово-закупочные акты на приобретение материалов у физических лиц).

Кроме того, допускается внесение в действующие формы из­менений, детализирующих и уточняющих их, а также дополняю­щих реквизиты форм при условии сохранения основных реквизи­тов без изменений.

2. Первичные документы, о чем упоминалось ранее, для при­дания им юридической силы должны иметь следующие обязатель­ные реквизиты; наименование документа, дату составления доку­мента, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хо­зяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хо­зяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц.

Кроме перечисленных обязательных реквизитов в первичной учетной документации могут указываться и дополнительные рек­визиты, характер которых определяется содержанием той или иной операции и назначение которых состоит в усилении конт­рольного, познавательного и оперативного значения документов.

3. Первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях — не­посредственно после ее окончания.

159

4. В первичных документах должны быть отражены все необ­ходимые сведения, позволяющие точно установить содержание и условия совершения операций, т. е. возникает необходимость за­полнения всех реквизитов, предусмотренных формой документов.

5. Исправления, имеющиеся в первичной документации, дол­жны быть подтверждены подписями лиц, подписавших докумен­ты, с указанием даты внесения исправлений.

6. Заполнение первичных документов должно обеспечивать сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

За достоверность данных и качество составления документов несут ответственность лица, подписывающие документы (дирек­тор, заведующий, главный бухгалтер, кассир, приемщик и др.).

Документы должны составляться четко и ясно, без помарок. Как в тексте документа, так и в цифровых данных, не разрешают­ся никакие подчистки, помарки и не оговоренные исправления. Особо строгий порядок установлен для денежных документов-че­ков, приходных и расходных кассовых ордеров, платежных пору­чений и требований и других банковских документов. Составле­ние их должно осуществляться на основании специальных правил.

В кассовых и банковских документах исправление записей не допускается вообще. Если при заполнении документов допуще­ны ошибки, бланки считаются испорченными и аннулируются. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также банковские документы необходимо гасить со­ответствующими штампами.

Допущенные по различным причинам ошибки в документах (за исключением вышеперечисленных) исправляются в установ­ленном порядке. Исправление ошибок производится зачеркива­нием неправильного текста или суммы одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над зачеркнутым пишется правильный текст или сумма. Исправление ошибки должно быть оговорено "Исправлено" и подтверждено росписью лиц, подпи­савших документ.

За выпиской некоторых документов устанавливается специаль­ный контроль. Например, при подготовке банковских чеков за­

160

полняется корешок чека. Многие документы, как правило, состав­ляются под копирку. Копии остаются для последующего контро­ля или справок.

Специальный порядок составления документов по финансово-расчетным операциям и специальный контроль за их составлени­ем предполагают не допустить совершения неправильных и неза­конных операций.

Документы, составленные с нарушением установленных пра­вил, не имеют юридической силы. Они не могут служить основа­нием и доказательством совершения операции. Все документы по финансово-расчетным операциям при их дальнейшей обработке должны подвергаться строгому контролю по форме и по суще­ству.

4.2.3. Классификация учетных документов

Все документы, применяемые в настоящее время в хозяйствен­ной деятельности, можно классифицировать по следующим ос­новным признакам.

По назначению:

• распорядительные — документы, содержащие разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряже­ние руководителя о выдаче денежных средств под отчет);

• оправдательные — документы, содержащие информацию об исполнении распоряжения (авансовый отчет);

• бухгалтерского оформления — документы, которые служат для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего ис­пользования в учетном процессе (расчет начислений с оплат тру­да);

• комбинированные — документы, сочетающие в себе призна­ки распорядительных, исполнительных и документов бухгал­терского оформления (расчетно-платежная ведомость на оплату труда).

По содержанию хозяйственных операций:

• материальные — документы, служащие для оформления опе­раций по движению товарно-материальных ценностей (приход­ный ордер);

161

• денежные — документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное поручение);

• расчетные — используемые для оформления расчетных вза­имоотношений предприятия со своими контрагентами по возник­шим обязательствам (счет-фактура).

По объему отраженных операций:

• первичные — документы, содержащие информацию об од­ной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера);

• сводные — документы, предназначенные для обобщения ин­формации обо всей совокупности однотипных хозяйственных опе­раций за определенный промежуток времени (отчет кассира).

По способу использования:

• разовые — документы, используемые для оформления одно­кратной хозяйственной операции (накладная-требование на от­пуск (внутреннее перемещение) материалов);

• накопительные — используются для многократного совер­шения одноразовых хозяйственных операций (лимитно-заборная карта).

По числу учитываемых позиций:

• однострочные — документы, содержащие одну учетную по­зицию;

• многострочные — документы, содержащие две и более учет­ные позиции (расчетно-платежная ведомость).

По месту составления:

• внутренние — документы, составленные в самой организа­ции для оформления внутренних хозяйственных операций (дове­ренность на получение товарно-материальных ценностей);

• внешние — документы, поступающие от сторонних органи­заций и отражающие взаимоотношения организации со своими контрагентами (платежные требования-поручения).

