Название: Делопроизводство - Кузнецов И. Н.

Жанр: Делопроизводство

Рейтинг:

Просмотров: 9183


7.1. оформление дел длительных сроков хранения

Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные доку­менты постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения подлежат в соответствии с требованием Государственной архив­ной службы обязательному дополнительному оформлению и опи­санию в унифицированных учетных архивных формах.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения, не содержащие сведений конфиденциального характера, могут офор­мляться только частично, по упрощенной технологии. Так, они могут храниться в папках с любым типом и материалом крепле­ния, в них может не проводиться пересистематизация документов внутри дел, листы можно не нумеровать, а заверительные записи не составлять.

Дела постоянного или долговременного хранения, конфиден­циальные, секретные, а также дела по личному составу должны быть полностью оформлены и подготовлены к архивному хранению.

Основные задачи, которые ставятся при этом:

— максимальное обеспечение прочности и гибкости перепле­та, позволяющего при необходимости скопировать документы, не вынимая их из подшивки, или изъять один или несколько листов из подшитого дела на время, например для реставрации, а может быть, и безвозвратно, в случае его переформирования, без нане­сения повреждений другим листам дела;

— обеспечение учетаколичества листов в каждом деле и воз­можности проверки полноты дела после каждого обращения к нему;

285

— создание справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при перелистывании.

В соответствии с этими требованиями документы постоянно­го хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре проко­ла в твердую, установленную государственным стандартом облож­ку. Для дел, не подлежащих постоянному хранению, допускается применение переплетных работ.

Особо ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно хранить в закрытых твердых папках с тремя кла­панами или в специальных картонных футлярах.

Поскольку на хранение документы передаются на тех носите­лях, на которых они разработаны — бумажных стандартного формата (A3, A4 и А5) и крупноформатных, пленочных, магнит­ных и др., для каждого носителя применяется свой вариант упа­ковки.

Однако большинство документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных форматов. При обработке документов постоянного и длительно­го хранения все металлические скрепления во избежание появле­ния ржавчины обязательно удаляются.

Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостовере­ния и т. д.), фотографии и другие документы, неудобные для под­шивки (плотный носитель, отсутствие полей), вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты.

В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата A4 для заверительной записки, а в начале дела перед соб­ственно документами—листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима.

Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов (напри­мер: "Приказы по основной деятельности..."), а также для специ­фичной документации — личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых зва­ний и т. д.

286

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка рас­положения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в пра­вом верхнем углу черным карандашом.

Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные доку­менты, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо накле­енными документами (вырезками, билетами, фотографиями и дру­гими включениями) нумеруется как один лист.

При нумерации конвертов с вложениями сначала нумеруется конверт, а затем очередными номерами каждое вложение в кон­верт. Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указываются через плюс.

Заверителъная запись составляется на любую единицу архивно­го хранения. В книгах, журналах их заверение может быть офор­млено на обороте последнего чистого листа, в картотеках — на чистой карточке, помещаемой последней. Если в дело уже под­шит лист с заверительной записью, то его верхнюю часть прикле­ивают к внутренней стороне обложки. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой облож­ке. При хранении документов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в упаковку.

В заверительной записи должны отмечаться следующие осо­бенности нумерации дела:

— литерные (25а, 256) и пропущенные номера листов;

— номера листов с наклеенными документами; номера листов с конвертами и вложений в них;

— номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т. д. в том случае, если это исключения из общего состава доку­ментов дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (по­вреждения, замена подлинных документов копиями, включение новых документов) отражаются в заверительной записи со ссыл­кой на соответствующий акт выдачи подлинника.

287

В заверительной записи отдельной строкой вносятся все пос­ледующие проверки наличия и состояния дела, которые прово­дятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для использо­вания. При полном переформировании дела оно перенумеруется. При перенумерации старые номера зачеркиваются, а не стирают­ся, а заверительная запись пересоставляется.

Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данном описываемом деле, их делопроиз­водственных индексах, датах создания, заголовках и номерах ли­стов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каж­дый документ.

К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее докумен­тов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже переплетено или подшито, то верхняя часть заверенной состави­телем внутренней описи подклеивается к внутренней стороне ли­цевой обложки дела.

При внесении изменений в состав дела (изъятие документов, копирование, замена оригинала на копию) эти изменения отра­жаются в последней резервной графе "Приложения" со ссылкой на соответствующий акт. При добавлении документов в дело внут­ренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставле­нием итоговой записи.

На обложке дел постоянного и долговременного хранения в со­ответствии с государственным стандартом должно быть указано:

— наименование организации и ее подчиненность на период создания документов, включенных в дело;

—наименование структурного подразделения или направления деятельности, в зависимости от выбранной структуры описи дел;

— делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел;

— номер дела по годовому разделу описи дел;

— заголовок дела;

— дата или крайние даты первого и последнего по датам до­кументов дела;

— количество листов в деле;

— срок хранения дела или запись "Хранить постоянно";

288

— архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утвер­ждения описей — чернилами.

При сдаче в перспективе документов на хранение в государ­ственный архив на обложке вверху должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, его кодов и организации фондообразователя.


Оцените книгу: 1 2 3 4 5