Название: Делопроизводство - Кузнецов И. Н.

Жанр: Делопроизводство

Рейтинг:

Просмотров: 9204

7.4. использование документов архива

Использование документов, хранящихся в архиве, — одна из основных задач, в какой-то мере оправдывающая вложение средств в его организацию.

В зависимости от целей использования (политические, уп­равленческие, научные, культурно-просветительские, учебные, экономические, юридические и т. д.), состава документов архива, его технической оснащенности выбирается и форма использова­ния документов.

В государственных архивах формы использования докумен­тов более разнообразны, чем в ведомственных архивах, но мно­гие из них присущи всем архивам без исключения. Так, все архи­вы независимо от их ведомственной подчиненности обязаны вы­давать гражданам и организациям архивные справки, архивные копии документов и выписки из них социально-правового харак­тера, необходимые для обеспечения прав и законных интересов граждан (к законным интересам граждан относятся сведения о стаже работы и заработной плате, службе в армии, избрании на выборные должности, членстве в общественных организациях, трудовых правах и др.).

Архивные справки выдаются организациям на основании зап­росов, соответствующих профилю их деятельности. Гражданам

293

на основе их личных заявлений выдаются архивные справки о них самих, лицах, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умершихблизких родственниках.

Допускаются по письменному заявлению изъятие из дел и пе­редача владельцу его личных документов (трудовые, наградные книжки, дипломы и т. д.), за исключением паспорта, военного, профсоюзного билетов и других аналогичных документов.

Архивные справки и подлинные документы выдаются заяви­телям или их доверенным на руки под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Доверенные лица при получении подлинного личного документа должны предъявить специально заверенную доверенность.

Получатель архивной справки или подлинного личного доку­мента должен расписаться на копии справки или на обороте ко­пии личного документа, остающейся в архиве, указывая в распис­ке свои паспортные данные: серию, номер, дату и организацию, его выдавшую. При получении трудовой книжки, трудового или послужного списка получатель расписывается на обороте заявле­ния, подававшегося в архив.

Если заявитель не может явиться лично для получения доку­ментов или прислать за ними доверенное лицо, то допускается отправление архивных справок на адрес заявителя простым пись­мом, а подлинных документов — ценным.

Архивные справки о привлечении к уголовной ответственнос­ти, судимости, лишении прав гражданства и восстановлении в них, нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности, как правило, на руки гражданам не выдаются, а высылаются при необходимости заинтересованным учреждениям.

Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за ко­торых справку нельзя выдать на руки, то она высылается в адрес заинтересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда направлена справка. Держатели архивов не в праве отказать в выдаче архивных справок социально-правового характера. Эта работа выполняется всеми архивами безвозмездно.

Архивная справка — это официально заверенный документ, имеющий юридическую силу, содержащий сообщение или под­

294

тверждение об имеющихся в документах архива сведениях с обя­зательным указанием поисковых данных документов: номера опи­си или номенклатуры дел, номера дела, номеров листов в деле.

Кроме того, указывается номер фонда, если таковой имеется. Архивная справка составляется на бланке организации, регист­рируется, подписывается, в том числе руководством организации, и заверяется печатью организации, ее выдающей, которая несет в соответствии с действующим законодательством ответственность за предоставляемую информацию. При составлении справки на нескольких листах заверяется каждый лист.

Архивные справки составляются на основании подлинных (или заверенных копий) документов, хранящихся в архиве и относя­щихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий должно быть оговорено в справке. Листки по учету кадров, анке­ты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи справки. При отсутствии документов архивная справка может быть выдана на основе имеющихся в организации служебных пе­чатных материалов.

В справке приводятся названия документов, их даты и излага­ются сведения из этих документов в хронологической последова­тельности событий, а не документов, в которых они освещаются. Выдержки из документов заключаются в кавычки, названия орга­низаций, подразделений при первом упоминании приводятся пол­ностью. К справке могут прилагаться копии документов и выпис­ки из них, подтверждающие изложенные сведения.

Несовпадения отдельных, в том числе и биографических, дан­ных включаются в архивную справку так, как они значатся в до­кументах архива и оговариваются в справке ("так в тексте").

В том случае, если запрос не соответствует профилю архива, а также при отсутствии в архиве документов, необходимых для под­тверждения запрашиваемых сведений, составляется официальное письмо с объяснением причин отсутствия документов и рекомен­даций о возможном адресе поиска. Сведения об отсутствии доку­ментов вследствие их гибели или утраты также заверяются печа­тью организации.