По способу заполнения:

• заполняемые вручную;

• заполняемые при помощи средств вычислительной техники.

162

Кроме того, все перечисленные виды учетной документации можно условно сгруппировать по следующим признакам:

• организационно-распорядительные — документы, отража­ющие вопросы общего руководства организацией и ее производ­ственно-эксплуатационной деятельностью. Данные документы составляются органами управления организации;

• финансово-расчетные — документы, способствующие раци­ональному использованию денежных средств и обобщающие ин­формацию о финансовом состоянии организации и расчетах с другими участниками рыночных отношений. Данный вид доку­ментов составляется бухгалтерской службой организации;

• документы по снабжению и сбыту — материальные документы. Учетные регистры — это разграфленные листы:

• бумаги, используемые для бухгалтерских записей. Учетные регистры подразделяются по ряду признаков:

• по внешнему виду;

• объему содержания;

• характеру записей.

По внешнему виду учетные регистры делятся на следующие группы:

• бухгалтерские книги;

• карточки;

• свободные листы (ведомости). Бухгалтерские книги — это сброшюрованные листы бумаги с необходимой графовкой. Все страницы книги нумеруются, указывается общее их количество, что подтверждается подписью бухгалтера.

Карточки — отдельные листы бумаги в виде разграфленных таблиц. Они бывают определенных стандартов, что позволяет хранить их вместе в картотеке.

Свободные листы — разновидность карточек. Они делаются из менее плотной бумаги и хранятся не в картотеках, а в специ­альных папках, откуда могут изыматься для записей, подсчета.

По объему содержания учетные регистры делятся на три группы:

• синтетические;

• аналитические;

• комбинированные.

163

В синтетических учетных регистрах запись производится в обобщенном виде, кратко, без пояснительного текста, с указани­ем даты и номера бухгалтерской записи. (Главная книга, в кото­рой отражены итоговые данные по всем синтетическим счетам, ведущимся на предприятии, — журнал-ордер.)

В аналитических учетных регистрах записи делаются по от­дельным аналитическим счетам, детализирующим содержание записи того или иного синтетического счета.

Комбинированные учетные регистры объединяют в себе син­тетический и аналитический учет. Их применение сокращает объем учетных работ, позволяет вести учет отдельных объектов в ана­литическом разрезе и одновременно получать обобщенные пока­зания синтетического учета.

По характеру записи (разносятся ли операции по бухгалтер­ским счетам или только регистрируются в хронологическом по­рядке без группировки по счетам) различают:

• хронологические;

• систематические;

• комбинированные.

В хронологических учетных регистрах хозяйственные опера­ции отражаются по мере их совершения на основании первичных документов в хронологическом порядке, в последовательности поступления, без группировки и разноски по счетам.

Систематические учетные регистры предназначены для группи­ровки однородных операций и записи их по определенной системе на бухгалтерских счетах (по аналитическим и синтетическим счетам).

Комбинированные отчетные регистры сочетают в себе хроно­логические и систематические учетные регистры. В этих регист­рах записи более наглядны и обозримы, сокращаются затраты труда по учетной регистрации, уменьшается возможность оши­бок, так как хронологические и систематические записи произво­дятся не в разных регистрах, а в один рабочий прием в совмещен­ном регистре.

По форме графления регистры бывают:

• линейные — для учета расчетов с поставщиками, дебитора­ми и кредиторами (линейно-позиционные);

164

• шахматные (табличные), которые позволяют сделать запись одновременно по дебету и кредиту счета. Здесь сочетается анали­тический и синтетический учет.

Сущность шахматной формы заключается в том, что дебет счета располагают по горизонтали, а кредит — в вертикальных колонках. Каждая клетка в таком регистре представляет собой дебет одного и кредит другого счета.

Особенность ее состоит в том, что сумма операций записывает­ся по двум счетам только один раз, но эта запись означает, что сум­ма отнесена одновременно в дебет одного и кредит другого счета.

По этой форме строится журнал-ордер.

Главная книга представляет собой сброшюрованные листы со специальным графлением.

На каждый счет отводится для записей определенная страни­ца или несколько страниц, в зависимости от количества коррес­пондирующих счетов.

В Главной книге проставляются месяц, за который вносятся записи, обороты по дебету данного счета с кредита счетов и в це­лом оборот по дебету счета, общий итог оборота по кредиту сче­та и остаток.

При указании номера кредитуемого счета должен быть также указан номер журналов-ордеров, в котором получила отражение данная сумма.

Таким образом, Главная книга используется для обобщения данных журналов-ордеров, взаимной проверки правильности про­изведенных записей по отдельным синтетическим счетам (а в ряде случаев — и аналитическим счетам), составления бухгалтером отчетов.

4.2.4. Способы исправления ошибок в финансово-расчетной документации

Различаются следующие способы исправления ошибок в учет­ных регистрах:

• корректурный;

• способ "красное сторно";

• дополнительных записей.

165

Корректурный способ применяется, если обнаружена ошибка до подведения итогов за отчетный месяц,

Неправильную запись зачеркивают одной тонкой чертой, что­бы зачеркнутое можно было прочитать, а сверху делают правиль­ную запись.

