Название: Делопроизводство - Кузнецов И. Н.

Жанр: Делопроизводство

Рейтинг:

Просмотров: 9204

5.2. международные письма

Стандарты международной организации стандартизации (ИСО) по оформлению переписки

Деловые отношения с зарубежными странами сегодня стали уже привычными, поэтому при приеме на работу многие россий­ские организации требуют от своих будущих сотрудников знания двух или более иностранных языков.

Самым распространенным языком международного общения является английский, и большинство людей в состоянии прочи­тать письмо, написанное по-английски. Большая часть зарубеж­ной переписки посвящена продажам и покупкам, импорту и экс­

213

порту. Международным письмам придается важное значение, так как через них устанавливаются и развиваются надежные деловые связи.

При подготовке международных служебных писем необходи­мо придерживаться единых правил оформления и обработки де­ловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации — ИСО (International Organization for Standardization, ISO). В настоящее время в этой организации пред­ставлены национальные органы 130 государств.

Терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии "Документация и информация" (ИСО 5127-1: 1983, ИСО 5127-2: 1983, ИСО 5127-3: 1988 и др.).

Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе стандартамиустановлены:

1) форматы бумаги, используемой для документов (ИСО 216: 1975);

2) межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882: 1979);

3) формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и основные требования к бланкам документов (ИСО 8439: 1990).

Реквизиты международных писем:

1. Сведения об отправителе: наименование организации, по­чтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и т. д.

2. Ссылка на индексы отправителя.

3. Дата.

4. Внутренний адрес (включающий наименование получателя письма и его почтовый адрес).

5. Указание на конкретное лицо "К сведению".

6. Вступительное обращение.

7. Заголовок.

8. Основной текст.

9. Заключительная формула вежливости.

10. Подпись.

11. Указание на приложение.

12. Указание на рассылку копий данного письма.

214

При построении бланков международных писем исходный интервал между строками рекомендуется делать равным 4,233 мм, исходный горизонтальный шаг письма — 2,54 мм. По вертикали текстовая область разделяется на графы, по горизонтали — на колонки. Текстовая область документа форма A4 имеет 72 исход­ных горизонтальных шага (72 х 2, 54 мм = 183 мм), разбитых на восемь колонок по девять шагов.

Текстовая область включает следующие поля (зоны): поле све­дений об отправителей документа (issuer field), поле ссылок (reference field) и поле адреса (address field).

Поле адреса стандартами ИСО предназначено для указания од­ного или двух адресатов, в российском стандарте (ГОСТ Р 6.30-2003) предусмотрено указание от одного до четырех адресатов.

В международных письмах адрес на бланке размещают в соот­ветствии с ИСО 11180: 1993.

Поле ссылок предназначено для наименования документа, кода документа, даты и др.

На поле сведений об отправителе документа указывается его наименование, при необходимости — подразделение или лицо, имеющее отношение к документу.

Дополнительные сведения об отправителе (почтовый адрес, номер телефона, факса, телеграфный адрес и т. д.), которые нельзя поместить в соответствующем поле, могут быть размещены в ниж­ней части бланка. В российском письме в соответствии с нашим ГОСТ Р 6.30-2003 эти сведения помещаются только в верхней ча­сти бланка.

Реквизиты международного письма

Письма, используемые в практике общения зарубежных орга­низаций, могут включать следующие реквизиты:

1) сведения об отправителе (Issuer Field) — наименование орга­низации, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, фак­са, телефакса и т. д.;

2) ссылки на индексы отправителя (Reference Line);

3) дату (date);

4) "внутренний адрес" (Inside Address), включающий наименова­ние получателя письма (лицо, организация) и его почтовый адрес;

215

5) указание на конкретное лицо "К сведению" (Attention Line);

6) вступительное обращение (Salution);

7) заголовок к тексту (Subject Line);

8) основной текст письма (Body of the Letter);

9) заключительная формула вежливости (Complementary close);

10) подпись (Signature);

11) указание на приложение (Enclosure);

12) указание на рассылку копий данного документа (CCNotation).