295

Архивные копии и выписки заверяются на лицевой или оборот­ной стороне каждого листа с указанием поисковых данных, а за­веренная печатью подпись руководителя организации может про­ставляться только на последнем листе копии (выписки). Размно­жение копий и выписок, справок и других документов, подготовленных архивом, запрещается без разрешения держате­лей подлинников документов.

Копирование архивных документов может проводиться по разрешению архива, объем, сроки и виды копирования должны быть согласованы с его руководством, а по научно-технической документации — с разработчиками. При фотокопировании нега­тивы остаются в архиве. Для вывоза копий за рубеж должно быть получено разрешение держателей документов.

Изготовление копий документа является платной услугой ар­хива, так же как:

— исполнение запросов генеалогического, историко-биогра-фического, тематического характера;

— тематическое выявление документов;

— расшифровка трудно читаемых текстов, перевод текстов документов с языка оригинала;

— составление комментариев к документам, атрибутирование фотографий (уточнение изображений);

— проведение выставок, бесед, лекций по тематике хранимых документов и др.

В связи со знаменательными событиями, юбилейными дата­ми, презентациями, участием в выставках государственные, ведом­ственные архивы, экономические архивы частных фирм проводят самостоятельно или в сотрудничестве с другими заинтересован­ными подразделениями и организациями культурно-просветитель­скую работу.

По материалам архивных документов готовятся печатные до? кументы, радио- и телепередачи. При этом тексты статей и дру­гих материалов должны содержать поисковые сведения исполь­зованных документов, а авторы передач несут ответственность за интерпретацию архивных документов.

296

В архиве могут готовиться тематические подборки копий до­кументов (альбомы, плакаты, диаграммы, слайды, фотографии и т. д.) для оформления стендов, выставок, музеев фирмы, мульти­медийных презентационных продуктов, фирменных страниц в информационных сетях.

Государственные архивы, крупные ведомственные архивы, отраслевые центры и архивы общественных организаций издают тематические книжные, аудио-, видеосборники документов само­стоятельно или по соглашению с заинтересованными, в том числе и зарубежными, организациями на творческой и (или) коммер­ческой основе.

Довольно распространенной формой использования докумен­тов в архивах любого вида является непосредственное предостав­ление документов для их изучения. В зависимости от вида архива и его технической оснащенности документы выдаются для рабо­ты в оборудованный при архиве читальный зал или во временное пользование.

Допуск для работы в читальный зал дает руководитель орга­низации (госархива) на основании личного заявления читателя или письменного ходатайства направивших его организаций, действи­тельного по установленным правилам в течение года. Вопрос о допуске сотрудников к работе с документами архива своего уч­реждения решается руководством. Выписки и копии, сделанные посетителями читального зала, могут быть проверены работни­ками архива на предмет их соответствия теме исследования и ори­гиналам.

При отсутствии читального зала документы в составе дел (еди­ниц хранения) в случае производственной необходимости могут быть выданы во временное пользование.

Правилами установлены следующие типовые сроки нахожде­ния дел во временном пользовании:

— 10 дней для работников организации, в состав которой вхо­дит архив;

— 3 месяца для работников других организаций.

При продлении срока должно быть проведено соответствую­щее его переоформление.

297

Выдача дел во временное пользование в сторонние организа­ции оформляется Актом о выдаче дел во временное пользование, составленным по специальной унифицированной форме, скреп­ляемым подписями руководителей и печатями двух организаций — передающей и получающей дела.

Выдача дел сотрудником фиксируется в архиве в карточке или журнале и оформляется распиской получателя. На место выдан­ного из архивохранилища дела подкладывается карта-заместитель с указанием, какое дело, когда и до какого срока выдано.

Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лиц, возвращающих доку­менты, так как пользователи несут ответственность за сохранность и состояние дел (единиц хранения), с которыми они работают, в соответствии с действующим законодательством.

Результаты проверки фиксируются в заверительной записи единицы хранения и в документах, оформлявших выдачу дел. При обнаружении недостачи дел, отдельных листов и документов в них должен быть оформлен акт установленной формы и на его осно­вании решаться вопрос о привлечении виновных к ответственно­сти.

Для улучшения условий поиска требуемых архивов, фондов, дел и документов архивы разрабатывают и предоставляют пользо­вателям, в том числе публикуют, различные справочники, путе­водители, указатели, обзоры, картотеки. Состав научно-справоч­ного аппарата конкретного архива определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, видами носителей информации, характером и задачами поиска и интен­сивностью использования документов.

Создание тайных архивов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации запрещено.