Исправление оговаривается на свободном месте документа и подтверждается подписью лица.

Если ошибка сделана после подсчета итогов, но до перенесе­ния итогов в Главную книгу — исправление делают на основании бухгалтерской справки, а в Главную книгу переносят правильные данные.

Если ошибка найдена после перенесения итогов в Главную книгу, то в этом случае ошибка оформляется бухгалтерской справ­кой, на основании которой делают правильную запись отдельной строкой в Главной книге. Эту справку подкалывают в журнал-ордер, в котором допущена ошибка.

Способом "красное сторно" исправляют ошибки, допущенные в корреспонденции счетов и обнаруженные после составления отчетности. Применяется он также в случае, когда корреспонден­ция счета правильная, но хозяйственная операция не состоялась либо завышена сумма хозяйственных операций. Сущность мето­да в том, что ошибочная запись сторнируется.

Исправление производится на основании бухгалтерской справки.

Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших первичных докумен­тов по форме, арифметическая проверка и проверка по существу.

Проверка по форме позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован бланк со­ответствующей формы и все реквизиты документа заполнены.

Арифметическая проверка предназначена для выявления оши­бок, которые могли возникнуть при заполнении документа. Если ошибки допущены в документах, служащих для оформления кас­совых операций (приходные и расходные кассовые ордера), и бан­ковских документах (чеках, платежных поручениях и др.), то дан­ные документы к учету приниматься не должны, а подлежат со­ставлению заново независимо от характера ошибки, поскольку исправления в кассовых и банковских документах запрещены.

166

Проверка по существу необходима для того, чтобы установить законность и целесообразность совершаемой хозяйственной опе­рации.

Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского уче­та, первичные документы по хозяйственным операциям, проти­воречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материаль­ных и других ценностей, к исполнению приниматься не должны.

В случае поступления в бухгалтерию таких первичных доку­ментов главный бухгалтер должен поставить в известность руко­водителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйствен­ных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководите­ля организации, на которого в связи с этим возлагается вся пол­нота ответственности за последствия осуществления таких опе­раций, и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгал­терскую отчетность.

Документы, прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для на­числения заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года). В процессе осуществления хозяйственной деятельности организация имеет дело со многими первичными документами.

Порядок их обработки и движения в организации с момента их создания или получения до сдачи в архив осуществляется на основании утвержденного в организации документооборота. Пра­вила документооборота и технология обработки учетной инфор­мации утверждаются в составе принятой организацией учетной политики.

Для рациональной организации документооборота в органи­зации должен быть утвержден приказом (распоряжением) руко­водителя график документооборота.

167

Работники производственных подразделений и функциональ­ных служб организации заполняют и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документообо­рота. Для этого каждый исполнитель получает выписку из графи­ка. В ней перечисляются первичные документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления в под­разделения организации.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, качественное заполнение документов, достоверность сведений, содержащихся в них, и своевременную передачу документов для отражения данных в бухгалтерском учете несут лица, подписав­шие документ.

Контроль за соблюдением исполнителями графика докумен­тооборота осуществляет главный бухгалтер. Согласно Федераль­ному закону от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском уче­те" требования главного бухгалтера по документальному оформ­лению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работ­ников организации.

Первичные документы изымаются на основании мотивиро­ванного постановления должностного лица. Изъятие документов в обязательном порядке производится в присутствии понятых и оформляется протоколом выемки, копия которого вручается под расписку руководителю или главному бухгалтеру организации. Изъятые документы перечисляются и описываются в протоколе либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наимено­вания, количества изымаемых документов.

В тех случаях, когда для проведения конкретных мероприятий недостаточно выемки копий документов и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов бу­дут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должност­ное лицо вправе изъять подлинные документы в порядке, предус­мотренном ст. 9 Налогового кодекса Российской Федерации.

4.2.5. Оформление открытия счетов предприятий

Для хранения денежных средств и осуществления расчетов банки открывают предприятиям (объединениям, организациям и

168

учреждениям) в зависимости от характера их деятельности и ис­точников финансирования расчетные, текущие и другие счета.

Организация — владелец счета — имеет право самостоятель­но распоряжаться средствами на расчетном счете, соблюдая при этом правила расчетов. Учреждения банка, соблюдая установлен­ные правила, выполняют распоряжение владельцев счетов о спи­сании средств с их счетов в пределах имеющихся на них сумм. Без согласия организации производятся только бесспорные платежи: взыскание просроченных платежей в Государственный бюджет, судебные исполнительные листы, приказы арбитража, распоряже­ния вышестоящих организаций о перераспределении средств и др.

Руководители учреждений, получающие в свое распоряжение средства из бюджета для использования по целевому назначению, являются распорядителями кредитов. По широте предоставляе­мых им прав распорядители кредитов подразделяются на глав­ных и нижестоящих.

Основная масса платежей производится в порядке без налич­ных расчетов, т. е. посредством перечисления сумм с расчетного счета плательщика на расчетный счет получателя.