Сведения об отправителе. На бланке письма организации ука­зывают наименование организации, ее товарный знак, почтовый и телеграфный адрес. Под наименованием организации может указываться род ее деятельности. Например, фирма BRM, зани­мающаяся совершенствованием работы с деловой документаци­ей, указывает на бланке: "Хранение и управление информацион­ными потоками".

Ссылки на индексы отправителя. В зарубежной практике в пись­ме приводятся его поисковые признаки — цифровые или буквен­ные обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фир­мы, номера дела и др. Например: 453/12, где 453 — порядковый номер письма, а 12 — номер дела.

Ссылка может иметь такой вид:

• In your please refer to EL/КД/15621) (В Вашем ответе просим ссылаться на EL/КД/15621);

• Kindly mention Ex 16/1716 in your reply (Просим упомянуть Ex 16/1716 в Вашем ответе).

Дата письма проставляется обычно в верхней правой части бланка. Определенные сложности могут возникнуть при цифро­вом написании даты. Стандарт ИСО 8601: 1898 рекомендует циф­ровое оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день. Например: 2000.04.01.

Из-за различия между английской и американской традиция­ми цифрового написания даты могут возникать ошибки при ее толковании. Так, дата 06.07.2000 в Великобритании будет воспри­ниматься как 6 июля 2000 г., а в США — как 7 июня 2000 г.

Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-циф­ровое оформление. Например: 10 June 2000 (10 июня 2000).

216

К традиционным британским способам относятся следующие варианты оформления даты: 20 Feb. 2003; 20 February 2003. В аме­риканской традиции принята иная последовательность элементов даты: February 20, 2003. Названия месяцев на английском языке пишутся с заглавной буквы.

Адресат ("внутренний адрес"). Почтовый адрес должен быть написан компактно, без промежутков между буквами и без под­черкивания элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего дос­тавку, и страну назначения.

Строки адреса должны быть выровнены с левой стороны.

Количество знаков в строке в почтовом адресе не должно пре­вышать 30. Адрес, содержащий более 30 знаков в строке, можно написать, используя меньший шаг письма.

Для написания полного почтового адреса частных лиц исполь­зуются следующие элементы:

1) наименование адресата (указание семейного положения или титула лица). Например: мистер, мисс, миссис. Его Святейшество, Его Превосходительство, Ее Величество;

2) имя (имена), фамилия, приставка к имени:

• имена (прозвища, особенные имена) в сочетании с фамилией для различения лиц в семье (например, Джон, Майкл, Дуди, Милли);

• фамилия семьи (слово или группа слов), используемая для обозначения семьи (например, Райдер, Смит, Чизмен);

• приставка к имени, например, старший, младший;

3) занятие, функция, по адресу (через):

• определенное занятие (например, инженер, судья, нотариус);

• по адресу (через) — указывается связь с другим лицом или учреждением (например, по адресу Эйси Браун Бовери; по адресу семьи Смит);

4) пункт доставки:

• вид улицы (бульвар, авеню, дорога, площадь и т. д.);

• название улицы (например. Станционная авеню; Станцион­ная улица, Станционная площадь, станция Виктория, станция Лайм-стрит);

217

• идентификационный номер на улице; номер подъезда или здания, этажа и квартиры (например, 21/301, подъезд № 27, 4-й этаж, квартира № 7);

• название дополнительного адресного компонента, относя­щегося к зданию, кварталу, башне, комплексу и т. д.;

• название села, местечка, деревни, квартала, региона (Ткхилл, Доклендз, Ерлхэм, Кэдмсн, Сохо);

• почтовый ящик и номер (для обладателя ящика);

• общая доставка;

5) почтовый код или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку:

• почтовый код, который обычно используется для итоговой сортировки местным или региональным узлом доставки. К этим ко­дам могут добавляться другие цифры или буквы (например, 750 15; ВН2 120);

• номер почтового маршрута, код, включающий несколько цифр и/или букв, указывающих маршрут для направления почты к месту назначения (например, 67 — дорога Беллинзона Аироло; К1А — отправка на сортировочный участок);

• название учреждения доставки, название учреждения, ответ­ственного за доставку почтового отправления адресату в место назначения (например, Берн 31 (почтовый ящик));

6) название территории или провинции и/или название страны:

• название региона, графства, района, кантона и т. д. (например, Техас, Йоркшир, Уэльс);

• название страны назначения (например, Швейцария, Фран­ция, Великобритания, США).