Это дает возможность высвобождать из обращения значитель­ные суммы наличных денег, позволяет обходиться сравнительно небольшим количеством их при значительных оборотах хозяй­ственных организаций, обеспечивает осуществление контроля за договорной и финансовой дисциплиной предприятий.

Для определенных видов платежей (выдача заработной платы, выплата пенсий и пособий, на хозяйственные расходы и др.) банк выдает наличные деньги, а платежи производит организация.

Операции по расчетному (текущему) счету производятся уч­реждениями банка по документам специальной утвержденной формы, которые выписывают работники финансового отдела или бухгалтерии организации.

Наиболее часто применяются следующие: платежное поруче­ние, платежное требование-поручение, счет-фактура, объявление на взнос наличными, денежные и расчетные чеки, выписки из рас­четных (текущих) счетов, заявления (об отказе от акцепта, на акк­редитив, на выдачу ссуды и др.).

169

Порядок открытия и закрытия расчетных, текущих и бюджет­ных счетов организациям (учреждениям), а также правила совер­шения по ним операций определены соответствующими норма­тивными документами.

Для оформления открытия представляются следующие доку­менты:

• заявление об открытии счета;

• копия документа о создании организации;

• копия утвержденного устава (положения);

• карточка с образцами подписей и оттиском печати и др. Заявление об открытии счета представляется по утвержденной

форме.

При открытии счетов учреждения банка осуществляют конт­роль за соблюдением действующего законодательства при созда­нии и реорганизации организаций.

Документом, подтверждающим законность создания или ре­организации организации является приказ (распоряжение, поста­новление, решение) органа, который принял об этом решение в соответствии с предоставленным ему правом. В учреждение бан­ка представляется копия указанного документа, заверенная орга­ном, его издавшим, либо в нотариальном порядке.

Карточка с образцами подписей и оттиском печати представ­ляется по утвержденной форме в двух экземплярах. В нее включа­ются образцы подписей всех лиц, которым предоставлено право первой и второй подписи на денежно-расчетных документах. Кар­точка заверяется подписью руководителя (или его заместителем) вышестоящей организации и печатью или нотариальной конторой.

Все финансово-расчетные документы составляются за двумя подписями (первой и второй). Право первой подписи принадле­жит руководителю организации, которому открывается счет.

Первую подпись могут ставить также и должностные лица, уполномоченные самим руководителем, если такое передоверие полномочия не запрещено вышестоящей организацией. В тех слу­чаях, когда передоверие права первой подписи запрещено, об этом делается специальная оговорка в справке о полномочиях. Отсут­ствие указанной оговорки означает право на передоверие.

170

Право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру. Он санкционирует законность производимых операций. При от­сутствии в штате главного бухгалтера право второй подписи мо­жет быть предоставлено бухгалтеру или другому должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета и от­четности. В этом случае владелец счета за подписью руководите­ля делает отметку на карточке с образцами подписей о том, что в штате отсутствует счетный работник.

Руководители производственных подразделений, входящих в состав объединений, а также нехозрасчетных филиалов, мастер­ских подписывают денежно-расчетные документы единолично, если в штате нет счетного или другого работника, на которого можно возложить ведение бухгалтерского учета.

В централизованных бухгалтериях банковские документы (чеки и платежные поручения), а также расходные кассовые орде­ра и расчетно-платежные ведомости на заработную плату по сро­кам и суммам выплат из кассы (распорядительные надписи) под­писываются руководителем учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия, и главным бухгалтером.

Остальные документы, служащие основанием для выдачи де­нег, товарно-материальных ценностей, а также изменяющие кре­дитные и расчетные обязательства'учреждений, обслуживаемых централизованными бухгалтериями, подписываются соответству­ющими руководителями учреждений и главным бухгалтером цен­трализованной бухгалтерии.

В случае замены или дополнения хотя бы одной подписи по счету представляется новая карточка с образцами подписей всех лиц, имеющих право первой и второй подписи.

Свободные строки в месте, отведенном для образцов подпи­сей, должны быть прочеркнуты.

При временном предоставлении лицу права первой или вто­рой подписи, а также при временной замене одного из лиц, упол­номоченных руководителем или главным бухгалтером, новая кар­точка не составляется, а дополнительно представляется карточка только с образцом подписи лица, временно исполняющего обя­занности руководителя или главного бухгалтера, заверенная в указанном порядке.

171

Для финансирования строящихся предприятий в учреждениях банка могут открываться временные текущие счета на имя руко­водителя дирекции строящегося предприятия. Для открытия та­кого счета представляют ходатайство соответствующего мини­стерства, управления и т. п. местного подчинения об открытии счета с указанием срока его действия; приказ или распоряжение о назначении представителя или директора строящегося предприя­тия; карточку с образцами подписей.

Срок действия счета не может превышать срока, предусмот­ренного по плану для пуска предприятия. Передоверие распоря­жения счетом не допускается.

42.6. Основные виды документов по финансово-расчетным операциям

Денежный чек, расчетный чек, чековые книжки

Денежный чек — распоряжение предприятия банку о выдаче с его расчетного счета суммы наличных денежных средств, указан­ных в чеке.

Расчетный чек — распоряжение плательщика о перечислении с его расчетного счета определенной суммы на счет получателя. Расчетные чеки используются только для безналичных платежей. В отличие от денежных, расчетные чеки всегда являются именны­ми, т. е. они применяются для перечисления денег тем предприя­тиям и организациям, которые указаны в чеке.

Чеки выписываются на специальных бланках, сброшюрован­ных в чековые книжки. Они выдаются учреждениями банка пред­приятиям и организациям на основании заявлений. Чеки хранят­ся как документы строгой отчетности. Предприятие, получившее в банке чековую книжку, несет ответственность за использование чеков, за убытки, причиненные вследствие утраты, хищения как всей книжки, так и отдельных чеков. Заявление о выдаче чековых книжек составляется по соответствующей форме.

Расчеты, совершаемые между гражданами и предприятиями, производятся путем безналичного перечисления средств через учреждения банка.

172

Безналичные расчеты осуществляются путем выдачи расчет­ных чеков сберегательных касс или учреждений банка либо пере­числением сумм в уплату за товары и услуги со счетов вкладчи­ков в банке.

Счет-фактура

Счет-фактура — это товарно-расчетный документ, который выписывает поставщик при отпуске товара покупателю.

Счета-фактуры используются для контроля за выполнением договорных обязательств и являются основанием для выписки пла­тежных поручений, расчетных чеков и в некоторых случаях, при акцептной форме расчетов, для выписки платежных требований.

Счет-фактура имеет следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование и адрес поставщика.

2. Местонахождение и номер расчетного счета поставщика.

3. Наименование и адрес грузополучателя.

4. Местонахождение и номер расчетного счета грузополучателя.

5. Порядковый номер.

6. Дата.

7. Перечень отпускаемых товаров.

8. Количество товара.

9. Цена.

10. Сумма.

11. Способ отправления.

12. Номер квитанции (накладной).

13. Ссылка на договор или заказ, на основании которых про­изведена отгрузка.

Предприятия и организации имеют право по своему усмотрению изменять графы бланка в той его части, которая отведена для переч­ня товаров. Счет-фактура представляется в учреждение банка в од­ном экземпляре в качестве приложения к платежному требованию.

Обязательство кассира

Порядок ведения кассовых операций, правила приема, выда­чи и хранения денег предусмотрены в соответствующих норма­тивных документах.

173

После издания приказа о назначении кассира на работу руко­водитель организации обязан ознакомить кассира с должностной инструкцией и руководящими и нормативными документами.

Кассир выдает администрации предприятия, организации обя­зательство о материальной ответственности по соответствующей форме — обязательство кассира. Это обязательство хранится в личном деле кассира.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохран­ность всех принятых им ценностей и за всякий ущерб, причинен­ный предприятию (организации) как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Кассир не может передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам без письменного указания руководителя и без передачи по акту ценностей и документов. Если кассира необ­ходимо временно заменить, то другой работник, временно заме­щающий кассира, также дает обязательство о материальной от­ветственности.

Положение о ведении кассовых операций предусматривает про­ведение внезапных ревизий кассы с полным полистным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Для проведения ревизии кассы приказом руководителя пред­приятия (организации) назначается комиссия из числа работни­ков предприятия с обязательным участием бухгалтера и кассира.

Если в организации имеется несколько касс, ревизию их необ­ходимо проводить одновременно для предупреждения возможных злоупотреблений с денежными средствами. В том случае, если одна касса организации обслуживает несколько подразделений, то не­обходимо затребовать от бухгалтеров этих предприятий офици­альные справки об остатках денег на день инвентаризации для сравнения с ними наличных в кассе.

При ревизии кассы проверяют денежное наличие путем пол­ного полистного пересчета всех денег, находящихся в кассе, кви­танций на ценности, сданные на хранение, ценных бумаг, лими­тированных чековых книжек и бланков строгой отчетности, а так­же ведение кассовой книги и порядок хранения денег.

174

Акт ревизии

Результаты ревизии оформляются актом. В акте ревизии фак­тические остатки кассовой наличности сопоставляются с учетны­ми данными, после чего определяется недостача или излишек де­нежных средств.

Акт должен быть оформлен в день ревизии кассы и подписан чле­нами комиссии. Комиссия должна потребовать от кассира письмен­ных объяснений о причинах выявленной недостачи или излишка.

Акт ревизии кассы имеет следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование документа.

2. Точное наименование ревизуемой организации.

3. Дата составления акта.

4. Фамилии, имена и отчества, а также должности членов ко­миссии.

5. Номер и дата приказа руководителя организации, на осно­вании которого назначены члены комиссии.

6. Фамилии, имена и отчества, а также должности лиц, в при­сутствии которых проводилась ревизия кассы.