Ниже приведены примеры написания адресов частных лиц:

Mr. Walter EGGERS

3040 Idaho Ave NW Apt#621

WASHINGTON D.C. 20016

USA

MR. Adam SIMPERINGHAM 37 Franklin Road Frecmans Bay AUCKLAND NEW ZEALSND

218

Для написания полного почтового адреса юридических лиц используются следующие элементы:

1) название организации (например. Nestle Ltd; Kodak Ltd; UNESCO);

2) указание на род деятельности или изделия (например, фир­ма по гражданскому строительству, общая трастовая компания, продажа семян);

3) название отдела или подразделения организации (например, отдел внешней торговли, отдел цветных металлов, общий отдел);

4) пункт доставки;

5) почтовый код или номер почтового маршрута, название ме­стности, наименование учреждения, осуществляющего доставку;

6) название территории или провинции и/или название стра­ны. Последние три элемента при написании адреса юридического лица указываются так же, как при написании адреса частного лица. Если письмо адресуется организации, то сначала указывают ее название, затем почтовый адрес. Например:

Continental Supply Company 3 12 Sixth Avenue New York, N.Y. 11011 USA

Если письмо адресуется должностному лицу, то сначала ука­зывают его фамилию, должность, строкой ниже — название фир­мы, затем — почтовый адрес. Например:

Mr. G.H.Black, Chairman,

A.Smith and Ch., Ltd.

London SWL 75 С

England

Если адресат — мужчина, то перед его фамилией ставят со­кращенное слово Mr. — от Mister ("господин"). В Великобрита­нии вместо этого слова нередко употребляют сокращение Esq. ("эсквайр"), которое ставится после фамилии. Например:

E.F.Whitc, Esq.

Перед фамилией следует указывать имя или инициалы. Напри­мер:

Mr. Harold Brown Mr. A.White

219

Если адресат — женщина, то перед фамилией ставится сокра­щенное слово Mrs. — от Mistress ("госпожа") или слово Miss, если женщина не замужем. Например:

Mrs. RosaJfnda Jones Miss G.Black

Имя и фамилию лица при адресовании рекомендуется писать так же, как они даны в подписи на поступившем документе: если имя в подписи указано полностью, то и при адресовании оно дол­жно быть дано полностью, если в подписи стоят только инициа­лы, то и при адресовании нужно указывать только инициалы. В отличие от русского языка в английском инициалы лица никог­да не пишутся после фамилии, а всегда перед ней.

Нередко после фамилии должностного лица сокращенно (заг­лавными буквами) указывают на принадлежность к какой-либо организации, партии, на наличие звания или ордена. Например:

E.F. Jons, DM (Doctor of Medicine—доктор медицинских наук)

A.B. Smith, M.P. (Member of Parliament — член парламента) G.H. Dlack, K.C.V.O. (Knight Commander of the Victorian Order — кавалер ордена Королевы Виктории).

Указание должности без фамилии лица, ее занимающего, воз­можно лишь тогда, когда эта должность является единственной в организации, указанной в адресате (Chairman — председатель, President — президент, председатель, Managing Director — дирек­тор-распорядитель, Secretary — секретарь. Chief Accountant — главный бухгалтер). В этом случае перед названием должности ставится артикль the (The Chairman, The Secretary и т. д.).

Если же известны и фамилия, и должность адресата, то они указываются следующим образом:

R.S. Jones, P.C. Джонсу,

Chairman, A. Smith & Co., Ltd председателю компании "А. Смит энд Ко. Лимитед"

Артикль перед названием должности в таких случаях не упот­ребляется.

При написании почтового адреса принята такая последова­тельность элементов: номер дома, название улицы, название го­рода и индекс, название страны. Например:

"Индастриал Хаус" 34—41

220

Крейгроуд Болтон БЛ4 8ТФ ВЕЛИКОБРИТАНИЯ

Слова Street, Avenue, Place, Strasse пишутся с заглавной буквы.

Если письмо направляется в США, то после названия города дается название штата, часто сокращенное. При адресовании пи­сем в Великобританию может быть указано графство.

Указание на конкретное лицо "К сведению". Альтернативой включения имени и должности получателя в реквизит "адрес" яв­ляется внесение их в графу "К сведению". Если в адресе не указа­ны эти данные, то они могут содержаться в особом элементе пись­ма, который не является обязательным, но присутствует в том слу­чае, когда автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному лицу. Эта отметка — указание на конкретное лицо — помещается отдельной строкой под адресом. Например:

Attention: Mr. P.Cooper

или

Attention of: P.Cooper

или

For the Attention of Mr. P.Cooper

Вместо фамилии лица может быть указана должность или на­звание отдела, в который направляется письмо. Например: Attention of the Sales Manager Attention — Sales Department

Вступительное обращение. В деловых письмах используются следующие обращения:

±"Уважаемые господа" — к организации в целом: Dear Sirs Gentlemen (в США)

• "Уважаемый господин" — к мужчине, если неизвестно его имя:

Dear Sir

• "Уважаемая госпожа" — к женщине, если неизвестно ее имя: Dear Madam

• "Уважаемый г-н Смит" — к мужчине: Dear Mr. Smith

• "Уважаемая г-жа Смит" — к замужней женщине: Dear Mrs. Smith

221

• "Уважаемая г-жа Смит" — к незамужней женщине: Dear Miss Smith

• "Уважаемая г-жа Смит" — к женщине, если неизвестно ее семейное положение:

Dear Ms. Smith

• "Дорогой Джон" — к человеку, которого вы хорошо знаете, или другу:

Dear John

Менее официально выглядят обращения "Уважаемый г-н Джон" (Dear Mr. John) или "Уважаемый г-н Джон Смит" (Dear Mr.-John Smith). Имя и инициалы адресата в этом случае обычно опускаются.

После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США).

Заголовок к тексту письма включает краткое его содержание.

Например: "О возобновлении поставок", "О заполнении дого­вора".

Основной текст письма. Текст большинства писем состоит из трех частей. После приветствия или обращения ("Уважаемый г-н...") следует начало основного текста, где говорится о причи­нах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (под­робностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т. д.

В первой части могут использоваться следующие фразы:

...Мы пишем, чтобы узнать (навести справки) о... (... We are writing to inquire about...);

Мы пишем в связи с... (We are writing in connection on with...); Мы интересуемся (заинтересованы) и хотели бы узнать... (We are interested in... and we would like to know...) и т. п.

Предложение, содержащее основное сообщение, может начи­наться такими словами:

Мы хотим сообщить... (We would advise...);

С удовольствием сообщаю, что... (It is my pleasure...);

Имеем честь сообщить Вам, что... (We bed to inform you that...) ит. п.

222

Просьба сообщить необходимую информацию начинается сло­вами:

Сообщите, пожалуйста,... (Could you please tell me...);

Пожалуйста, сообщите... (Please let me know if...);

Я был бы рад узнать... (I should be glad to know if...) и т. п.

Письмо-ответ может начинаться с таких фраз:

Благодарю Вас за письмо от (дата)... (Thank you for your letter of (date)..), Мы получили Ваше письмо (дата)... (We have received your letter of (date)...) и т. п.

В деловой переписке используются следующие выражения бла­годарности и внимания:

Очень любезно с Вашей стороны... (It is very kind of you to...);

Пишу, чтобы поблагодарить Вас за... (I am writing to thank you very much indeed for...);

Позвольте воспользоваться случаем, чтобы поблагодарить Вас... (May I take this opportunity of thanking you for...);

Благодарим за Ваш большой вклад в... (Thank you for contributing so much to...);

Примите, пожалуйста, мою искреннюю (глубокую) благодар­ность за Вашу помощь... (Please, accept me sincere (deep) appreciation for your help...) и т. п.