7. Содержание акта ревизии с обязательным указанием остат­ка денег по кассовой книге, остатка наличных (предъявленных комиссии) денег, оплаченных платежных ведомостей, результата ревизии (сумма излишков или недостачи).

8. Объяснение обстоятельств возникновения излишков или недостачи (прилагается к акту).

9. Подписи лиц, участвовавших в составлении акта. Акт реви­зии кассы необходимо составлять не менее чем в двух экземпля­рах, причем один экземпляр следует дать материально-ответствен­ному лицу — кассиру. Затем акт представляется на утверждение руководителю предприятия, организации. Результаты ревизии находят свое дальнейшее отражение в счетах бухгалтерского уче­та: излишки приходуются, а недостача удерживается с материаль­но-ответственных лиц.

Платежное поручение

Платежное поручение — это распоряжение предприятия учреж­дению банка о списании с его расчетного счета определенной сум­

175

мы (согласно прилагаемым документам) в погашение своих обя­зательств. Оно составляется на стандартных бланках.

Если плательщик перечисляет средства одновременно несколь­ким получателям, то можно использовать сводное платежное по­ручение. В одно поручение могут включаться либо только мест­ные поручения, либо только иногородние.

Платежное поручение имеет следующие обязательные рекви­зиты:

1. Наименование и адрес плательщика.

2. Местонахождение и номера расчетных счетов получателя и поставщика.

3. Сумма платежа, которую перечисляет плательщик.

4. Дата.

5. Основание.

6. Подписи руководителя организации и главного бухгалтера.

7. Печать.

Платежными поручениями могут производиться:

• расчеты за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги;

• расчеты по нетоварным операциям;

• целевые переводы министерств, ведомств и других органов хозяйственного управления на погашение просроченной задол­женности подведомственных им организаций за товарно-матери­альные ценности, выполненные работы, оказанные услуги и по ссудам банков. Банки устанавливают порядок выдачи разреше­ний на целевые переводы, а также порядок исполнения этих пере­водов и т. д.

Лицевой счет, требования-поручения

Лицевой счет — бухгалтерский документ, отражающий пере­дачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инстру­ментов, продукции, зданий и т. д.) определенной организации или лицу.

Объявление на взнос наличными выписывается при взносе наличных денег на расчетный счет. В подтверждение получения денег банк выдает плательщику квитанцию, которая служит оп­

176

равдательным документом. Расчеты платежными требованиями-поручениями возникли на базе акцептной формы расчетов и сво­дятся к следующему: поставщик, отгрузив продукцию, выписы­вает платежное требование на покупателя-плательщика, отсыла­ет ему или доставляет нарочным.

Получив платежное требование, плательщик обязан заполнить вторую часть — платежное поручение, поручив банку списать с его расчетного счета указанную сумму, так как обязанности (ус­ловия договора) поставщиком выполнены. Организация-платель­щик сдает этот документ в свой банк для оплаты. Банк после спи­сания средств пересылает документы в банк поставщика для за­числения платежа.

43. Документы по снабжению и сбыту

В условиях развития рыночных отношений особенную роль приобретает документация, отражающая коммерческую деятель­ность организаций, осуществляющих сотрудничество на договор­ной основе.

Именно разнообразные договоры, контракты, коммерческая переписка, протоколы, акты служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных вопросов с парт­нерами по бизнесу в арбитражном суде и в других инстанциях. Ос­новная схема сотрудничества организаций построена на взаимоот­ношениях поставщика и покупателя, закрепляющих свое деловое партнерство соответствующими договорными обязательствами.

Договор — соглашение двух или нескольких лиц (граждан или юридических лиц) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Договоры определяют права и обязанности сторон. Условия, установленные сторонами в дого­воре, характеризуют его содержание.

Договор считается заключенным, когда между сторонами до­стигнуто соглашение по всем существенным его пунктам.

Порядок заключения договоров и сроки их исполнения регу­лируются в общем виде законодательными актами, а также ря­дом специальных нормативных актов.

177

Для унификации условий отдельных видов договоров имеют­ся типовые договоры, которые являются нормативными актами, обязательными для сторон.

На практике применяются различные формы типовых дого­воров, которые в значительной степени облегчают процесс состав­ления конкретного договора и позволяют ориентироваться в слож­ных юридических отношениях.

Несмотря на то, что нет универсальной формы договора, а договор — это индивидуальный акт и требует специальных зна­ний, существует базовая структура договора, содержащая следу­ющие основные положения:

1. Преамбула (или вводная часть):

• наименование договора;

• дата подписания договора;

• место подписания договора;

• полное фирменное наименование контрагентов (сторон);

• название сторон по договору (например: "подрядчик", "по­ставщик", "арендатор", "покупатель");

• подробное наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, подписавшего договор, а также наименование документа, удостоверяющего его полномочия на подписание документа.

2. Предмет договора. Права и обязанности сторон:

• обязанности и права первой стороны по договору;

• обязанности и права второй стороны по договору;

• срок выполнения своих обязательств сторонами;

• место исполнения обязательств каждой из сторон;

• способ исполнения обязательств каждой из сторон.