Извинения могут начинаться такими словами:

Мы должны извиниться за... (We must apologise for..;);

Мы извиняемся за... (We apologise for...);

Мы очень огорчены из-за того, что... (We are extremely sorry for...);

Хочу принести свои самые искренние извинения за... (I wish to offer me sincere apologies for...) и т. п.

После изложения основной причины письма, деталей и под­робностей приводятся заключительные фразы:

Буду ждать Ваш ответ... (I look forward to receiving your soon reply...);

С нетерпением жду ответа... (Looking forward to hearing from you...) и т. п.

В заключительной части может быть дана оценка приведен­ной в письме информации:

223

Надеюсь, что эта информация Вам поможет (I hope that this information will help you);

Пожалуйста, без колебаний свяжитесь со мной, если Вам нуж­на более подробная информация (Please, do not hesitate to contact me if you need any further information) и т. п.

Заключительная формула вежливости. В качестве заключитель­ной фразы в письмах к организациям используются такие выра­жения:

Yours faithfully

Yours truly

Yours very truly.

Указанные фразы можно перевести как "С уважением", "Ис­крение Ваш", "Наилучшие пожелания".

В Англии наиболее распространенными сочетаниями вступи­тельного обращения и заключительной формулы вежливости яв­ляются следующие:

Dear Sirs/Sir/Madam Yours faithfully

Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Smith Yours sincerely

Dear John Best wishes.

В данных формулах заключительная фраза соответствует на­чалу письма. Эти же формулы часто используются в письмах рос­сийских организаций.

Подпись. В письмах иностранных корреспондентов подпись размещается обычно под заключительной формулой вежливости. Фамилия лица, подписавшего документ, помещается под личной подписью, а затем указывается должность. Например:

Yours sincerely Mr. S Basuki Manager

Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает работник фирмы по поручению руководства. Например: For a. Smith and Co., Ltd D.Whith

Export Department

Перед подписью может стоять отметка "p.p." — "за", "от име­ни", или "Per pro" — "по доверенности" (от латинского выраже­ния "per procura"). Сотрудники организации используют эту от­метку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.

224

Отметка о наличии приложений. В письмах зарубежных кор­респондентов отметка о наличии приложений располагается в нижнем левом углу, под подписью. Она состоит из слова "Enclosure", если приложение одно, или "Enclosures", если их не­сколько. При этом обычно указывают их количество. Например:

2 Enclosures

Возможно сокращенное обозначение: End.. В отметке о при­ложений могут быть названы документы-приложения.

Указание на рассылку копий письма. В письмах зарубежных кор­респондентов бывает специальная отметка о копиях письма. Та­кая отметка проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение "с.с." (от "карбоновые копии") и название фирмы, которой выслана копия. Например:

с.с. Messrs Paul and Jackson Ltd., Lawyers

Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает от­метку "без копий" ("without copies").

Постскриптум

За рубежом допускается внесение дополнительной информа­ции в деловое письмо после его подписания. Это избавляет от не­обходимости составлять новое письмо и дает возможность опе­ративно сообщать о событиях, случившихся уже после подписа­ния письма. Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается буквами P.S. (от лат. post scriptum — "пос­ле написанного"). В конце приписки еще раз ставится подпись.

Оформление второго и последующих листов письма

В зарубежной корреспонденции для оформления второго и последующих листов документа используется специальная бума­га с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу (1 см от верхнего края) названием организации. В правом верх­нем углу печатаются слова "Лист для продолжения письма №...". Например:

Continuation Sheet No...

Под названием фирмы, направляющей письмо, указываются организация, которой оно адресуется, и дата. Например:

225

Mills and Green Continuation Sheet No Messrs. A.Smith and Co., Ltd 12 May 2002

Многие британские фирмы пользуются дополнительными ли­стами без надписи справа. В этом случае страницы нумеруются, а справа внизу на всех страницах, включая первую, но кроме после­дней, пишется: "Continued" — или сокращенное: Cont'd (Countd), что значит "имеется продолжение".