3. Дополнительные условия договора:

• срок действия договора;

• ответственность сторон;

• способы обеспечения обязательств;

• основания досрочного расторжения договора в односторон­нем порядке действий сторон при одностороннем расторжении договора;

• условия о конфиденциальности информации по договору;

• порядок разрешения споров между сторонами по договору.

178

4. Прочие условия договора:

• регулирование отношений сторон другими, кроме договора, нормативными (законодательными) актами;

• условия о согласовании связи между сторонами;

• преддоговорная работа и ее результаты после подписания договора;

• реквизиты сторон;

• количество экземпляров договора;

• порядок исправлений по тексту договора;

• подписи представителей сторон.

Договоры заключаются в письменной форме путем подписа­ния сторонами единого документа или посредством обмена пись­мами.

Договор бытового заказа

По договору бытового заказа предприятия бытового обслу­живания населения выполняют для заказчиков определенную работу. Работа может выполняться из материала предприятия или заказчика. Предприятие отвечает за сохранность вещей, качество и своевременность выполнения работ.

Договор бытового заказа оформляется письменно.

Заказчику выдается квитанция, в которой указываются наи­менование, адрес и телефон предприятия службы быта, наимено­вание и краткое описание заказа (сложность, фасон и т. д.), фами­лия, инициалы и адрес заказчика, наименование материала заказ­чика и его стоимость, стоимость работы (с выделением суммы полученного аванса), срок исполнения заказа.

Квитанция подписывается обеими сторонами и удостоверяет оформление договора бытового заказа. На оборотной стороне квитанции приводится выписка из правил и порядок выдачи ин­дивидуальных заказов. Так, при приеме заказа на пошив одежды из материала заказчика подкладка, меховые детали (воротник, манжеты) и другие отделочные материалы должны быть сданы заказчиком не позднее дня первой примерки. Материалы заказ­чика промеряются в его присутствии по длине и ширине жестким метром на столе.

179

Претензии на неудовлетворительное качество исполнения за­каза принимаются предприятиями службы быта в течение 10 дней со дня получения заказа, а по скрытым порокам одежды — в тече­ние 6 месяцев, головных уборов — одного месяца.

Квитанция служит основанием для своевременного получения заказа. При утере квитанции заказ выдается по письменному за­явлению заказчика с предъявлением паспорта. Граждане, не име­ющие по действующим правилам паспорта, предъявляют доку­мент, заменяющий паспорт.

Договор о полной индивидуальной материальной ответственности

С лицами, ответственными за хранение денежных средств и товарно-материальных ценностей, заключается письменный до­говор о полной индивидуальной материальной ответственности.

В соответствии с существующим законодательством догово­ры о полной материальной ответственности могут быть заключе­ны предприятием (учреждением, организацией) с работниками (достигшими 18-летнего возраста), занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранени­ем, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или примене­нием в процессе производства переданных им ценностей, если должности, занимаемые работниками, или выполняемые ими ра­боты предусмотрены в специальном перечне.

В перечне предусмотрены те работы, которые связаны с при­емом от населения предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей на хранение, в ремонт и для вы­полнения иных операций, связанных с изготовлением, восстанов­лением или улучшением качества этих предметов (ценностей); с выдачей напрокат населению предметов культурно-бытового на­значения.

Договор купли-продажи. Договор поставки

По договору купли-продаоїси продавец обязуется передать иму­щество в собственность (полное хозяйственное ведение, оператив­ное управление) покупателя, а покупатель обязуется принять иму­щество и уплатить за него определенную денежную сумму.

180

Право собственности у покупателя возникает с момента пере­дачи вещи, если иное не установлено законодательством или до­говором.

Для приобретения товаров стороны вступают между собой в отношения по поставке продукции предприятием-поставщиком предприятию-потребителю. Эти отношения оформляются догово­ром поставки, который является разновидностью договора куп­ли-продажи и является самой распространенной коммерческой операцией в свободном предпринимательстве.

По договору поставки поставщик обязуется в определенный срок передать потребителю в собственность или в оперативное управление определенную продукцию. Покупатель обязуется при­нять продукцию от поставщика и оплатить последнему стоимость этой продукции по установленным ценам.

Инициатива в заключении договора, как правило, принадле­жит поставщику, который после предварительных переговоров и согласования условий сотрудничества обязан составить и выслать указанному в них потребителю подписанный проект договора в двух экземплярах. К договору необходимо приложить специфи­кацию с указанием технической характеристики, развернутого ассортимента и других данных, характеризующих поставляемую продукцию.

Поставщик и предприятие-потребитель при заключении до­говоров должны действовать в рамках существующего законода­тельства.

Покупатель не позднее 10 дней после получения проекта дого­вора должен подписать его и вернуть один экземпляр поставщи­ку. Договор поставки считается заключенным с того момента, когда обе стороны достигли соглашения по всем существенным пунктам, а также, когда неурегулированные сторонами условия договора определены решением арбитражного суда по преддого­ворному спору.

Протоколы разногласий к договорам поставки

Протоколы разногласий к договорам поставки составляются в тех случаях, когда по предложенному поставщиком проекту до­

181

говора у покупателя имеются возражения. Однако он обязан под­писать договор, а по спорным условиям составить протокол раз­ногласий.

Протокол разногласий к договорам составляется в трех экзем­плярах. Два экземпляра направляются поставщику одновремен­но с подписанным договором. Поставщик, получивший подпи­санный покупателем проект договора с протоколом разногласий, обязан в течение 10 дней рассмотреть его, включить в договор все принятые им предложения покупателя, а спорные вопросы пере­дать в тот же срок на рассмотрение арбитража, сообщив об этом покупателю.

Если в течение указанного срока поставщик не передаст спор­ные вопросы на рассмотрение арбитражного суда, то условия до­говора по этим пунктам считаются принятыми поставщиком.

Официальная и личная доверенность. Накладная. Наряд

Доверенность—документ, который уполномочивает представ­лять интересы лица, выдавшего доверенность, лицу, ее получив­шему, перед третьими лицами.

В зависимости от того, кем оформляются полномочия (юри­дическим или физическим лицом), доверенности подразделяются на официальные и личные.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подпи­сью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати организации.

Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером организации.

Реквизиты официальной доверенности:

• название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

• полное наименование предприятия, выдавшего доверенность, и его адрес;

• дата выдачи доверенности;

• номер;

• срок действия доверенности;

182

• должность, фамилия, имя и отчество лица, которому доверя­ется получить ценности, денежные средства;

• серия, номер и дата выдачи паспорта получателя доверенно­сти, наименование организации, в котором должны быть получе­ны ценности, и документ, являющийся основанием; перечень цен­ностей и их количество;

• образцы подписи получателя доверенности;

• подписи руководителя предприятия и главного (старшего) бухгалтера, печать организации.

Официальная доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение ценностей.

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей— это документ, который предприятия и организации выдают дол­жностным лицам на получение от поставщиков товарно-матери­альных ценностей.

Доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение материальных ценностей. Она должна быть обязательно подписана руководите­лем предприятия или организации, главным бухгалтером и скреп­лена печатью.

Срок действия доверенности на получение товарно-материаль­ных ценностей не может превышать 15 дней.

Регистрация и выдача доверенностей работникам предприя­тия ведется в бухгалтерии под расписку в журнале "Учет выдан­ных доверенностей". До начала внесения записей в журнал необ­ходимо все страницы пронумеровать, прошнуровать и опечатать сургучной печатью организации. На обороте последней страни­цы журнала делается надпись: "В настоящем журнале всего про­нумеровано... страниц". Надпись заверяется подписями руково­дителя и главного бухгалтера предприятия.

Контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и ре­гистрации доверенностей, а также за своевременным представле­нием соответствующих приходных документов в пределах срока действия доверенности или возвратом доверенности, если она не использована, ведет главный (старший) бухгалтер предприятия и учреждения.

183

Реквизиты личной доверенности:

• название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

• фамилия, имя и отчество лица, выдавшего доверенность;

• фамилия, имя и отчество лица, которому выдана доверен­ность;

• содержание доверенности;

• наименование организации, в котором должны быть произ­ведены операции по доверенности;

• подпись лица, выдавшего доверенность;

• дата выдачи доверенности;

• должность и подпись лица, удостоверяющего подпись дове­рителя;

• дата удостоверения подписи;

• печать.

Срок действия личной доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в те­чение года со дня ее совершения.

Накладная — документ, которым оформляются прием и от­правка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.

Наряд — документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, об учете выработки и о рас­чете причитающейся зарплаты.

Коммерческие акты

Коммерческие акты составляются при несоответствии между наименованием, массой или количеством мест груза или багажа в натуре и данными, указанными в перевозном документе; порче и повреждении груза; обнаружении груза без документов или доку­ментов без груза; возвращении железной дорогой похищенного груза; непередаче железной дорогой на железнодорожный подъез­дной путь груза в течение 24 ч после оформления в товарной кон­торе (кассе) выдачи груза по документам. В этом случае коммер­ческий акт составляется только по требованию грузополучателя.

Железная дорога обязана составить коммерческий акт, когда она сама обнаружила перечисленные факты или когда на нали­чие хотя бы одного из этих обстоятельств указал получатель или отправитель груза.

184

Реквизиты коммерческого акта:

1. Наименование документа (коммерческий акт).

2. Номер, дата и место составления.

3. Скорость перевозки грузов.

4. Номер и дата накладной.

5. Наименование пунктов отправления и назначения.

6. Наименование отправителя и получателя.

7. Сведения о средствах транспорта и соответствующие отмет­ки в накладной.

8. Результаты проверки груза.

9. Описание повреждений и состояния грузов с выделением недостачи или излишков.

10. Заключение экспертизы.

11. Дополнительные сведения и отметки.

12. Подписи лиц, составивших коммерческий акт. Коммерческие акты составляются в трех экземплярах: первый

направляется в управление дороги, второй выдается под распис­ку грузополучателю, третий остается в делах станции.